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En mobilisant, l’ensemble des compétences de ses collaborateurs, en favorisant le travaillant réseau et en renforçant les synergies entre les différentes composantes de son réseau, le service médical gagnera encore en efficacité.
Retour sur les projets phares et évolutions majeures de l’année.
dossier
Tous réunis lors de notre première assemblée générale
L’ensemble des collaborateurs du service médical, arrivant des 4 coins de la Bretagne, s’est réuni pour sa première assemblée générale le 14 Janvier 2020 au Palais des Congrès de Lorient.
Ce projet a démarré en avril 2019 avec la constitution d’un comité de pilotage composé d’une quinzaine de collaborateurs.
L’objectif de cette assemblée générale : partager, échanger mais également se réunir et créer du lien dans un contexte d’évolution de notre organisation. Nouveaux métiers, nouvelles activités, nouvelles orientations, des changements au service de nos publics pour une meilleure gestion du risque. Montrer le cap de notre orientation pour les prochaines années, c’était également un des objectifs de cette rencontre.
Le comité de pilotage s’est donc attaché à bâtir l’organisation de cette journée autour de ces fondamentaux.
Actant le principe d’une assemblée générale placée sous le signe de la convivialité, un théâtre d’entreprise a été retenu en vue d’animer cette journée autour des valeurs et des réussites de la DRSM Bretagne. L’intervention du théâtre d’entreprise a permis de dynamiser cette journée, et de rendre interactif l’ensemble des interventions autour de saynètes notamment.
Pour permettre aux collaborateurs de suivre l’organisation de cet événement, un espace dédié intégrant toutes les informations utiles a été mis à disposition sur l’intranet.
En vue d’apprécier l’ensemble de la DRSM, un film de présentation des équipes et des sites a été réalisé en lien avec un prestataire extérieur mettant en avant les activités du service médical. Ce film diffusé en avant-première a été plébiscité par un large public présent dans la salle.
La matinée, consacrée à la stratégie nationale, aux enjeux stratégiques, « #Agir ensemble 2022 Bretagne » et à nos réussites collectives « #Fiers de nos réussites » ont été illustrés sur scène par des témoignages de collaborateurs, et des interventions très enrichissantes, attestant d’un attachement au service médical, et à notre institution. Cette matinée a ensuite laissé place à un après-midi de détente et d’humour, autour d’une pièce de théâtre sur « la modernisation du service médical ». Ambiance décalée qui a permis d’apprécier l’évolution du service médical.
Afin de créer de l’émulation, un concours photos sur le thème de « La Bretagne & sa gastronomie », lancé en avance de phase, a permis de fédérer les équipes. De très belles photos originales et atypiques ont illustré ce concours. Bravo aux heureux gagnants !
À l’occasion du cocktail déjeunatoire, l’ensemble des collaborateurs s’est réuni autour d’un temps de convivialité. Des ateliers ont ponctué ce déjeuner permettant aux collaborateurs d’échanger et de créer du lien autour du photobooth, des arbres à empreintes et du vote pour le concours photos.
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Malgré la crise sanitaire et les périodes de confinement, la mutualisation de l’accueil téléphonique avec la région des Pays de la Loire a pu se concrétiser en 2020.
Deux projets ont été construits en parallèle :
- Un projet qui a été mené avec le service médical des Pays de la Loire pour la prise en charge en niveau 2, des appels des assurés des 5 départements des Pays de la Loire par la plateforme régionale de service (PFS) de Bretagne
- Un deuxième projet a été réalisé avec la plateforme médico-administrative gérée par la CPAM de Nantes pour prendre en charge en niveau 2, les appels médicaux des professionnels de santé de la région des Pays de la Loire
La réussite de ces deux projets est due à l’excellente collaboration avec les différents acteurs, service médical et CPAM, des deux régions. L’équipe de la PFS de Bretagne s’est également fortement mobilisée pour conduire ces projets jusqu’à leur terme. Les téléconseillers ont dû s’adapter, dans un contexte difficile, à des changements de calendrier, des pratiques différentes d’une région à l’autre.
Du fait de cette mutualisation, la PFS de Bretagne s’appelle désormais la « PFS DRSM Bretagne Pays de la Loire ». Pour prendre en charge l’accroissement du volume des appels téléphoniques, son effectif est passé de 5 téléconseillers en 2019 à 8 téléconseillers sur 2020-2021.
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L’intégration des régimes spécifiques de sécurité sociale au sein du Régime Général concerne aussi le service médical. Après la gestion de la partie obligatoire du régime étudiant, de la Mutualité de la Fonction Publique et les nouveaux inscrits travailleurs indépendants en 2019, au 1er janvier 2020 c’est l’ensemble des travailleurs indépendants que le service médical reçoit sur son champ de responsabilité.
Pour ce faire, 10 collaborateurs de l’ex-Régime Social des Indépendants ont rejoint les effectifs des échelons: 1 médecin et 1 administratif à Quimper, 2 médecins et 5 administratifs à Rennes et 1 Médecin Conseil Régional Adjoint à l’échelon régional. Cette évolution s’est faite sur 2 versants :
- Pour le personnel accueilli : mise en place d’un parcours d’intégration avec entretiens d’accueil et de suivi, possibilité de suivre la certification SM PRO pour les intéressés,
- Pour le personnel DRSM : offre complète de formation en e-learning et vidéos explicatives des finalités de l’intégration des assurés SSTI.
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Étape incontournable du fait de l’abandon du système d’exploitation de Windows 7 par Microsoft début 2021, en septembre 2020 la migration des premiers postes vers Windows 10 a débuté. Elle s’est déroulée en plusieurs étapes : au mois de septembre, après une phase de préparation pendant l’été, 244 ordinateurs portables ont été « masterisés » pour équiper progressivement les salariés actuellement en possession d’un poste fixe. Puis, progressivement, selon un planning établi, l’ensemble des ordinateurs fixes a été remplacé par des portables équipés de Windows 10. Enfin, les collaborateurs possédant déjà un ordinateur portable ont également basculé au fur et à mesure vers le nouvel environnement.
Pour faciliter la bonne mise en œuvre de ce projet d’envergure, l’équipe régionale informatique a été aidée par un CDD. Malgré des délais de mise en œuvre très courts et un contexte de télétravail généralisé, le déploiement a pu s’opérer sur l’ensemble des postes du service médical de Bretagne fin décembre 2020.
Afin d’accompagner les utilisateurs dans la découverte de ce nouveau système d’exploitation, des tutoriels, fiches pratiques ont été mis à leur disposition sur l’intranet régional afin de leur permettre de se familiariser avec leur nouvel environnement de travail. Un module de formation en e-learning leur a également été proposé.
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Le projet « Passeport » est un projet national visant à apporter une nouvelle solution de gestion des habilitations et de contrôle d'accès aux postes de travail. Le service médical a contribué à sa réflexion avec la participation d’un informaticien et du MSSI au groupe de travail national, ainsi qu’aux tests préalables. Une première étape a été franchie en 2020, avec la livraison du module reprenant les droits Access Master, étape obligatoire pour le bon déploiement de Windows 10 sur les postes de travail de l'institution.
Pour les organismes, les bénéfices sont multiples : harmonisation des profils métier, autonomie sur la gestion des habilitations,…
L'impact majeur a concerné la sécurité et le service informatique régional qui ont dû paramétrer ce nouvel outil pour l’adapter à notre organisation. En revanche, l’impact pour les utilisateurs est mineur : l'accès aux applications reste inchangé, chacun conserve sa carte d’accès habituelle. Seul changement, désormais il faut demander l’accès non pas à un logiciel, mais à un profil métier.
Le service médical dispose de 100 profils métier. Le manager de la sécurité des systèmes d’information a à sa disposition 72 requêtes Quid pour contrôler régulièrement la bonne attribution des droits d’accès imposée par la PSSI (Politique de sécurité des systèmes d’information).
Les prochaines étapes seront la livraison d’un workflow de gestion et de validation des demandes. Plus tard, viendra un module de gestion des cartes d’accès.
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