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Efficience collective

Pour accompagner les services métiers et les échelons locaux dans leurs missions auprès des assurés et des professionnels de santé, les services supports de la DRSM se sont mobilisés auprès des collaborateurs, en interne, pour mettre à disposition des ressources de fonctionnement. Retour sur les projets phares et les évolutions majeures de l’année 2021.

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Maintenir notre activité malgré la crise

En 2021, l’ensemble du réseau continue à être impacté par une crise sanitaire d’ampleur mondiale. Du fait de la pandémie, le télétravail de crise s’est généralisé dans notre institution.

L’ensemble des équipes régionales et locales ont déployé un PCA avec force et d’énormes investissements en temps et en moyens. Les enjeux étaient forts car de nombreux services ont dû modifier du jour au lendemain leurs organisations et répondre au fil de l’eau aux exigences nationales, mouvantes en fonction de l’évolution de la crise. Les ressources humaines, les services informatique et logistique, ainsi que les services de production ont collaboré aux différents objectifs fixés. En outre, l’Assurance Maladie a prouvé son expertise et sa capacité d’adaptation en créant les équipes TRACING COVID pour identifier, tracer et suivre les patients 0, les cas contact ….

En parallèle, la DRSM Auvergne-Rhône-Alpes a rempli l’ensemble des objectifs fixés dans le plan d’actions SSI 2021 avec la remontée de 5 règles. Ces règles ont été validées lors de l’audit sur pièces.

En raison de la crise COVID, la Cnam a annulé pour tous les organismes la tenue d’un exercice PCA sur l’année 2021. En effet, ces organismes étaient et restent tous en déclenchement PCA dans l’attente d’une issue de la crise sanitaire. Par conséquent, aucune notation complémentaire au plan d’actions n’a été obtenue.

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Cliquez sur les faits marquants pour les déployer

En 2021, le secteur des ressources humaines de la DRSM AuRA a connu une activité dense et intense sous l’influence de la crise sanitaire et du déploiement des projets importants dont notamment la signature des accords collectifs relatifs à l’aménagement et à l’organisation du temps de travail ainsi que la mise en œuvre du télétravail régulier.

Au terme de 6 mois de négociations et d’un processus de validation impliquant à la fois la Cnam et les services administratifs de l’Etat, deux protocoles d’accord régionaux AURA sont entrés en vigueur en 2021 : l’accord relatif à l’organisation et l’aménagement du temps de travail et l’accord relatif à l’horaire variable.

Signés à une large majorité par les organisations syndicales représentatives et la Direction régionale, ces accords s’inscrivent dans le cadre de la trajectoire d’harmonisation engagée depuis 2019 au sein de la DRSM Auvergne-Rhône-Alpes. Ils portent comme ambition d’homogénéiser le cadre conventionnel applicable aux salariés de la DRSM AURA en matière d’organisation du temps de travail, dans un souci d’équité et de simplification. La recherche d’un dispositif garantissant le bon fonctionnement du service et la conciliation entre la vie professionnelle et familiale des salariés ont guidé la démarche des partenaires sociaux.

La crise sanitaire demeure un fait majeur au cours de cette année 2021, au rythme des mesures gouvernementales, impliquant la poursuite de l’activité et le recrutement de plus de 200 personnels en CDD et en intérim ont permis de contribuer à la réduction de la circulation virale et d’assurer une protection de la santé des assurés. L’équipe RH s’est organisée pour mettre tous les moyens nécessaires au service de cette activité et assurer les opérations de gestion à l’application de l’obligation vaccinale au sein du service médical.

Le département RH a su opérer la déclinaison de nombreux projets structurants dans la volonté d’innover et de simplifier les process.

En effet, en 2021, dans le cadre du déploiement de l’accord relatif au télétravail à la CNAM, les salariés de la DRSM AuRA ont pu formuler leur demande dématérialisée de télétravail régulier à l’aide de l’applicatif dédié, pour une mise en œuvre effective le 27 septembre 2021. Les salariés ont pu bénéficier d’un accompagnement spécifique de formation.

La DRSM AuRA a développé un applicatif local, outil de workflows permettant la traçabilité et le traitement des mouvements du personnel au sein de la DRSM.

A l’instar de 2020, les nouveaux modes d’organisation du travail mixant présentiel et distantiel au sein des équipes, dans le souci permanent d’assurer une continuité de nos missions de service public, ont conduit la DRSM AuRA a adapté son offre de formation, en proposant des dispositifs innovants afin de maintenir un niveau de développement des compétences performant.

Cette démarche d’innovation s’illustre aussi par l’organisation des rencontres digitales à l’occasion des campagnes de recrutement des médecins conseils pour présenter ce métier en présence de la direction régionale et de médecins-conseils en poste.
Sur l’année 2021, l’activité de l’informatique régionale a essentiellement été centralisée sur le poste de travail des personnels. Plus de 900 ordinateurs portables ont été administrés au niveau régional, pour permettre à l’ensemble des agents et praticiens-conseils de la DRSM de pouvoir travailler tant hors site que quel que soit le site, sur toutes les applications nationales et locales nécessaires, dans le respect des dernières modalités et configurations techniques et sécuritaires.

Afin de faciliter et de sécuriser la gestion et le suivi de tous les mouvements de personnels, notamment induits par les CDD et intérimaires affectés à l’activité de tracing, un outil de gestion des mouvements de personnel adapté à notre organisation « multi-échelon » a été développé et déployé sur tous les sites.

La généralisation du télétravail conventionnel a justifié la mise en disposition d’outils de travail adaptés au nouveau contexte de travail : outils collaboratifs video et audio, système de softphonie, liens VPN nominatifs, etc.

L’informatique régionale s’est également efforcée de développer et déployer les solutions de maintien en conditions opérationnelles permettant, à chaque fois que possible, d’intégrer les modifications et évolutions sécuritaires, techniques et fonctionnelles en distanciel afin de minimiser, voire d’éviter, les retours des collaborateurs sur site.
Le plan d’actions national SSI 2021 comportait un objectif de mise en œuvre de 78 règles impactant la direction, les services des ressources humaines, des achats et gestion immobilière, de l’informatique et de la sécurité du système d’information.

La crise sanitaire mondiale a contraint la DRSM à adapter son organisation au fil de l’eau en 2021 pour maintenir la sécurité des systèmes d’information. Malgré les difficultés induites pas les changements de circuits, les tâches supplémentaires et la généralisation du télétravail, les objectifs ont été atteints grâce à la contribution de l’ensemble des services chargés du déploiement des règles SSI.

L’auto-évaluation réalisée dans le cadre du plan d’actions national SSI 2021 a permis de remonter à la Cnam une note de 20/20. Celle-ci a été confirmée lors de l’audit sur pièce, mais la note finale sera communiquée à l’issue de l’audit national sur le site de l’échelon régional du service médical d'Aubigny les 16 et 17 juin 2022.
Depuis plusieurs années, le suivi des plans d’actions sous tableur montrait ses limites (compilation à effectuer périodiquement, pas de possibilités d’avoir plusieurs utilisateurs en même temps…). La MAPP a donc opté pour la création d’un outil sous SharePoint, en s’inspirant de l’expérience de la CPAM de l’Isère. Cet outil, nommé PAOLA a pour caractéristiques principales la centralisation, le partage, les interactions :
- Il permet de centraliser l’ensemble des actions de la DRSM AuRA (ELSM + ERSM) ;
- SharePoint est un espace collaboratif permettant de stocker, d’organiser, de partager et d’accéder à des informations (accès à tout, par tous, pour faciliter les échanges de bonnes pratiques et le partage des actions);
- Il donne la possibilité de travailler à plusieurs en même temps, SharePoint étant un outil interactif.
PAOLA s’intègre dans le schéma de gouvernance de la DRSM et il est notamment utilisé dans les différentes réunions (revues de performance/trilatérales/CODIR/CODIL

Les actions sont renseignées via un formulaire comprenant les rubriques habituelles de suivi des plans d’actions, y compris les éléments relatifs à l’évaluation : un système d’alerte permet de générer un mail automatique à J-7 avant échéance à la personne qui a créé l’action).

Chaque échelon/utilisateur peut déterminer l’affichage qui lui convient, en faisant apparaitre uniquement les rubriques qu’il souhaite. Plusieurs affichages différents sont possibles pour un même service ou un même échelon. L’affichage peut être très restreint mais en ouvrant l’action, toutes les rubriques du formulaire sont visibles en détail

L’ensemble des CAP locales ont été formées à l’utilisation de PAOLA.
Durant l’année 2021, le DRIMS a fourni des outils et des données utiles aux différents services de la DRSM, accompagné les échelons, notamment à la suite de l’installation de Matis, participé à des travaux nationaux, et enfin, a répondu aux demandes de partenaires externes.

Quelques temps forts à retenir :

Accompagner sur les nouveaux outils métiers

Lors de la généralisation de l’applicatif Matis, à la demande des échelons, le DRIMS a procédé au paramétrage territorial des UTAA en prenant en compte les profils métiers des intervenants : CSAM, ISM, techniciens médicaux et médecins-conseils.

Avec les évolutions de la requête unique, le DRIMS a apporté son expertise auprès des échelons, en les accompagnant dans l’appropriation des règles de gestion et des implications Matis.

Exercice coordonné

Avec la création de nombreuses structures d’exercice coordonné, des demandes de diagnostic territorial de santé sont formulées selon différentes approches. Plusieurs profils ont ainsi été réalisés, comme par exemple le profil ostéoporose pour les CPTS).

Un de ces profils nous paraît emblématique : le profil CPTS «cartographie des pathologies», établi avec des données reproductibles et régulièrement mises à jour, dans le souci d’apporter une vision globale sur le plan de la santé publique, à l’instar de la démarche développée dans le rapport «Charges et produits», en s’appuyant sur le repérage des pathologies à la fois par les motifs d’hospitalisation, les motifs d’ALD (affection de longue durée) et les consommations médicamenteuses.

Les données étant disponibles au niveau communal, et des arrondissements pour Lyon, elles permettent de décrire un territoire regroupant plusieurs communes adjacentes, et de le comparer au département et à la région. Ce profil est fourni à la demande et mis à jour annuellement.

Campagnes « Aller vers » médicalisées

Plusieurs campagnes de facilitation à la vaccination ont été lancées. Sur le plan médical, les personnes les plus susceptibles de développer des formes graves de la maladie Covid 19 ont été ciblées. Avec une mise à jour bimensuelle, le DRIM’S a assuré la gestion des listes et l’alimentation d’Odigo, permettant de joindre les personnes pour les informer et les accompagner vers une démarche de vaccination.
2021 marque la première année pleine de mise à disposition d’une offre numérique au service médical. Aujourd’hui, l’ensemble des praticiens-conseils ont accès à des revues en ligne (11 titres), pour répondre à leurs besoins d’information, et entretenir leurs connaissances, quel que soit leur lieu et leur mode de travail, sur site, ou en télétravail. La documentation s’est ainsi adaptée aux changements organisationnels, et a proposé une offre innovante, accélérée par la situation sanitaire.

Pour compléter l’offre, un contrat inter-DRSM auprès d’APM, service de dépêches en santé, a été négocié pour un accès en début d’année 2022. Le groupe de travail des documentalistes a également œuvré pour satisfaire un autre public non couvert jusqu’ici, les infirmiers du service médical, avec une analyse des revues existantes et une enquête de lectorat, pour une mise en œuvre mi-2022. Le réseau des documentalistes experts a continué à mettre à disposition des usagers des bibliographies médicales via la base de connaissance de Open Doc, et des veilles quotidiennes de la presse et des actualités médico-réglementaires via le portail IDP.

Enfin, un nouveau partenariat avec la bibliothèque interuniversitaire de santé de Paris Descartes a permis de répondre à des demandes d’articles de revues non détenus dans nos fonds documentaires. Ces articles sont ensuite valorisés dans notre base d’articles BibliOpen par une indexation partagée, avec un accès en plein texte, grâce au contrat inter-DRSM numérique d’articles de presse avec le Centre Français d'exploitation du droit de Copie.
Dès janvier, et pendant près d’un mois, le service communication a relayé auprès des collaborateurs le dispositif national de La Grande Enquête d’image de l’Assurance Maladie. Ce baromètre d’image croise les regards sur l’institution des salariés, des médecins et des Français. Plus d’un collaborateur sur trois a répondu à l’enquête, contribuant à l’attribution d’une note globale de 7,1 sur 10 pour l’image qu’ils ont de l’Assurance Maladie, un chiffre en hausse grâce au rôle majeur joué par l’institution durant la crise sanitaire. En mars 2021, afin d’améliorer ses outils de communication interne et proposer des outils en cohérence avec les usages, le service communication a lancé une enquête auprès des collaborateurs de la DRSM. Les constats ont permis de formuler un ensemble de propositions sur l’accessibilité de l’intranet, l’amélioration des réunions de travail, la création d’une newsletter, ou encore l’opportunité de la création d’une communauté régionale dans Liam.

Capitalisant sur les enseignements de la crise sanitaire, le service communication a développé son savoir-faire dans l’organisation d’évènements digitaux, qu’ils soient à destination de nos publics internes ou externes : webinaires internes pour les vœux (janvier), de présentation de la feuille de route (juin), ou encore de présentation du rapport charges et produits (juillet), et webinaires à destination des professionnels de santé, par exemple la présentation de l’avenant 3 aux centres de soins, les visites de suivi infirmier dans le cadre des isolements liés au covid, ou encore l’accompagnement des patients sous traitement anticancéreux auprès des pharmaciens. Certains de ces webinaires font l’objet d’une large diffusion, en restant accessibles en replay sur la chaine Youtube de la DRSM
Les frais de personnel de la DRSM AuRA ont globalement augmenté de 2,90% en 2021 par rapport à 2020 sous l’effet de la progression des frais de personnel administratif.

A l’instar de l’exercice 2020, la pandémie de Covid19 aura eu un impact significatif sur l’évolution des charges de personnel administratif sous l’effet du recrutement de personnel dédié à l’activité de Contact Tracing (permis par l’ouverture d’un droit à recrutement de 29 CDI à compter de mars 2021 et l’octroi d’une dotation supplémentaire exceptionnelle qui a permis l’embauche de 50 équivalents temps plein annuels sous contrat à durée déterminée).

Après une baisse significative des dépenses sur les autres comptes de fonctionnement en 2020 (-22%) due en très grande partie à l’impact de l’épidémie de COVID 19 sur nos activités, nous enregistrons une reprise des dépenses en 2021 qui retrouvent un niveau comparable à 2019. La DRSM AuRA a notamment eu recours à 67 mois d’intérim en 2021 pour assurer la mission de contact tracing. On relèvera également le triplement des dépenses de formation par rapport à 2020.
En termes d’achat d’équipement de protection contre le Covid, l’année 2021 s’est inscrit dans la continuité de l’année 2020. Pour répondre aux besoins des échelons locaux du service médical, l’équipe AGI est restée mobilisée tout au long de l’année.
Nos achats 2021, en quelques chiffres :
- 1 698 bons de commandes et factures traités;
- 2 206 628 € de budget alloué à la DRSM AURA pour les dépenses de fonctionnement ;
- 213 000€ dépensés en investissement dont :
Un effort particulièrement important a été réalisé en 2021 pour la sécurité des locaux et l’amélioration des conditions de travail des agents :
- Remises des masques aux salariés;
- Dotations en gels hydro alcoolique, lingettes…;
- Dotation en mobilier adapté au domicile des agents bénéficiaires d’une RQTH, dans le cadre du télétravail
- Renouvellement partiel des sièges amortis
En dépit des circonstances sanitaires en 2021, la direction régionale a pu initier ou mener à bien de nombreux changements dans ses locaux. Ces chantiers contribuent à l’amélioration des conditions de travail et sont le résultat d’un travail collaboratif avec les directions locales et l’ensemble des collaborateurs impactés.

Site de Chambéry, en Savoie : réhabilitation de l’accueil

Dans le cadre des orientations nationales, les travaux de mutualisation de l’accueil, avec la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) ont débuté. Ce nouvel accueil intègrera le parcours assuré en lien avec les partenaires institutionnels. Les cabinets médicaux et les box d’accueil seront conformes aux préconisations nationales d’aménagement.

Site d’Annonay, en Ardèche

Les plans relatifs à la réhabilitation ont été finalisés.

Site d’Aubenas, en Ardèche

Les plans relatifs à l’implantation des organismes hébergés ont été finalisés.

Site de Grenoble, en Isère : création d’un nouvel espace de convivialité

Le local à archives, situé au rez-de-chaussée, a été réhabilité pour créer un espace de convivialité modulable. Cet espace supplémentaire permet aux agents de déjeuner en respectant la distanciation nécessaire en cas de pandémie. De plus, la modularité permet aux responsables de service d’occuper la salle pour tenir des réunions dans un cadre informel.

Site de Vienne, en Isère

Des travaux de rafraîchissement ont été réalisés pour offrir d’une part, un accueil approprié aux assurés, et d’autre part, de meilleures conditions de travail pour les salariés.

Site de Jean Macé, à Lyon dans le Rhône

La CPAM du Rhône a procédé au remplacement de l’ensemble des ouvrants. Cette opération permet aux salariés de travailler avec un confort acoustique et thermique performant.

Site de Foch, à Lyon dans le Rhône

L’ouverture des cabinets de consultation à Foch est opérationnelle depuis le mois d’octobre2021, avec des dispositifs de sécurité permettant d’accueillir les assurés dans les meilleures conditions : vigile, interphonie et bureau dédié pour l’agent administratif. Les agents du service contentieux local et régional sont relogés de façon pérenne sur le plateau du 2ème étage du site de Foch. La direction régionale a validé des modifications supplémentaires pour améliorer les conditions de travail : création de bulles de confidentialité, d’un espace multimédia, et d’une salle de réunion.

Site de la direction régionale à Lyon

Les espaces de réunion ont été reconfigurés, pour moduler les zones en fonction des besoins et passer de 2 à 3 salles. Une rénovation des sols et des peintures a été réalisée à cette occasion.