Activités dans les départements

Une année hors norme, riche en changements et en défis

La crise sanitaire a entrainé des bouleversements majeurs que ce soit dans l’organisation des activités ou dans les modalités de travail. C’est ainsi que dans l’urgence, l’échelon a mis en place son plan de continuité des activités en local : révision des priorisations et adaptation aux évolutions quotidiennes.

Ce fut également l’année de l’arrivée de 9 nouveaux collaborateurs du RSI (5 personnels administratifs et 4 médecins-conseils), ainsi que celle de la gestion des dossiers des quelques 100 000 assurés travailleurs indépendants pour la Loire-Atlantique dont il a fallu très rapidement s’approprier la législation spécifique.

De janvier à février 2020, L’ELSM et la CPAM de Loire-Atlantique ont été nommés organismes REFOP pour assurer la continuité de service pendant la période des trois bascules informatiques des données. En parallèle, bien que perturbé dans un premier temps par la pandémie et le confinement, l’accompagnement des salariés ex-RSI aux métiers du service médical, a pu finalement se réaliser tout au long de l’année.

Durant cette année 2020, l’ensemble du personnel du Service médical de Loire-Atlantique s’est particulièrement investi afin de maintenir autant que de possible la qualité des avis rendus et permettre aux assurés sociaux de ne pas être en rupture de droits. Pour preuve, les résultats positifs atteints dans le cadre des objectifs du contrat pluriannuel de gestion (CPG) signé entre la CNAM et la DRSM et la participation à l’intéressement.

De même, de nombreux volontaires ont répondu présents pour exercer sur site, pendant le confinement, les activités indispensables au télétravail d’une majorité de salariés (activité courrier, numérisation sur site..), puis au fil de l’année, notamment sur l’activité de contact tracing.

Le télétravail amorcé fin 2019 pour certains, a été déployé plus rapidement que prévu à l’ensemble du personnel qui s’est parfaitement et très vite adapté, n’entamant pas, ou peu, la dynamique d’équipe.

De nouveaux circuits ont été mis en place avec notamment la dématérialisation des flux entrants, mais également pour des activités qui semblaient difficilement réalisables à distance, telle la gestion des dossiers de reconnaissance des maladies professionnelles, des protocoles de soins électroniques, ou encore la mise à disposition de documents pour la Commission médicale de recours amiable ou le CRRMP etc…

De nouveaux modes de communications ont pu voir le jour (outils de visioconférence, application mobile multiplateforme pour travailler en groupe hors connexion au réseau de l’Assurance Maladie…) permettant un management « nouvelle génération » 2.0. Ainsi, les formations à distance ont pu être maintenues à l’identique des ateliers de travail (Atelier référents technique, atelier ALD…).

Accompagnement pédagogique des infirmiers libéraux

Au cours de l’année 2020, l’échelon du Maine-et-Loire a expérimenté avec la CPAM, un accueil renforcé des infirmiers nouvellement installés. Le but de cette action : détecter et ne pas laisser perdurer les erreurs de facturation, expliquer pour corriger rapidement les comportements et, de fait, ne pas laisser penser à une acceptation tacite de la facturation erronée.

Parallèlement, les infirmières du Service médical ont proposé un premier rendez-vous à chaque nouvel installé infirmier. Au cours de cet entretien ont été particulièrement développés les points concernant la NGAP, la convention avec notamment la DSI et le BSI, le rôle du Service médical. La deuxième étape a consisté en un contrôle pédagogique des cotations et facturations, réalisé sur les premiers mois d’activité afin de repérer précocement d’éventuelles anomalies ou incompréhensions : la caisse a établi un profil du professionnel de santé concerné, analysé les rejets, le motif des indus, les pièces jointes ; le Service médical a contrôlé la conformité des cotations et de la facturation avec la prescription médicale et la NGAP. Une fiche récapitulative a été rédigée suite à cette analyse conjointe et un deuxième entretien individuel a été proposé à l’infirmier pour lui faire part des conclusions retenues et lui permettre de réajuster si besoin, sa pratique en termes de cotation et de facturation. Un compte rendu lui a été adressé à l’issue de l’entretien.

Cette action va se poursuivre l’an prochain avec comme objectifs d’intensifier les contrôles pédagogiques (cette seconde étape ayant été difficile à mettre en œuvre lors de chaque parcours du fait de la crise sanitaire et des nombreuses dérogations de facturation), de mettre à jour régulièrement la documentation, d’élaborer des scripts et des courriers pour les différentes phases et situations, et de finaliser le guide de facturation.

2020 a été une année riche en rebondissements.

La crise sanitaire a bousculé les organisations en place et les modalités de travail pour maintenir la continuité des activités principales.

Suite au déclenchement du PCA le 13 mars et du confinement le 17 mars 2020, l’activité de production a été priorisée au niveau national et s’est concentrée sur le traitement des prestations et le maintien des droits des assurés. Les équipes ont très vite adopté les nouveaux circuits de travail mis en place pour d’une part, assurer le traitement de certaines demandes (p.ex., les accords préalables pour certaines prestations), et d’autre part, contribuer au dispositif de contact tracing mis en place par l’Assurance Maladie, au sortir du premier confinement, à la mi-mai.

Parallèlement, les nouvelles modalités de travail à distance ont favorisé l’augmentation du nombre de télé-échanges entre les CSAM et les assurés.

Si certains projets, telle la mise en place de la cellule d’appui au pilotage locale (CAPL), ont été dépriorisés, l’échelon a poursuivi la préparation du déménagement prévu début 2021 (épuration, cession du mobilier, étiquetage, etc.) avec l’aide des services supports de la région pour accompagner ce changement.

Concernant les recrutements, le poste de médecin-conseil chef de service n’est pas pourvu depuis 2019 et les intérims se sont donc succédé. Le médecin-conseil régional adjoint de l’ERSM a repris l’intérim en octobre 2020.

Une ISM a été également recrutée en septembre, venant en renfort pour le traitement des dossiers tous risques confondus (AS et AT-MP) mais aussi pour la fixation de la date de première constatation médicale des dossiers de maladies professionnelles. Les invitations sur site des assurés par les ISM ont pu reprendre au mois de novembre.

Une année riche en changements

L’année fût marquée par le contexte de crise sanitaire mais également par les changements dans la direction : intérims successifs de trois médecin-conseils chefs de service sur le poste de médecin-conseil chef de service vacant depuis 2019, et sur le poste de responsable administratif par l’adjoint (au RA).

Une nouvelle ISM a également renforcé les équipes en septembre.

La crise sanitaire a bouleversé les organisations avec la gestion des confinements, la mise en place du télétravail, le déploiement des outils informatiques et nouveaux moyens de communication (journal interne, création de groupes à l’aide d’applications mobiles et d’outils de visioconférence…).

Les équipes se sont également investies dans la nouvelle mission de contact tracing. Une douzaine d’agents se sont portés volontaires avec la nomination de deux référents en lien avec les pilotes régionaux et l’ensemble des brigades contact tracing CDD et CDI.

Par ailleurs, dans le cadre de la nouvelle organisation de traitement des flux entrants papier mise en place par l’Assurance Maladie, l’échelon de la Sarthe a été missionné pour gérer et expérimenter le lancement de la plateforme électronique d’intégration des courriers d’archivage dématérialisés (projet PLEIADE). Ce projet a pour objectif de dématérialiser tous les flux entrants au sein d’une plateforme nationale. Le projet PLEIADE aura été un fil conducteur tout au long de l’année 2020 avec le déploiement de la numérisation/indexation du courrier entrant à partir du 7 décembre via la plateforme électronique située à Nice et l’unité de traitement de flux entrants de l’échelon. Une nouvelle organisation a été mise en place dans les unités de traitement des avis et accompagnement (UTAA) pour la gestion des prestations en passant par l’outil GED DIADEME.

Année marquée par la crise sanitaire liée à la COVID-19 et ses conséquences

Cette crise sanitaire sans précédent a bouleversé les organisations et les modes de fonctionnement.

L’année 2020 a été marquée par trois périodes successives de confinement, de déconfinement puis de reconfinement, mettant à rude épreuve la capacité d’adaptation des équipes. Mais le « collectif » a pris son sens et les efforts d’adaptation des équipes ont permis de maintenir l’activité, notamment avec l’appropriation de nouvelles organisations liées au travail à distance.

La mise en place du télétravail s’est déroulée progressivement en raison de l’arrivée du matériel, du partage des VPN et du présentéisme. Rapidement, Les circuits ont été adaptés afin de permettre l’accès aux documents pour les télétravailleurs. De nouveaux modes de communication se sont mis en place afin de faciliter les échanges.

La mission de contact tracing qui a mobilisé les agents volontaires (18 volontaires au démarrage et 27 volontaires au total) a été l’activité prioritaire du service à compter de mai 2020. Cette nouvelle mission a par ailleurs renforcé la synergie avec la CPAM (participation aux réunions hebdomadaires de la PFCT, formation des agents de la CPAM sur la prescription des arrêts de travail, etc...).

L’année a également été marquée par l’arrivée d’une médecin-conseil chef de service mutée de l’ELSM du Maine-et-Loire.

En 2020, l’activité des CSAM et des ISM s’est développée en lien avec celle des médecins-conseils. Les équipes de CSAM et ISM se sont renforcées (arrivée d’une 2ème ISM en septembre 2020). L’objectif est d’optimiser la compétence de chacun des acteurs, permettant de dégager du temps médical aux médecins-conseils et d’améliorer l’accompagnement des assurés notamment dans le cadre de leur arrêt de travail. Pour cela, une fiche de signalement a été expérimentée afin de fluidifier le circuit et a permis une augmentation du nombre de signalements provenant des médecins-conseils vers les CSAM et vers les ISM.

L’année 2020 est également marquée par la mise en place des télé-échanges réalisés par les médecins-conseils, les CSAM et les ISM. Cette nouvelle activité à distance en lien avec les assurés, permet d’optimiser le suivi des arrêts de travail mais également de récupérer des informations utiles à la prise de décision des médecins-conseils.