Activités dans les départements

2021, année riche en rebondissement

Comme tout à chacun la gestion de la crise sanitaire a occupé l’ELSM de Loire-Atlantique toute l’année 2021, s’agissant notamment de l’activité de contact tracing. La participation à cette activité régionale de deux référents de l’ELSM de Loire-Atlantique a permis d’accompagner et former tout au long de l’année pas moins de 67 CDD rattachés à l'échelon.

Mais finalement cette crise sanitaire nous a « offert » une avancée majeure dans nos modes de travail avec notamment la mise en place du télétravail conventionnel pour tous, et le déploiement des télé-échanges auprès des assurés. De même, de nombreux « outils » sont venus compléter ceux existants. Un groupe « ELSM Loire-Atlantique » a vu le jour sur notre plateforme collaborative liam et un accompagnement par les assistantes de direction auprès de l’ensemble du personnel a été fait sous forme d’ateliers.

L’échelon de Loire-Atlantique a néanmoins pu mener à terme en 2021, certaines actions commencées en 2020, principalement sur la gestion des demandes d'exonération de ticket modérateur et la réalisation d’une campagne d’appels sortant pour la promotion du PSE et ainsi traiter moins de protocoles de soins « papier ». Pas moins de 146 appels de professionnels de santé ont été réalisés et un plan d’action local a été mis en place pour ceux qui ne réalisaient jamais de PSE. Une mesure d’impact sera faite en 2022.

Enfin 2021 a permis de mener à bien notre projet de service, en rééquilibrant la taille de nos UTAAs pour tenir compte des fluctuations d‘effectifs et des charges.

Les objectifs de cette « réadaptation » étaient également de permettre de développer l’autonomie des UTAAs, de mettre en place l’accompagnement par territoire. Un binôme médecin-conseil coordonnateur / cadre de proximité a ainsi été nommé pour chacun des territoires afin d’améliorer la coordination entre les médecins-chefs, les infirmiers, les conseillers Assurance Maladie, les techniciens, les référents techniques, et les cadres et de permettre à l’UTAA de prendre en charge de manière plus globale l’ensemble des prestations.

Ce projet d’envergure se poursuivra tout au long de l’année 2022 et devrait à terme renforcer la synergie médico administrative nécessaire à notre bien-être au travail.

L’année a été marquée par la poursuite de la gestion de la crise Covid.

Outre le co-pilotage régional du contact tracing, le service a fortement contribué à cette mission définie comme prioritaire par le Directeur Général de la CNAM avec 50% de l’effectif mobilisé. Les praticiens-conseils ont par ailleurs participé à la campagne médicalisée pour promouvoir le traitement de Covid-19 par anticorps monoclonaux, puis à la campagne « Aller vers » pour inciter à la vaccination. La plateforme téléphonique contact tracing de la DRSM a été confiée aux échelons de Loire-Atlantique et du Maine-et-Loire les impactant ainsi sur les activités secrétariat, logistique et informatique.

En juin 2021 suite au recul de l’épidémie de Covid-19, les CDI « traceurs » se sont vu confier la gestion de certains codes de la requête unique avec appel des assurés en arrêt de travail. Cette action utile et efficace a d’ailleurs été très bien accueillie par les assurés qui comprenaient le bien fondé de cet appel et de recueil de données. La procédure de l'échelon local du Maine-et-Loire a été reprise par les autres échelons.

Le contexte de crise a eu pour effet le déploiement du télétravail exceptionnel relayé par la mise en place du télétravail conventionnel à partir de septembre.

D’importants changements dans le domaine des ressources humaines ont eu lieu en 2021.

Départ en retraite du responsable administratif et du médecin-conseil chef de service respectivement en juillet et novembre remplacés par Mme le Docteur Sarraf et Mr Sallé, lui-même remplacé dans ses fonctions d’adjoint. Trois médecins-conseils ont été recrutés palliant ainsi les départs de deux autres médecins-conseils. Un pharmacien-conseil a intégré l’échelon en début d’année et un dentiste-conseil l’a quitté en fin d’année. Pour compenser quelques départs, cinq agents ont intégré l’équipe administrative en janvier/février. Après avoir brillamment passé leur examen SM Pro, nos jeunes collègues ont été affectés dans les différentes unités. Cette année, l’échelon a connu un taux d’absentéisme important, avec parfois près de 30% de l’effectif administratif absent, pénalisant ainsi fortement les activités de production.

Du point de vue des outils, l’année fut également riche nécessitant un investissement et des capacités d’adaptation de chacun. Le déploiement de 3 outils a marqué l’année :

• L’outil IDEC déployé en avril sur la gestion des maladies professionnelles a entrainé une mobilisation forte des équipes du Service médical. Sa mise en œuvre a nécessité de revoir les circuits en interne et avec la CPAM.
• La dématérialisation de tous les flux entrants a été une avancée pour l’échelon puisque désormais, tous les documents arrivant au Service médical sont numérisés et déversés dans des corbeilles pour être traités par les équipes concernées. La gestion des dossiers via Diadème, que l’on soit sur site ou en télétravail, ainsi que l’archivage des informations médicales sont ainsi facilités.
• L’outil liam, a vu le jour à partir de septembre. Après avoir dispensé une formation collective puis un accompagnement individuel ensuite, l’échelon a utilisé ce vecteur de communication pour diffuser de nombreuses informations sur la vie de l’échelon (ateliers, arrivées, recyclage des masques, octobre rose, consignes de sécurité…). Une sensibilisation régulière des équipes est désormais nécessaire pour les inciter à acquérir les bons réflexes.

Et pour terminer l’année, un audit de la Cour des Comptes a été mené en Maine-et-Loire dans le cadre de la certification des comptes du régime général. Des visites sur site et des entretiens ont eu lieu avec la Direction de l’échelon portant sur les domaines ALD, DAP, indemnités journalières, reconnaissance AT/MP et rentes. Cet audit a mis l’accent sur l’intensification des actions de contrôle interne et leur suivi dans un contexte de plus en plus restreint et contraint.

2021, des nouveaux locaux pour l’échelon local de la Mayenne

Dans le cadre du programme de rénovation des locaux de la CPAM de Mayenne, l'échelon local a pu emménager dans de nouveaux locaux le 19 janvier 2021.

Tous les praticiens-conseils et les infirmières du Service médical sont ainsi en plus grande proximité des assurés lors des rendez-vous.

L’ensemble de l’équipe profite quant à elle, de locaux neufs dont l’organisation spatiale facilite les échanges.

Des mouvements de personnel

Une nouvelle pharmacien-conseil est venue compléter les effectifs de praticiens permettant ainsi le déploiement sur le territoire mayennais des axes de santé publique dépendants de cette profession.

Pour compenser une absence d’un technicien, une intérimaire a été recrutée pendant 5 mois ½ de juin à novembre ; elle a participé à la gestion du courrier, la numérisation des rapports et à diverses activités CEPRA.

Le Dr Laurence HERVIOU, médecin-conseil régionale adjointe, a assuré l’intérim de médecin-conseil chef de service à Laval jusqu’à la fin décembre.

Un technicien embauché en 2020 a passé brillamment son examen SM PRO au mois de juin.

L’organisation du travail et management

Avant de s’installer dans une organisation en télétravail conventionnel et pérenne à partir du 27 septembre, tous les salariés se sont retrouvés pendant deux semaines sur site. Cela a permis non seulement de se retrouver les uns les autres, mais également de faire participer les membres de l’équipe à différents ateliers, et ainsi d’échanger sur le bien vivre et travailler ensemble, sur l’organisation du télétravail conventionnel ainsi que sur l’utilisation de nouveaux outils tel liam.

En matière de communication, les « points info » hebdomadaires se sont poursuivis tout au long de l’année, ce qui a permis d’informer l’ensemble du personnel sur divers sujets et de maintenir le lien entre les membres d’une équipe hybride.

L’activité

En termes d’activités, n’oublions pas que la crise sanitaire a modifié les organisations et les modalités de travail pour maintenir la continuité des activités prioritaires et dans ce contexte, le télétravail exceptionnel s’est maintenu jusqu’en septembre. Tout au long de l’année, un groupe de travail pluridisciplinaire a régulièrement revu les priorités d’actions afin de s’adapter à la fois au flux des dossiers entrants et aux droits urgents des assurés sociaux à convoquer.

L’échelon a participé également à l’activité de contact tracing avec la planification hebdomadaire d’un technicien jusqu’au mois d’avril ainsi qu’à la campagne « Aller vers » d’août à décembre.

Les télé-échanges et les invitations des infirmiers du Service médical se sont poursuivis tandis que les CSAM et la CAM PRADO ont contacté des assurés essentiellement dans le cadre de leurs arrêts de travail inférieur à 6 mois.

La Cour des comptes a audité l’échelon le 9 novembre sur le processus invalidité dans le cadre de la certification des comptes du régime général (RG). L’échelon régional a participé à la préparation et aux entretiens, en collaboration avec la direction locale.

Une année encore une fois été marquée par la Covid-19 et rythmée par les restrictions de circulation, la fermeture d’établissements, l’obligation vaccinale et tout ce que vous avez vécu.

Pour autant, la vie de l’échelon s’est poursuivie avec le départ de certains collaborateurs, d’autres ont pu y prendre leur fonction : l'arrivée d'un responsable administratif suivi de deux CDI « traceurs ». C’est d’ailleurs l’occasion de souligner l’investissement de l’ensemble des personnes œuvrant sur cette mission depuis plus de deux ans maintenant. Au cours de cette année, l’échelon de la Sarthe s’est une nouvelle fois mobilisé pour maintenir la continuité de service rendu aux assurés. Les mouvements entre unités ont garanti leur fonctionnement. L’implication de chacun des collaborateurs aux nouveaux outils, a permis une meilleure utilisation. Le déploiement de Pléiade a suivi son cours avec la visite de la plateforme de Nice et à la fin de l'année a été mis en place une nouvelle procédure régionalisée pour la numérisation de nos documents. Les mois de novembre et décembre ont été marqués par la reprise de l’accueil de stagiaires en médecine, suspendu depuis 2015. Les ELSM de la Sarthe, de la Mayenne et du Maine-et-Loire ont été sollicités pour ces stages. C'est ainsi que des internes de 3^e année, ont été accueillis par les médecins-conseils par demi-journée, suivi d'un débriefing sur les situations observées.

Sur le plan de nos activités, la mise en place de la mission déléguée 24 IDEL (MD 24) a pris forme. Ce dispositif a permis la généralisation de la démarche d'accompagnement et de contrôles pédagogiques lors de la première installation des infirmiers libéraux. L’enjeu de ce parcours est de réduire les risques d’adoption de pratiques de facturation déviantes au début de l’exercice libéral du professionnel. L’implication de nos ISM a permis à ce jour d’accompagner plus de 40 infirmiers libéraux. Ce dispositif a aussi renforcé le partenariat entre la CPAM et l'échelon.

2021 a également été marquée par la reprise des relations avec les professionnels de santé au travers de la campagne metformine mais également avec l'accélération de la mise en place des CPTS sur le département. Courant avril, alors que l'activité recours contre tiers (RCT) était mutualisée par l'échelon local de Maine-et-Loire, cette dernière a rebasculé sur l'échelon compte tenu des contraintes en ressources médicales qui ne permettaient plus d'assurer correctement cette mission.

Enfin, la deuxième partie de l’année s’est distinguée par la mise en place du télétravail conventionnel. Après deux semaines de retour sur site, la mise en route du télétravail s’est déroulée le 27 septembre. Ces quinze jours ont été l’occasion d’échanger sur ce sujet, de former et d’informer l’ensemble du personnel sur cette nouvelle organisation du travail. Ils ont permis de renforcer les compétences sur les outils et d’utiliser de nouveaux moyens de communication. Après une présentation de l'outil Liam aux équipes, ce réseau social d'entreprise est devenu l’outil de communication de l’échelon. Cette nouvelle organisation de travail basée sur le volontariat participe largement à l’amélioration de la qualité de vie au travail.

Une année riche encore impactée par la crise sanitaire et par plusieurs faits marquants.

Au niveau des ressources humaines 2021 est l’année des arrivées (1 médecin-conseil, 2 techniciens, 2 « traceurs » en CDI) et des départs (1 conseiller services Assurance Maladie, 1 chirurgien-dentiste conseil et 1 technicien).

L’activité de contact-tracing a continué de mobiliser les agents CDI volontaires jusqu’en mai 2021 puis les « traceurs » recrutés en CDD et intérim. Le co-pilotage de l’activité de la plateforme de service contact tracing de la DRSM a été confié à partir de juillet à la responsable administrative adjointe de l’échelon.

Le télétravail conventionnel s’est officiellement installé pour les agents qui le souhaitaient à raison d’un à deux jours par semaine. Ce mode de pilotage en « hybride » s’est appuyé sur l’utilisation du tableau des tâches permettant un lien entre les télétravailleurs et les agents sur site et sur un renforcement de la dématérialisation, sur des points hebdomadaires selon les catégories de métiers et surtout sur la responsabilisation de chacun sur ses activités.

L’arrivée d’un nouvel outil en avril (IDEC) a nécessité une réorganisation des circuits de traitement des dossiers de maladies professionnelles (MP) avec des impacts pour le Service médical et la CPAM. Son déploiement a permis de renforcer le partenariat SA/SM grâce à des temps d’échanges réguliers, des réunions de travail entre les référentes IDEC et une formation commune.

Le partenariat SA/SM sur la recevabilité des certificats médicaux initiaux (CMI) a aussi marqué l’année. En effet, le constat de CMI imprécis entrainant une charge de travail conséquente et récurrente à nos deux services, un groupe de travail mixte (SA/SM) a travaillé avec comme objectif d’élaborer un projet de communication avec des messages précis vers les médecins traitants. Le livrable envisagé est un objet à portée de main (goodies tels que mug, gourde, tapis de souris,….) accompagné de la notice et offert au médecin traitant. Ce goodies représente le schéma anatomique qui reprend 90% des pathologies maladies professionnelles et la notice fait un rappel simple des informations et obligations.

Autre fait marquant de cette année, c'est la mise en œuvre à partir de juin de l’expérimentation « parcours invalidité » ayant pour objectif un renforcement du travail collectif, de la cohésion entre les différents acteurs du Service médical (CSAM/ ISM et médecin-conseil), une diminution des convocations inutiles et un gain de temps médical.

Retrouvez plus d'informations sur cette expérimentation dans la rubrique Amélioration du système de santé qui lui est dédiée.

Ce parcours prévoyait un premier contact téléphonique avec l’assuré par un infirmier du Service médical puis une analyse du dossier et une mise en invalidité catégorie 2 sur pièce par un des deux médecins-conseils. Enfin un conseiller services de l'Assurance Maladie sécurisait le parcours avec un second contact téléphonique auprès de l’assuré pour d’éventuelles explications complémentaires. Le bilan de cette expérimentation ayant été très positif, elle s’est pérennisée et est toujours en cours.

Enfin, la première étape des travaux sur le projet de service en lien avec les territoires géographiques des CPTS a été engagée en positionnant les référents médicaux sur chaque territoire.