L'amélioration de la performance
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L’amélioration de la performance est un devoir pour une entreprise qui gère des fonds publics. La CPAM de la Vienne s’engage chaque année à rechercher des leviers qui feront qu’elle paiera un juste soin au juste cout pour chacun. Forte d’une gestion au plus près des besoins, que ce soit dans la gestion des ressources humaines ou financières, elle s’applique à mettre en œuvre une amélioration continue dans ses activités.
De manière générale et à l’instar du phénomène observé au niveau national, une très nette reprise de l’épidémie au début de l’année 2022 a fait croître de manière fulgurante l’ensemble des flux et nécessiter de réajuster les priorités des traitements, en concentrant notamment la majorité des effectifs sur la prise en charge des patients 0 et cas contacts.
A partir de mars, une baisse durable des flux globaux de la plateforme contact tracing a permis de mobiliser les effectifs sur les autres services de la CPAM en difficultés.
Ainsi, la PFCT a couvert une amplitude de 8h30 à 17h30 7j/7j jusqu’au 01/04, puis à partir du 01/04, le service a fermé le dimanche justifié par une baisse significative et durable des flux. L’effectif est donc passé de 35 ETP pour tenir 21 positions, à 14 ETP pour tenir 8 positions jusqu’à la fermeture au 15 juillet.
Tableau de synthèse des flux observés sur l'activité contact tracing du 1er janvier 2022 jusqu'à sa fermeture en juillet 2022
Flux asynchrones | Flux synchrones | |||||||||
Entrés | Traités | Appels entrants | Volume global P0+CC+Appels Flux entraints |
Volume global P0+CC+Entraide +Appels Flux entrants |
||||||
P0 | CC | P0 | CC | Entraide | Reçus | Traités | Q.S | |||
Janvier 22 | 50 712 | 11 174 | 46 097 | 10 033 | 760 | 8 664 | 3 254 | 37,6% | 70 550 | 60 144 |
Février 22 | 25 259 | 8 603 | 22 075 | 7 468 | 274 | 5 016 | 3 238 | 64,6% | 38 878 | 33 055 |
Mars 22 | 18 026 | 10 129 | 17 941 | 9 403 | 35 | 3 157 | 2 913 | 92,3% | 31 312 | 30 292 |
Avril 22 | 16 612 | 8 555 | 16 017 | 8 569 | 5 | 1 811 | 1 718 | 94,9% | 26 978 | 26 309 |
Mai 22 | 4 334 | 2 087 | 4 248 | 2 079 | 4 | 942 | 908 | 96,4% | 7 363 | 7 239 |
Juin 22 | 8 458 | 4 945 | 8 437 | 4 930 | 2 | 900 | 881 | 97,9% | 14 303 | 14 250 |
Juillet 22 | 9 842 | 4 452 | 9 361 | 4 149 | 4 | 775 | - | - | 15 069 | 13 514 |
Total | 133 243 | 49 945 | 124 176 | 46 631 | 1 084 | 21 265 | 12 912 | 204 453 | 184 803 |
Ce tableau synthétise l’ensemble des flux observés sur l’activité du 1er janvier 2022 jusqu’à sa fermeture le 15/07.
Les flux asynchrones correspondent aux volumes des patients 0, cas contacts, et à l’entraide confiée.
Les flux synchrones montrent les volumes d’appels présentés à la PFCT 86 et la proportion des appels traités.
Après plus de deux ans d’activité, le service Contact Tracing ferme le 15/07/2022.
Du 11 mai 2020 au 15/07/2022 la plate-forme contact tracing de la CPAM a passé des milliers d’appels et en a reçu autant afin de casser les chaînes de contamination : patient 0, personnes contact, clusters, pass sanitaire, arrêt de travail dérogatoires, doctrine de l’éducation nationale, personnes vulnérables, isolement, autotest, fichier SIDEP... tout un vocabulaire que les équipes de l’assurance maladie ont assimilé en un temps record !
Au plus fort de la crise ce sont 64 personnes qui ont été mobilisées avec des recrutements de CDD pour assurer les jours fériés et les week-end de 8h à 19h en continu et pour assister les départements plus touchés qui ne pouvaient plus faire face au déferlement des cas. La CPAM de la Vienne comme d’autres a ainsi aidé l'île de France, la Mayenne, le Grand est, et même la Guyane et la Guadeloupe en s’adaptant au décalage horaire !
Aussi, afin de témoigner de toute sa gratitude et reconnaissance envers les salariés qui se sont engagés sur cette période, la Direction a tenu à rassembler l’ensemble des acteurs de la PFCT lors d’un moment de partage le 31 juillet. Celui-ci a été ponctué de témoignages vidéo, d’anecdotes, de partage d’expériences, avec le sentiment d’avoir participé à une formidable aventure humaine !
La fermeture de la PFCT, s’est faite avec l’engagement de pouvoir la récréer « la réarmer » très rapidement si besoin. Créée en une semaine à partir de rien, elle serait de nouveau opérationnelle en un temps record avec l’expérience qui est maintenant la nôtre.
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L’action de la CPAM de la Vienne en matière de ressources humaines s’inscrit dans la modernité tout en conservant ses valeurs fondatrices que sont la protection, la solidarité et l’universalité. Le département Ressources Humaines accompagne les collaborateurs dans leur vie au quotidien et leur déroulement de leur carrière.
Au 31/12/2022 la CPAM de la Vienne compte dans son effectif 367 CDI et 15 CDD ce qui représente 81 % de femmes et 19 % d’hommes et l’index égalité Hommes/Femmes est de 94/100.
L’âge moyen est de 46,5 ans avec 47,5 ans pour les femmes et 42,7 ans pour les hommes.
Les recrutements
Sur 2022 l’organisme a fortement investi dans le recrutement notamment dû à la crise sanitaire avec le recrutement de 15 CDI, 83 CDD et 11 stagiaires. Cela a nécessité un fort investissement du département ressources humaines.Le télétravail
57 % des collaborateurs sont des télétravailleurs permettant une meilleure organisation dans la conciliation vie privée/vie professionnelle. Le télétravail a représenté un des axes forts du plan d’actions qualité de vie au travail visant à améliorer les conditions de travail des collaborateurs.
Un avenant télétravail a été signé en septembre 2022.La formation
68,47 % des agents ont eu accès à une formation favorisant ainsi le maintien dans l’emploi et une adaptation aux changements notamment numériques, techniques et législatifs. Le budget formation de 2022 était de 115 000 €. Depuis la crise sanitaire de nombreuses formations se font en distanciel ce qui facilite la participation des collaborateurs ayant des difficultés personnelles pour se déplacer.L’entretien annuel d’évaluation
100 % des agents présents ont bénéficié d’un entretien annuel d’évaluation qui constitue un moment privilégié pour faire un point managérial et recenser les besoins en formation et les souhaits d’évolution professionnelle à mettre en corrélation avec les évolutions de l’organisme.2022 a également été l’année de clôture du Schéma Directeur des Ressources Humaines 2018-2022 avec un bilan qui a été valorisé à 88 % de taux d’atteinte global sur les 4 axes :
- CONSTRUIRE UNE OFFRE DE SERVICE ATTENTIONNEE POUR LES SALARIES
- OPTIMISER LES RECRUTEMENTS
- L'INNOVATION PARTICIPATIVE
- DONNER DE LA VISIBILITEE CONCERNANT LA POLITIQUE DE REMUNERATION
Le SDRH formalise un ensemble d’orientations et de projets caractérisant la politique locale de l’organisme en matière de ressources humaines. Il prend en compte les réflexions relatives à la qualité de vie au travail, la rénovation de l’offre de service RH, l’optimisation des recrutements, la démarche de l’innovation participative et la rémunération.
La Direction continue de développer les projets de ressources humaines en tirant les enseignements des résultats des baromètres sociaux institutionnels notamment.
De nombreuses communications et actions d’animations sont également tournées autour du sujet du handicap qui reste une priorité pour l’organisme. Nous répondons à notre obligation légale mais également sociétale sur ce sujet.
Les prochains chantiers continueront à se développer dans une démarche participative afin de continuer à faire évoluer la politique de ressources humaines.
La relation avec les instances représentatives du personnel :
2022 a été l’année de signature de 2 accords :
- Refonte de l’accord sur le temps de travail en lien avec la politique de qualité de vie au travail grâce à la possibilité d’aménager ses horaires en fonction de ses obligations professionnelles et personnelles. L’amplitude horaire permet de s’organiser et de planifier ses horaires de travail entre 7h et 18h15.
- L’avenant à l’accord de 2021 sur le télétravail qui ouvre à une nouvelle catégorie de personnel la possibilité de faire 3 jours de télétravail par semaine et de pouvoir télétravailler en demi-journée lorsque l’on ne travaille pas l’autre demi-journée.
2022 a également été l’année des élections professionnelles avec la mise en place d’un nouveau Comité Social et Economique en juillet 2022.
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La caisse primaire de la Vienne a commencé, depuis 2019, la rénovation des espaces de travail et l’amélioration des conditions de travail pour les salariés.
Avec la mise en place d’une organisation reposant sur une logique Clients en avril 2021 (Assurés, Employeurs, Professionnels de santé et Clients internes), un regroupement fonctionnel des différents services concernés par une catégorie de clients a débuté au sien des locaux du siège.La mise en œuvre de cette organisation, outre la rénovation des espaces de travail, intègre le développement des nouvelles pratiques et des nouveaux usages professionnels liés à l’extension du télétravail (bureaux partagés), à la mise en place d’un management adapté au travail hybride tout en améliorant les conditions de travail pour les agents et en prenant en compte le développement durable (lumières gradables).
En 2022, les travaux se sont concentrés sur l’installation de l’équipe de direction dans son nouvel espace de travail, les travaux de rénovation du service « Soins de ville » situé sur le site de Chatellerault ainsi que l’aménagement des salles de réunion avec des équipements de visioconférence aujourd’hui devenus indispensables avec la mise en place du travail hybride.
Plusieurs petites salles de réunion d’une capacité maximum de 8 personnes ont été créées. La fonctionnalité de ces salles est multi cartes. Elles peuvent servir pour organiser des groupes de travail, des brainstorming, faire des entretiens, et permettre de s’isoler lors d’une communication téléphonique...
Un mobilier plus moderne a été installé avec une table haute et des chaises, adaptés aux réunions « Flash ». Toutes ces salles ont été équipées de matériel pour faire des visio conférences. -
Le dispositif de contrôle interne de la CPAM intègre le Plan de Contrôle Local de l’Agent Comptable (PCL AC), défini annuellement par le Directeur Comptable et Financier.
Il contient les contrôles obligatoires qui doivent attester de la maîtrise et de la sécurisation des activités ainsi que des contrôles pouvant être décidés localement.Le Service Contrôle a pour mission principale de s’assurer que le paiement des prestations aux assurés, aux professionnels de santé, aux établissements et aux employeurs soit effectué conformément à la législation en vigueur.
La classification des contrôles nationaux et locaux est réalisée sur la base de différents critères définis en fonction des risques plus ou moins importants qui ont été identifiés. Plus un risque est élevé, plus le contrôle est conséquent.
Le taux de réalisation du Plan de contrôle 2022 est de 100 %, cela correspond à 143 contrôles réalisés.
Les nouveautés pour le service Contrôle en 2022 :
- Indicateur de fiabilité des prestations en nature : Il consiste à contrôler un échantillon aléatoire de dossiers représentatifs de la population des professionnels de santé et permet d’estimer le risque financier lié aux paiements des prestations en nature.
- Suivi des anomalies sur PMR : la gestion des anomalies liées aux contrôles est devenue opposable dans l’outil PMR. L’outil permet l’inscription d’une anomalie et son suivi jusqu’à sa résolution. Il permet également de suivre les statistiques des contrôles (résultats, anomalies...).
Le nombre total de dossiers contrôlés est de 77 798.
- 29 % sont des dossiers de prestations en nature.
- 18 % des dossiers d’indemnités journalières.
- 10 % sont des dossiers de gestion de bénéficiaires.
- 8 % des dossiers d’Aide Médicale Etat.
- 35 % autres (établissements, contrôles transversaux et flux entrants)
L’impact financier global est de 1 456 000 € dont 736 000 € de préjudice évité.
- 30 % est attribué aux prestations en nature.
- 19 % aux indemnités journalières.
- 17 % à l’aide médicale d’état.
- 22 % à la gestion des bénéficiaires.
- 12 % autres (établissement, contrôles transversaux et flux entrants).
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