Adapter l'organisation et accompagner les équipes
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En 2022, la CPAM de Roubaix-Tourcoing a dû intégrer – comme bien d’autres acteurs – l’héritage de deux années de crise sanitaire. Les organisations du travail, mais aussi le rapport au travail, ne sont plus les mêmes. Comment entretenir le collectif dans un contexte de télétravail généralisé ? Comment prendre en compte les nouvelles aspirations des salariés, tout en cultivant le sens au travail ? Comment accompagner les managers face aux évolutions de pilotage et de fonctionnement des équipes ? Face ces nouveaux défis, la CPAM s’est engagée dans une politique d’innovation pour développer des modes de fonctionnement plus agiles, plaçant l’humain au cœur de sa démarche.
dossier
2022, l’accélération des changements
L’année 2022 a débuté dans un contexte sanitaire encore tendu, avec la vague Omicron entraînant sur janvier/février des pics de contaminations à la Covid-19 encore jamais atteints. À la CPAM, le Plan de Continuité d’Activité a été relancé le 3 janvier. Le télétravail exceptionnel a été réinstauré, à raison de 4 jours par semaine, du 3 janvier au 6 mars. Puis, dans un contexte de baisse sensible des cas positifs partout en France, le protocole sanitaire en entreprise a pris fin le 14 mars, marquant l’allègement des mesures barrières (fin du port du masque obligatoire, des règles de distanciation sociale…) et le retour progressif à une situation normale.
C’est alors qu’il a fallu se tourner vers l’avenir, en prenant en compte de nouvelles modalités de travail désormais pérennisées. La généralisation du télétravail, l’envie de retrouver de la cohésion au sein des équipes, les attentes nouvelles des salariés... autant de défis qui ont constitué des opportunités pour expérimenter de nouvelles approches et réengager une dynamique de projets.
Le télétravail : un mode de fonctionnement désormais pérenne
Le télétravail contractuel est instauré à la CPAM depuis le 2 novembre 2021. Fin mars 2022, après la période de télétravail exceptionnel liée à la Covid-19 en début d’année, une campagne de recensement a été réalisée pour permettre aux agents qui n’étaient pas encore en télétravail d’exprimer leur souhait d’en bénéficier. À l’issue d’entretiens avec les managers, 31 collaborateurs (sur 34 demandes) ont pu démarrer le télétravail en juin 2022, en complément des autres télétravailleurs. .
Fin septembre 2022, près d’un an après le lancement du télétravail contractuel, un sondage a été diffusé à l’ensemble des télétravailleurs de la Caisse et aux managers, pour disposer d’un retour d’expérience sur l’organisation du télétravail, les formules proposées, la conciliation vie privée – vie professionnelle… L’enquête a montré que le télétravail à la CPAM était largement plébiscité. Pour autant, quelques pistes d’amélioration ont été identifiées ; ces attentes ont été prises en compte dans le cadre de la renégociation du protocole d’accord sur le télétravail fin 2022, qui a abouti à la signature d’un avenant le 17 janvier 2023. Un avenant qui va dans le sens d’un élargissement du télétravail, avec l’assouplissement des conditions d’ancienneté dans le poste ou encore le passage de la formule forfaitaire de 40 à 80 jours de télétravail par an (à partir d’avril 2023).
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LE TÉLÉTRAVAIL À LA CPAM :
- 446 télétravailleurs (soit 69.3 % de l'effectif).
- 95,5 % des salariés satisfaits par le télétravail.
Les formules de télétravail :
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76 % pendulaire
2 jours en télétravail / 3 jours sur site ou 3 jours en télétravail / 2 jours sur site. -
24 % forfaitaire
40 jours pour les agents de services non compatibles avec une organisation pendulaire + les managers (réduit à 10 jours pour les managers de services non éligibles au télétravail).
La CPAM mobilisée en faveur de la qualité de vie au travail
Après deux années de crise sanitaire, la CPAM a souhaité engager en 2022 plusieurs projets fédérateurs pour remobiliser le collectif et renforcer la cohésion des équipes. Point d’orgue de cette démarche : un forum dédié au bien-être des collaborateurs en novembre. Mais c’est toute l’année que les initiatives se sont multipliées pour améliorer la qualité de vie au travail, favoriser les échanges et la convivialité.
Ainsi, plusieurs petits déjeuners ont été organisés, par exemple pour fêter l’emménagement de services dans des nouveaux bureaux ou encore en fin d’année avec un petit-déjeuner spécial Noël.
De mai à octobre, la Direction a souhaité aller à la rencontre de chaque service de la Caisse, pour avoir un temps d’échanges privilégié sur les projets du moment, les attentes... et répondre aux questions des agents. Chaque service a eu carte blanche pour organiser à sa manière la rencontre, avec des quizz ou autres animations, pour en faire un moment convivial. Dans le même esprit, chaque agent de Direction est parti en immersion dans des services n’appartenant pas à sa branche d’activité et avec lesquels il avait moins l’habitude de travailler. L’occasion d’aller à la rencontre des équipes et de découvrir sur le terrain leur quotidien.
D’autres initiatives ont vu le jour comme le déploiement en février d’écrans TV dans les lieux de passage pour relayer les actualités de la CPAM mais aussi d’autres informations (actualités nationales, sorties cinéma…), la mise en place en fin d’année de jeux de société dans les cafétérias, ou encore l’installation de niches à livres pour permettre à chacun de faire don de ses ouvrages déjà lus et en faire profiter les collègues. À noter également que la « Vitale Chorale » de la Caisse, qui avait été interrompue durant la crise sanitaire, a repris du service en novembre.
Enfin, les managers ont également été sensibilisés à ces évolutions, via des formations sur la reconnaissance et la qualité de vie au travail. À l’occasion de séminaires cadres, la communauté managériale a aussi bénéficié d’une conférence sur le thème de l’optimisme, ou encore d’un escape game en fin d’année pour favoriser la cohésion.
Témoignage
Fabienne Ratajek, référente Relations Sociales et Santé au Travail
“ La généralisation du télétravail a été vécue par les salariés comme un progrès majeur – à la CPAM comme dans bien d’autres entreprises – favorisant une meilleure conciliation vie privée / vie professionnelle. Pour autant, ce nouveau mode de fonctionnement a des impacts sur nos organisations, qu’il faut prendre en compte. Pour les managers, il s’agit désormais de gérer des équipes en mode hybride, avec pour enjeux de préserver le collectif, maintenir la motivation et le sens au travail. Fin 2022, tous les managers de la Caisse ont bénéficié de formations sur la reconnaissance et la qualité de vie au travail, qui ont pris une place grandissante parmi les attentes des salariés. Et parce que le rapport au travail a changé, parce que le besoin de prendre soin de soi est de plus en plus prégnant, nous avons fait évoluer nos approches. Nous avons engagé plusieurs projets en 2022 comme l’organisation d’un forum sur le bien-être ou de petits déjeuners festifs. Nous avons aussi mené plusieurs actions pour promouvoir l’activité physique : nous avons eu recours à l’application Kiplin pour organiser en juin un challenge d’activité physique en équipes et proposer toute l’année des cours de sport en ligne ; nous avons redéployé des gymballs dans les services ; nous avons aussi diffusé des messages sur nos marches d’escaliers et nos ascenseurs pour inciter à bouger plus.
Quelques exemples – parmi d’autres – qui montrent l’importance d’activer de nouveaux leviers pour maintenir la cohésion et motiver nos équipes .
Focus
Une semaine sous le signe du bien-être
En novembre 2022, la CPAM a organisé pour ses collaborateurs, sur l’ensemble des sites, le forum « Santé vous bien ». Pendant une semaine, différentes activités dédiées au bien-être et à la détente ont été proposées. Au programme, un petit-déjeuner vitaminé avec la présence de vélos à smoothies, des cours collectifs de yoga du rire, de tai-chi et de fabrication de produits cosmétiques, des séances individuelles de massages assis et de manucure, ou encore des visioconférences sur la diététique, le do in et la relaxation oculaire. L’occasion pour les équipes de profiter d’une parenthèse réconfortante, avant le début de l’hiver, de prendre soin d’eux et de passer du temps ensemble, après deux années de crise nécessitant plus que jamais de renouer le lien social.
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2022 a été la dernière année de mise en œuvre du Schéma Directeur des Ressources Humaines (SDRH) local, baptisé « CAP RH 2022 ». Plusieurs chantiers ont été menés pour accompagner les besoins en recrutements, encourager la mobilité interne et poser les fondements d’une véritable politique de gestion des emplois et des parcours professionnels.
Concernant la politique de recrutement et d’intégration, l’année 2022 a encore été impactée par la crise sanitaire, avec des renforts priorisés sur des secteurs en tension comme les Indemnités Journalières ou la plateforme téléphonique, mais aussi sur la poursuite du contact tracing. Au-delà du contexte de crise, le département RH a souhaité optimiser le pilotage des recrutements de la Caisse. Des entretiens ont été menés à l’automne avec chaque responsable de service pour anticiper les besoins en effectifs. Ce dialogue de gestion a permis d’identifier de manière plus fine et équitable les priorités de recrutements.
La CPAM a également noué des partenariats avec plusieurs structures locales pour tester de nouvelles approches en termes de recrutements. Elle a notamment expérimenté avec Pôle Emploi la Méthode de Recrutement par Simulation (MRS), qui consiste à privilégier au CV les compétences que les candidats ont pu développer tant dans leur vie professionnelle que personnelle. Trois sessions de recrutements ont été réalisées en 2022 selon cette méthode, pour les besoins de la plateforme téléphonique.
Toujours avec Pôle Emploi, la CPAM a participé en juin 2022 à l’opération « Du stade vers l’emploi » au centre d’entraînement du LOSC à Lille. Une démarche qui consiste à recruter des talents de manière innovante au travers de la pratique sportive mêlant de manière anonyme recruteurs et candidats.
En juin 2022, un protocole d’accord sur la gestion des emplois et des parcours professionnels a été signé. Une démarche visant à anticiper l’impact des évolutions (organisationnelles, réglementaires, technologiques...) sur les métiers, pour proposer des leviers RH adaptés aux nouveaux besoins en compétences.
Dans cette perspective, plusieurs chantiers ont déjà été engagés en 2022 :
- la mise en place au sein de la Caisse de nouveaux parcours professionnels pour l’ensemble de la ligne managériale, les techniciens de prestations, les Délégués Numériques en Santé (DNS), ou encore les techniciens de Gestion Administrative du Personnel (GAP) ;
- des mesures pour favoriser la mobilité interne, et notamment l’attribution de points de compétences majorés en cas de mobilité horizontale ;
- le lancement de travaux sur le parcours d’intégration des nouveaux embauchés, avec la diffusion d’un questionnaire-diagnostic à l’automne 2022.
Sur le volet formation, tous les managers ont bénéficié de formations sur la reconnaissance et la qualité de vie au travail. Des formations sur le pilotage des fonctions support ont également été organisées pour les managers concernés. Par ailleurs, l’outil Klaxoon a été déployé auprès de 60 managers et collaborateurs de la Caisse, afin de moderniser les pratiques de management et d’animation de réunions. Des formations ont été organisées pour accompagner la montée en charge de l’outil. Dernier point à souligner : un effort particulier sur la thématique de la sécurité (sauveteur secouriste du travail, usage du défibrillateur, risque incendie, conduite d’engin en sécurité...), avec 110 collaborateurs formés sur l’année.
Enfin, en terme de marque employeur, la CPAM a renforcé en 2022 sa présence sur LinkedIn. Fin 2022, la page @CPAM de Roubaix-Tourcoing (Assurance Maladie) comptait près de 1 400 abonnés, avec des publications régulières chaque semaine pour faire découvrir les coulisses de la Caisse et valoriser ses initiatives locales, ou encore relayer l’actualité nationale de l’Assurance Maladie.
Les collaborateurs de la CPAM :
- 593 salariés au 31/12/2022 (559 en CDI et 34 en CDD) ;
- 16 ans d'ancienneté moyenne dans l'organisme ;
- 44 ans d'âge moyen ;
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23 recrutements en CDI en 2022
- (+ 168 embauches et réembauches CDD, essentiellement pour la PFS et le contact tracing)
- 86.7 % de collaborateurs formés (sur le total des effectifs CDI + CDD) ;
- 30 salariés ayant fait preuve de mobilité interne en 2022.
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En 2022, la CPAM de Roubaix-Tourcoing a mené d’importants travaux dans ses bâtiments, en particulier sur le site de Tourcoing. Des opérations qui ont permis d’améliorer les conditions de travail, plusieurs services bénéficiant de locaux flambant neufs, mais aussi de repenser la gestion des espaces, pour tenir compte des évolutions d’organisation de la Caisse et des nouvelles façons de travailler.
L’un des aspects structurants de ces travaux a été la réorganisation de la branche Prestations en 2022, qui a nécessité de regrouper certaines activités jusqu’alors réparties sur différents sites. Ainsi, les équipes des Frais de Santé, présentes à la fois sur Tourcoing et Villeneuve d’Ascq, ont été regroupées dans de nouveaux locaux sur Tourcoing en septembre 2022. De même, les équipes des Indemnités Journalières, réparties sur Roubaix et Tourcoing, ont investi de nouveaux espaces sur Tourcoing en novembre 2022. Au-delà la réorganisation des Prestations, d’autres services ont également déménagé, pour bénéficier de locaux plus modernes et répondant mieux à leurs besoins.
À plus long terme, le Schéma Directeur Immobilier Local (SDIL) 2023-2027 prévoit la rénovation complète du site de Tourcoing, mais aussi d’autres opérations pour optimiser la gestion du parc immobilier. Ainsi, le bâtiment de Villeneuve d’Ascq sera vendu ; les équipes de la PFS de Maubeuge, qui occupent un bâtiment dédié, seront accueillies dans des locaux de la CPAM du Hainaut à proximité, avec à la clé un environnement de travail plus qualitatif. Enfin, sur l’ensemble des sites, des travaux sont prévus pour rationaliser l’occupation des espaces, expérimenter des aménagements innovants et améliorer la performance énergétique des bâtiments.
Témoignage
Laurent Descamps, responsable du service Immobilier
“ Nous expérimentons depuis quelques mois de nouvelles approches en termes de gestion immobilière. Nous devons tenir compte des nouvelles façons de travailler et en particulier du télétravail qui impacte l’occupation des espaces. Nous avons ainsi ouvert en 2022 des bureaux en flex office, pour des usages ponctuels en mode nomade ; nous avons aménagé de nouvelles salles de réunion adaptées au fonctionnement hybride ; nous avons aussi travaillé sur la modularité des espaces. Par ailleurs, une attention particulière a été portée à la qualité de l’environnement de travail : les nouveaux espaces sont plus lumineux, mêlant le bois et les couleurs naturelles, et sont équipés de nouveau mobilier. Les cafétérias de Roubaix et Tourcoing ont également été rénovées en 2022 et des zones de convivialité ont été créées au sein des nouveaux services, pour favoriser le lien social et le bien-être au travail.
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Au second semestre 2022, la crise énergétique a nécessité des actions coup de poing pour réduire les consommations d’énergie dans les bâtiments, dans un contexte de potentielles coupures annoncées sur l’hiver. Une première étape qui a constitué un tournant, s’agissant d’engager durablement les organismes de Sécurité sociale dans la transition écologique.
À l’automne 2022, un plan d’actions a été déployé au sein de la CPAM de Roubaix-Tourcoing pour mieux maîtriser, à court terme, les consommations d’énergie. Des aménagements ont été réalisés pour mieux réguler le chauffage (réduction de la période de chauffe, réglage des chaudières, nouvelles têtes thermostatiques sur les radiateurs, suppression des chauffages d’appoint...).
Objectifs : plafonner la température à 19°C et mieux l’adapter en fonction des heures de présence dans les bâtiments.
Concernant l’éclairage, des opérations de « relamping » ont été menées pour généraliser les ampoules LED ; des détecteurs de présence ont été installés dans les lieux de passage pour limiter le temps d’éclairage.
Enfin, les systèmes de climatisation, nécessaires notamment en salles informatiques, ont été optimisés, supprimés ou remplacés par du matériel moins énergivore.À plus long terme, des travaux structurels sur les bâtiments de Roubaix et Tourcoing ont été inscrits au Schéma Directeur Immobilier (SDIL). Ils porteront notamment sur l’isolation thermique de certaines façades, toitures et châssis vitrés, ainsi que la rénovation d’une partie des équipements de chauffage et ventilation. Des aménagements rendus incontournables avec l’entrée en vigueur du Décret Tertiaire, qui impose une baisse drastique dans les prochaines années des consommations d’énergie dans les bâtiments tertiaires de plus de 1 000 m².
Visuel de la campagne Petits gestes, grands effets.Par ailleurs, fin 2022, la campagne de communication « Petits gestes, grands effets » a été diffusée à l’échelle des 300 organismes de Sécurité sociale. Chauffage, éclairage, appareils électriques… tous les écogestes du quotidien ont été abordés pour sensibiliser les collaborateurs à la sobriété énergétique et faire évoluer les comportements. La thématique a été abordée de manière interactive en séminaire auprès des managers.
Enfin, la CPAM de Roubaix-Tourcoing a souhaité fin 2022 renforcer plus largement son engagement en matière de Responsabilité Sociétale des Organisations (RSO). Un pilote RSO dédié a été nommé en novembre. Objectif : se doter pour 2023 de nouvelles ambitions structurantes en matière de transition écologique, mais aussi d’engagement social et sociétal.
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Pour l’édition 2022 d’Octobre Rose, un défi a été lancé aux collaborateurs de la CPAM de Roubaix-Tourcoing : réaliser le plus de pas possibles, afin de récolter des fonds au profit d’associations engagées dans l’accompagnement des personnes atteintes d’un cancer. Une opération qui a permis de fédérer les agents autour d’une bonne cause, tout en encourageant l’activité physique et en luttant contre la sédentarité.
« Fanta-seins », « seins graal » ou encore « seins pas »... 33 équipes réunissant 170 collaborateurs ont participé au challenge, animé via l’application Kiplin. Le principe : chaque pas permettait de comptabiliser des points, convertis en somme d’argent au profit de deux associations :
- le Coaching Suspendu, qui accompagne le retour au travail des personnes touchées par la maladie et en particulier le cancer, via du coaching individuel ou des ateliers collectifs ;
- Eollis, qui accompagne les malades et leur famille pendant leur traitement et pour leur maintien à domicile.
Au bout des 3 semaines de challenge, les équipes ont comptabilisé 15 561 km. Cette distance parcourue a permis de récolter 15 000 €, soit 7 500 € versés à chacune des deux associations. Ces dons ont été financés via le fonds d’Action Sanitaire et Sociale de la Caisse, en lien avec le Conseil. Le 24 novembre 2022, une cérémonie de remise de chèques a été organisée, en présence des représentants des associations et des équipes gagnantes.
Par ailleurs, cette initiative a été l’occasion de nouer un partenariat plus durable avec le Coaching Suspendu : la CPAM propose désormais à ses collaborateurs – dans le cas où ils seraient atteints d’un cancer – de bénéficier, s’ils le souhaitent, de séances d’accompagnement individuel dispensées par l’association.
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