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La performance de la DRSM des Pays de la Loire marquée par la crise sanitaire. Les indicateurs de performance ont évolué au cours de l’année 2021 pour s’adapter à la gestion de la crise sanitaire et aux nouvelles activités confiées au service médical comme le contact tracing.
dossier
Le pilotage de la performance dans un contexte de crise sanitaire
Le Contrat Pluriannuel de Gestion (CPG)
En 2021, la lutte contre l’épidémie s’est poursuivie notamment avec le déploiement des campagnes de vaccination Covid. La consolidation des moyens accordés à l’Assurance Maladie devait permettre de reprendre progressivement toutes les missions. Cette volonté s’est traduite par un retour à un format plus classique du CPG 2021. Au final, compte tenu du contexte de l’année 2021, plusieurs indicateurs ont été neutralisés ou calculés sur une période spécifique (dernier quadrimestre de l’année).
La DRSM des Pays de la Loire se classe 9ème (sur 16) au CPG 2021 (8ème sur la base des indicateurs du socle commun) en régression par rapport à 2020. Cependant, les neutralisations décidées par la CNAM ont des impacts qui peuvent être plus ou moins favorables selon les DRSM. De même, les moyens locaux mis à disposition d’actions nationales telles que le « contact tracing » ou « aller vers » peuvent être différents selon les structures et impacter in fine le résultat. À ce titre, la DRSM PDL a consacré 35,94 ETP en CDI sur un total de 341,8 ETP CDI soit 10,51% de ses moyens qui ont travaillé pour un autre organisme ou une mission exceptionnelle (cf. point sur les déductions analytiques).
Le classement moins favorable en 2021 de la DRSM des Pays de la Loire doit être également relativisé au regard du nombre important (et en dégradation) de postes de médecins-conseils niveau A non pourvus dans la région (17 au 31/12/2021 contre 15 au 31/12/2020). En effet, la productivité par ETP de la DRSM des Pays de la Loire est particulièrement élevée (cf. infra étude spécifique sur les bénéficiaires consommants pondérés (BCP) rapportés aux équivalents temps plein rémunérés (ETPR)).
Le suivi des principaux indicateurs
La cellule d'appui au pilotage (CAP) a mis à disposition un nouveau tableau de bord de suivi des indicateurs CEPRA disponible dans l’intranet pour le médecin-conseil chargé de mission CEPRA, le médecin-conseil régional adjoint (MCRA) et les médecins-conseils chefs de Service (MCCS) des échelons locaux.
L’élaboration de cet outil repose sur des exportations des données tableaux de bord nationaux (TBN) par processus afin de constituer une base unique et interactive permettant une comparaison simultanée des échelons. L’analyse est affinée par la consultation instantanée des volumes de dossiers (ou des délais) impactés via les numérateurs et dénominateurs de chaque indicateur. Ce tableau de bord sert de support aux réunions mensuelles mises en place en 2020 entre la CAP, le MCRA, le service des systèmes d’informations (SSI) et le service CEPRA.
La base alimente automatiquement une maquette complétée de graphiques avec un visuel des valeurs » objectifs » et « socle » à atteindre.
Le contrôle de gestion
L’outil de suivi et de collecte des activités et répartition des ressources (OSCARR) permet désormais d’apporter un éclairage de la performance de notre organisme. Le taux de saisie des activités individuelles des agents de la DRSM des Pays de la Loire en 2021 est de 96,6% (supérieur à l’objectif de 90% demandé par la CNAM) et la supervision hebdomadaire des données saisies est en place au sein des échelons locaux. En complément, l’application MCA (Module de Comptabilité Analytique) permet d’obtenir la répartition analytique des ETP par processus et des coûts associés.
Les activités des échelons locaux du Service médical sont concentrées avec près de 80 % leurs ressources (personnel administratif et praticiens conseils en CDI et CDD) mobilisées sur quatre processus métiers à savoir : les indemnités journalières, l’accompagnement en santé, la reconnaissance AT-MP et la gestion des bénéficiaires.
Zoom sur les déductions analytiques
Le dispositif des déductions analytiques (ou différence d’incorporation), correspond au recensement des ETP (équivalent temps plein) pour lesquels les agents sont rémunérés par une DRSM alors qu’ils travaillent pour un autre organisme ou dans le cadre d’une mission exceptionnelle.
Le « contact tracing » est la principale activité entrant dans les déductions analytiques puisqu‘elle est réalisée par notre DRSM pour le compte de la CNAM (23,5 ETP en CDI sur 341,8 ETP CDI, soit 6,8%). L’impact «Covid » est de l’ordre de 9 à 10% sur les effectifs CDI des échelons, à l’exception de l’ELSM 53 (4,5%) et de l’ERSM (7,8%).
Les autres 6,9 ETP « déductibles » se répartissent majoritairement entre les différentes thématiques des déductions analytiques :
- les missions nationales pour la CNAM (CCAM, Comité Economique des Produits de Santé,…),
- l’aide apportée auprès de la DRSM Guyane par une de nos chirurgiens-dentistes,
- les formations dispensées par des personnels de la DRSM des Pays de la Loire pour le compte de l’Institut 4.10,
- les activités en tant qu’assesseur dans les juridictions disciplinaires des conseils de l’ordre des professions de santé,
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La DRSM Pays de la Loire demande donc une déduction totale de 35,94 CDI (à valider par la CNAM) pour un effectif de 305,86 ETP (341,8 - 35,94) réellement consacré à nos activités et qui servira de base pour une comparaison objective avec les autres DRSM.
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Le contrôle interne
La LR-DDO-109/2019 a présenté le Plan Socle Ordonnateur Médical (PSOM) et le dispositif du contrôle interne du service médical permettant de disposer d’une assurance raisonnable de la maîtrise des risques de toute nature de nos processus d’activités. Le plan socle 2021, constitué de 28 fiches, est resté stable (une fiche Rentes supprimée - suivi des dossiers IP hors délais - et 2 fiches sur les indemnités journalières modifiées impactant les modalités de contrôle).
Les contrôles sont déployés dans l’ensemble des échelons locaux. L’outil national attendu n’ayant toujours pas été mis à disposition, le reporting continue d’être réalisé dans un outil de suivi local (tableur) qui présente cependant des contraintes pour les utilisateurs (pas de saisie multi-utilisateurs possible par exemple).
Les réunions avec les CAPL sur le contrôle interne réactivées au second semestre 2020 ont été pérennisées en 2021 permettant de fluidifier et de fiabiliser le reporting des résultats des contrôles PSOM.
Comme en 2020, certains résultats de contrôle interne sont intégrés dans le dossier de clôture des comptes (DCC) pour la validation des comptes. Deux indicateurs d’indemnités journalières (IJ à 14 mois et IJ complexes) ont vu leur recommandation maintenue en 2021. L’analyse des anomalies de ces deux indicateurs montre que 90% sont le fait d’une absence de convocations des assurés. Il est donc difficile de mettre en place des plans d’actions efficaces compte tenu du déficit chronique en ressource médicale. Cette difficulté est de plus accentuée depuis 2020 avec le contexte sanitaire qui monopolise des ressources médicales pour le Contact tracing, de périodes sans convocation possible et d’un nombre quotidien de convocations réduit du fait de protocole sanitaire contraignant.
Compte tenu de l’ancienneté d’une recommandation supérieure à trois ans générant l’application d’une retenue supplémentaire, le score spécifique du contrôle interne dans la clôture des comptes est passé de 82% en 2020 à 77% en 2021 (le score global de la validation des comptes 2021 pour la DRSM s’établissant à 87,90%).
La politique de sécurité des systèmes d’information
La Politique de Sécurité du Système d'Information (PSSI) s'appuie depuis début 2019 sur la Politique de Sécurité du Système d'Information des Ministères en charge des Affaires Sociales (PSSI MCAS). La LR-DDFC-6/2021 du 19/03/2021 a diffusé le plan d’actions national sécurité du système d’informations 2021 portant sur 78 règles avec une approche basée sur la couverture des risques et non plus la vérification de la seule conformité.
La cellule d'appui au pilotage a assuré la continuité de l’activité PSSI dans l’attente de l’arrivée d’un nouveau MSSI dont la prise de fonction s’est réalisée début novembre 2021 à travers :
- la participation à l’audit réalisé sur pièces et sur place par le cabinet Wavestone mandaté par la CNAM les 31/05 et 01/06/2021 sur les 46 règles du plan d’actions 2020 (cf. LR-DDO-33/2021 du 12/02/2021). Le score final de 19.89/20 a confirmé la réalité et la qualité des dispositifs mis en place par la DRSM Pays de la Loire,
- dans le cadre de la validation des comptes, réalisation d’une revue des cartes de prêts permettant une connexion au réseau informatique et d’une revue des habilitations sur une partie des applications sensibles compte tenu des moyens disponibles pour réaliser ces activités chronophages.
La mise à niveau du plan de continuité de l’activité (PCA) va constituer un chantier prioritaire pour le nouveau MSSI en 2022.
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Ressources humaines
Une année 2021 largement marquée par l’activité de recrutement et plus généralement les mouvements de personnels. Le service RH a, ainsi, vu son activité multiplié par 10 dans ce domaine : 133 personnes ont été embauchées et 122 départs ont été préparés, tout au long de l’exercice.
Mais bien sûr l’activité RH ne se limite pas à la gestion administrative du personnel.
L’accompagnement des professionnels par la formation professionnelle s’est poursuivi, les moyens de dispenser la formation étant désormais très variés (e-learning, présentiel, classe virtuelle, formation hybride…). Dans ce cadre, la DRSM des Pays de Loire a travaillé de concert avec la région Bretagne afin de mettre en place la nouvelle version de la formation SM PRO.
Les managers ont en particulier été accompagnés afin d’utiliser au mieux le nouvel outil Alinéa, tant au travers des évaluations annuelles que des entretiens professionnels dont c’était le premier bilan à six ans.
En termes de qualité de vie au travail, tous les salariés ont pu bénéficier de la mise en place du télétravail conventionnel, permettant d’organiser de manière pérenne 2 jours de travail à domicile pour une majorité de salarié.
Le document unique de recensement des risques professionnels a également été rénové afin de cibler plus précisément les actions à conduire dans les différents échelons de la région.
Ce rapide panorama ne serait pas complet si l’on n’évoquait pas le dialogue social avec le démarrage des négociations relatives à la révisions des accords « Horaires Variables » et ARTT.
Les données sociales 2021
Effectifs au 31/12/2021
Une étude charges/ressources est conduite annuellement par la cellule d’appui au pilotage et le service RH, permettant de disposer d’un outil aidant à l’affectation des ressources humaines au plus près des besoins des échelons.
Le budget
La gestion budgétaire 2021 n’a pas été un long fleuve tranquille. Loin des prévisions de la COG, les dotations de la CNAM ont été revues au gré de la crise sanitaire et des mouvements de personnel.
Ainsi, la DRSM des Pays de Loire a consommé 2 376 115 € de plus que les autres années, exclusivement consacrés à la prise en compte des impacts dits « Covid-19 » :
- les nombreux salariés en CDD et en Intérim affectés à la plateforme de contact tracing,
- les mesures salariales complémentaires (heures majorées les samedis et dimanches),
- les matériels de protection sanitaire
La crise sanitaire a, par ailleurs, ralenti en partie le fonctionnement de certaines activités, générant des économies sur certains postes tels que les frais de déplacement, d’affranchissement, de formation professionnelle ou d’impression.
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