Les échelons du service médical AURA
- Accueil
- En échelon
Découvrez l'année 2021 de nos douze échelons, marquée inéluctablement par la crise sanitaire, qui a eu un retentissement sur la gestion des équipes à distance, l'accueil des assurés et le maintien des activités.
dossier
Ain
Le déploiement de nouveaux outils métier : Matis, Idec, Diadème médical
Le personnel tant médical qu’administratif s’est adapté aux nouveaux outils métier déployés au sein de la région AURA.
Matis a été mis en place en mars 2021 et des personnes relais ont été formées en local sur les différents profils métier pour accompagner tout le personnel Cepra à l’utilisation de ce nouvel outil. Un découpage en trois unités a été réalisé mais avec la mutation d’un médecin-conseil, un nouveau découpage Matis a été instauré en octobre 2021 avec passage de trois à deux unités territoriales.
Les protocoles de soin et les rapports médicaux font l’objet d’une numérisation dans Diadème médical depuis le 15 juin 2021. Une extension du périmètre s’est faite au dernier trimestre avec la numérisation des comptes rendus d’examens médicaux.
Enfin, au niveau risques professionnels, l’outil partagé Idec a été déployé en septembre avec une montée en charge progressive en lien avec la caisse primaire.
Echanges confraternels portant sur les arrêts de travail : nouvel élan en juillet 2021.
Les ressources médicales en diminution et la nécessaire limitation des convocations du fait de la crise sanitaire ont nécessité de traiter différemment les dossiers et notamment via ce type d’échanges. Ainsi, les arrêts de travail de plus de huit mois ont fait l’objet d’une discussion entre le médecin-conseil et le médecin traitant entrainant, pour chaque dossier, une décision par le médecin-conseil quant à la justification médicale de l’arrêt.
La dynamique a réellement été réamorcée en juillet et le nombre d’échanges confraternels réalisé au second semestre 2021 est particulièrement important.
Groupes de travail en lien avec la qualité de vie au travail (QVT) en septembre 2021 :
Des groupes de travail mixtes en petit nombre (praticiens-conseils et personnel administratif) ont été mis en place permettant durant cette année afin d’offrir un espace de discussion et d’échanges collectifs et en présentiel, ce qui n’avait pas pu être possible depuis le premier confinement en 2020.
Ces six réunions ont permis à tout le personnel de s’exprimer et d’aboutir à un plan d’actions en vue de faciliter le retour sur site dans le cadre du télétravail régulier.
En 2021, le personnel a su une nouvelle fois faire face et s’adapter aux nombreux changements, qu’ils soient organisationnels, liés au contexte sanitaire ou encore techniques.
À lire aussi
Cliquez sur les faits marquants pour les déployer
-
L’année 2021 a été marquée par la mise en place d’une organisation renforcée du traitement des prestations entre les différents acteurs agents administratifs, conseillers service assurance maladie(CSAM), infirmiers du service médical et médecins-conseils.
Cette nouvelle organisation répondait dans un premier temps à une pénurie de ressources en médecins-conseils.
Sa mise en place pérenne, issue d’une réflexion menée lors de réunions organisées avec les différents acteurs, a permis à l’échelon d’absorber les retards de traitement et un meilleur respect des délais.
L’assuré est placée au centre du dispositif et les échanges entre les acteurs permettent une meilleure prise en charge du dossier.
En 2021, l’échelon de l’Ardèche a su maintenir le cap de la relation clients et une proximité de terrain, tant pour les assurés que les professionnels de santé.
Le travail des infirmiers du service médical et des conseillers service assurance maladie (CSAM) a renforcé la qualité de suivi et l’écoute privilégiée des assurés en arrêt de travail. Le reste de l’équipe a pallié les différentes absences en élargissant encore le champ de polyvalence de chacun. Grâce à ce travail d’équipe, rendu parfois difficile par le contexte sanitaire et un absentéisme important, notamment sur le deuxième semestre 2021, la continuité de service a été maintenue.
En utilisant et nous appropriant les outils de communication dématérialisés, l’échelon a su rester réactif et au plus proche des interrogations de chacun (professionnels de santé, assurés, partenaires sociaux). L’engagement collectif nous permet cette année encore, d’obtenir de très bons résultats à l’enquête de satisfaction client.
Une année de plus face à la crise avec une équipe agile et dynamique
Pour la deuxième année consécutive, la pandémie a rythmé la vie de l’échelon et a entrainé des changements et des nouvelles organisations.
Les échanges confraternels historiquement réalisés en cabinet se sont faits essentiellement par téléphone. Ces nouvelles modalités permettent plus de souplesse dans la prise de rendez-vous et font gagner un temps précieux aux praticiens-conseils et aux professionnels de santé.
La dématérialisation des documents s’est accélérée notamment avec la mise en place de Pléiade. La PFS de Nice numérise les plis postaux de l’échelon et le service GFI (gestion des flux informatiques) de la CPAM indexe les documents de notre échelon. Dans la même logique, un travail collaboratif avec le service des frais de santé, le service GFI et l’échelon a abouti à la numérisation des demandes d'accord préalable (DAP) de transports et son traitement par l’échelon de manière semi-dématérialisée.
Seule préfecture de France à plus de 150 kms de son CHU de rattachement, dans le Cantal, ce sont plus de cent DAP qui sont traitées chaque jour.
Un beau travail collaboratif entre nos deux organismes qui a renforcé nos liens.
L’échelon a pris sa part dans l’activité de contact tracing. Cette activité s’est faite à la charge des techniciennes de l’UTAA qui ont dû toute l’année se réorganiser en fonction des contraintes humaines de la plateforme contact tracing.
De même, l’arrivée de Matis au printemps nous a incité à revoir nos organisations de travail, les liens entre les différents acteurs ont été renforcés, notamment l’articulation des activités entre les conseillers service assurance maladie (CSAM), les infirmiers du service médical (ISM) et les médecins-conseils. Le résultat est satisfaisant pour les personnels et pour les assurés.
Cette année encore, les agents de l’ELSM du Cantal ont fait preuve de dynamisme, de cohésion et de réactivité au service des assurés.
L’échelon a poursuivi sa mobilisation pour contribuer aux missions confiées dans la gestion de la crise sanitaire : contact tracing avec le renfort d'embauches en contrat à durée déterminée, « aller-vers médicalisé », contre-indications à la vaccination et Prado Covid.
En parallèle, l’activité AOS s’est consolidée. Les deux ROC médicaux ont concouru au déploiement de l’exercice coordonné visant le maillage territorial de l’offre de soins. Ils accompagnent l’élaboration du parcours insuffisance cardiaque au sein des structures.La transversalité DAM/CIS/PC/ISM s’est développée.
Versant lutte contre la fraude, les praticiens-conseils, appuyés par les référents techniques, ont contribué aux très bons résultats obtenus par la CPAM.
La synergie des équipes SA/SM a également très bien fonctionné lors des tests Matis impactant le versement des IJ dans le département. La stratégie multicanal pilotée par une feuille de route dynamique et réactive a limité les ruptures de droits. L’articulation entre acteurs (agents, conseillers service assurance maladie (CSAM), infirmiers du service médical (ISM) et médecins-conseils (MC) a permis l’accompagnement des assurés pour lutter au plus tôt contre la désinsertion professionnelle en lien avec nos partenaires. Le nombre de signalements au service social est demeuré important, et l’arrivée d’une nouvelle directrice à la Carsat a impulsé de nouveaux partages d’expériences. Des rencontres avec les services de santé et prévention au travail ont aussi apporté des éclairages de part et d’autre.
Enfin, l’arrivée du nouveau directeur de la CPAM a constitué l’opportunité d’actualiser et de structurer notre gouvernance commune. Des instances de pilotage régulières rythment et organisent une collaboration active.
2021, le changement dans la continuité !
La continuité avec la poursuite de la cogestion des arrêts de travail médecins-conseils / professionnels de santé et en lien avec les médecins du travail.
Ce dispositif mis en œuvre depuis le mois de novembre 2018 a permis d’instaurer une responsabilité partagée pour le traitement des arrêts de travail. Selon une enquête de satisfaction réalisée en 2021 en Isère auprès d’un panel de professionnels de santé ayant bénéficié d’un échange confraternel autour de la co-gestion des arrêts de travail, 90 % des répondants sont satisfaits de la démarche et 92 % conseilleraient ce type d’échanges à leurs confrères.
Les médecins-conseils trouvent également des avantages à cette pratique, notamment en terme d'efficience (car les convocations d'assurés sont d'avantage ciblées) et d'augmentation de l'intérêt du travail, avec une vraie plus-value de la place du médecin-conseil.
Au cours de l’année 2021, nous avons présenté cette démarche à la DRSM Occitanie puis à la DRSM Nouvelle Aquitaine, avec le témoignage de nos médecins-conseils de terrain de l’Isère. Un vrai succès !
Après les médecins, c’est au tour des infirmiers libéraux de bénéficier d’une offre de service de la part de l’Assurance Maladie, à travers le parcours du nouvel installé… Il s’agit d'une démarche d'accompagnement associé à des contrôles pédagogiques à l'installation des infirmiers libéraux. Le service médical au côté de la caisse primaire apporte son expertise avec l’intervention de ses infirmières (ISM) sur les thématiques suivantes : présentation des outils d’aide à la cotation et la NGAP, présentation des grands principes de cotation, du cumul d’actes et du BSI. Au total, cinq webinaires ont été réalisés en 2021 à ce sujet.
Le télétravail mis en place dans le cadre de la crise sanitaire s’est pérennisé en septembre 2021 au sein de notre organisme, grâce à la signature du protocole d’accord par les représentants du personnel. La majorité des salariés a formulé une demande et nous comptons désormais en Isère 88 télétravailleurs réguliers sur 108 contrats à durée déterminée, soit 81,48 % du personnel.
Le déploiement du projet Diadème qui consiste à numériser le flux entrant du service médical lancé en juin 2021 va faciliter à terme l’exercice de l’activité à distance. Ce projet a débuté en juin 2021 par la numérisation des protocoles de soins pour s’étendre au premier trimestre 2022 à l’ensemble des pièces entrantes.
La stratégie multi-acteurs au cœur de notre organisation
Au cours du dernier trimestre de l’année 2021, des groupes de travail ont été mis en place au sein des trois unités territoriales d’accompagnement et d’avis (UTAA) de l’échelon de la Loire afin de développer la synergie entre les différents acteurs qui les composent : techniciens du service médical (TSM), conseillers service assurance maladie (CSAM), infirmiers du service médical (ISM) et médecins-conseils (MC).
Sur la base de chartes de fonctionnement rédigées au sein de chaque UTAA, un document unique d’orientation et de délégation a été élaboré.
Chaque acteur voit ainsi son rôle précisé :
le TSM : gestion des dossiers des assurés en amont et en aval de la prise de décision du médecin-conseil ;
le CSAM : accompagnement des assurés dans le cadre de la prévention de la désinsertion professionnelle en interface avec les différents partenaires (médecine du travail, service social de la carsat, CPAM) ;
l’ISM : préparation des dossiers des assurés avec recueil des données médicales afin de faciliter la prise de décision du médecin-conseil ;
le MC : positionnement sur les dossiers à forte plus-value médicale pour une intervention réservée à la prise de décision.
Cette démarche a permis de renforcer le travail en équipe pour un traitement plus efficient de la requête unique.
Les premiers résultats sont encourageants, avec une amélioration de nos indicateurs sur le début d’année 2022, notamment sur le taux d’actions suite à un signalement d’arrêt de travail.
Un ELSM toujours dans le mouvement !
L’année 2021 a été marquée par de nombreuses modifications, avec l’arrivée d’un nouveau médecin-conseil chef de service (MCCS) par intérim, le déploiement de nouveaux outils et l’accueil de nouveaux embauchés.
Arrivée d’un nouveau MCCS
En janvier 2021, le docteur Virginie FOSSE, en complément de ses activités de médecin-conseil régional adjoint, devient médecin-conseil chef de service par intérim de notre échelon. Ce renouvellement régulier de MCCS permet à l’équipe de bénéficier de l’expérience de chacun, mais nécessite une adaptation constante aux orientations stratégiques locales souhaitées par le MCCS. Comme à son habitude, l’équipe locale a accueilli avec enthousiasme et bienveillance cette arrivée et une véritable collaboration s’est mise en œuvre tout au long de l’année.
De nouveaux outils de travail : PLEIADE et MATIS
En janvier 2021, le département de la Haute-Loire a intégré le projet Pléiade. Il est le troisième échelon de la région Auvergne-Rhône-Alpes (après la Drôme et l’Isère) à entrer dans l’aventure et le seul actuellement en région AURA à travailler avec la plate-forme de Marseille.
L’ensemble du courrier de la CPAM et de l’échelon est re-routé automatiquement par la poste vers la plate-forme de numérisation, qui le numérise et le met à disposition de l’organisme via des outils d’acquisition et de gestion automatique des documents. Les courriers déposés en local sont, quant à eux, numérisés par la CPAM et mis à disposition de l’échelon via les mêmes outils. Ce déploiement a nécessité une réorganisation complète des circuits de traitement du courrier et une véritable professionnalisation de l’équipe administrative avec l’intégration de nouveau process pour apprendre le typage et l’indexation des pièces. Cette activité a été complétée en octobre 2021 par la dématérialisation à la source par notre échelon des rapports d’Incapacité permanente partielle, d’invalidité et d’inaptitude dès leur signature.
La mise à disposition de l’ensemble du courrier de manière dématérialisée est un véritable confort pour son traitement notamment dans le cadre du télétravail. Malheureusement, quotidiennement des pièces sont encore mal orientées et nécessitent une intervention manuelle de transfert. Face à ce défi innovant, l’équipe a su s’adapter à cette nouvelle activité ainsi qu’à la maîtrise technique des différents outils.
A l’aube du printemps 2021, l’échelon a déployé l’outil Matis. Cet outil permet le suivi de la gestion des signalements des arrêts de travail. Cette fois encore, l’équipe s’est investie dans cet outil pour en tirer le meilleur, en appui à la stratégie multiacteur et multicanal développée au sein de l’échelon.
L’année 2021 aura été marquée par plusieurs projets phares menés sur l’échelon :
la régionalisation de la reconnaissance des maladies professionnelles (MP), l’expérimentation de la prévention de la désinsertion professionnelle (PDP) et le déploiement de Diadème médical.
La régionalisation de la reconnaissance des MP
A l’automne 2021, après plusieurs mois de travail entre équipes prenantes et cédantes, s’est déployée la nouvelle Unité de prestations spécialisée. Cette unité est désormais en charge de la reconnaissance des maladies professionnelles des départements de l’Allier, du Cantal, de la Haute-Loire et du Puy-de-Dôme. Trois praticiens-conseils, quatre techniciens et un cadre coordonnateur concourent, avec succès, à la réalisation de cette activité, en lien très étroit avec les caisses primaires de l’ensemble des départements concernés par la régionalisation.
L’expérimentation de la prévention de la désinsertion professionnelle (PDP)
C’est à l’automne 2021 également qu’a été mise en œuvre, sous l’impulsion de la caisse nationale, la nouvelle expérimentation PDP. La prévention de la désinsertion professionnelle était déjà très prégnante dans le département depuis une dizaine d’années. Les relations partenariales étaient solides et construites avec les services de santé au travail, les assistantes sociales de la CARSAT et la CPAM. L’ambition de cette expérimentation est de tendre à une coordination partagée, avec les CSAM du service médical en pivot central de ce dispositif. Quatre conseillers et un médecin-conseil référent de l’échelon sont activement mobilisés, avec les partenaires externes, pour favoriser le retour à l’emploi des assurés inclus dans ce dispositif.
Le déploiement de Diadème médical
L’échelon du Puy-de-Dôme a été expérimentateur du déploiement de Diadème médical en lien avec la caisse nationale dès mars 2020. Les équipes de l’unité de gestion relation clients (UGRC) et les cadres coordonnateurs ont été fortement mobilisés sur ce projet. La numérisation de la quasi-totalité des courriers est désormais effective sur l’échelon avec une forte implication technique des équipes et notamment de l’UGRC en charge de la gestion du courrier entrant et sortant.
L’année 2021 a été riche en événements et on doit souligner la mobilisation et l’adaptation en continu de l’ensemble des équipes du Rhône qui ont permis la réalisation de l’ensemble des projets relatés ci-dessous.
Les faits marquants du premier semestre :
Le contact tracing est resté une activité importante avec l’implication de trois cadres et de trois praticiens-conseils qui ont contribué au pilotage de cette unité. Les contrats à durée indéterminés (CDI) recrutés, mais aussi des CDI volontaires, se sont adaptés aux besoins de cette activité avec un renforcement en fin d’année pour la cinquième vague.
Matis a été déployé au cours du premier trimestre, après un important travail de découpage des prescripteurs en fonction des 6 UTAA de l’échelon et la création de portefeuilles adaptés à notre organisation.
La visite de la Cnam en mars, avec le directeur général, Thomas FATOME, a permis de présenter la gestion des bénéficiaires, le traitement des arrêts de travail, l’organisation des UTAA, l’accompagnement des professionnels de santé, le déploiement de Matis. La CPAM et la DCGDR étaient également présents durant cette journée.
Démarrage de Diadème en mai, avec la numérisation des protocoles de soins, puis des autres processus (Reconaissance AT/MP, IJ, AS/AT, Rentes, Invalidité et GDB). Fin octobre, 80 % des flux entrants ont été numérisés.
Le dialogue de gestion associant Cpam et Cnam a eu lieu en juin pour le Rhône, avec pour la première fois, la présence du médecin chef d’échelon, pour apprécier notamment la synergie médico-administrative.
Aménagement des locaux du pôle ULAF en juin, sur le site de Foch avec de nouveaux mobiliers, et surtout un nouvel agencement de bureaux communs pour les praticiens-conseils et la création de bulles de confidentialité. Les convocations sur le site ont pu démarrer fin octobre.
Les faits marquants du second semestre :
Nomination du docteur Florence Rubiconi au poste de médecin chef d’échelon le 1er septembre 2021.
Un retour sur expérience suite à la pandémie, réalisé sur l’ensemble des services, avec concertation sur un projet de service de travail hybride, tenant compte à la fois, des exigences de service mais aussi, des souhaits de chacun des collaborateurs en vue d’un passage à du télétravail régulier fin septembre.
Une fin d’année chargée avec, en octobre, un audit de la Cour des Comptes dans le cadre de la campagne de certification des comptes 2021 des branches maladie et accident du travail/maladie professionnelle (AT/MP) pour la caisse primaire et l’échelon local du service médical du Rhône.
Enfin, de nombreuses réunions déployées pour remobiliser tous les pôles : les ISM ont débuté de nouvelles activités et ont bénéficié d’une journée d’immersion auprès des ISM de la Loire pour démarrer les invitations physiques ; les CSAM ont été recentrés sur la prévention de la désinsertion professionnelle (PDP) ; les médecins-conseils ont développé fortement les échanges confraternels IJ cas patients ; les contrôles des demandes d'autorisation préalable pour la chirurgie plastique et bariatrique ont repris ; le pôle ULAF a accueilli un nouveau chirurgien-dentiste ; un gros travail de la part du service informatique a permis une redéfinition des UTAA et une convergence avec les zones DAM/CIS de la CPAM, le but étant de développer une meilleure synergie médico-administrative, notamment pour l’exercice coordonné qui a pris une part importante dans l’activité des médecins-conseils.
Les évènements suivants ont marqué notre échelon en 2021 :
le recrutement d’un CSAM, notre échelon étant désormais actuellement de trois CSAM ;
le déploiement des télé-échanges, une alternative à la convocation physique et les prémices de la télé-convocation qui permet d’optimiser nos plages de convocations, de limiter les déplacements de nos assurés mais aussi de garantir aux assurés de bénéficier d’un suivi attentionné par l’Assurance Maladie ;
le contact tracing, l’échelon ayant continué sa mobilisation pour contribuer aux missions confiées dans la gestion de la crise sanitaire
la réorganisation de l’activité UTAA, avec une entrée multi-acteurs pour le traitement de la requête unique.
des mouvements de personnel , avec de nouvelles embauches mais aussi des départs.
Notre échelon sait s’adapter aux différents défis et le travail en équipe est notre atout indéniable au quotidien !
2021, année dense, toujours rythmée par la crise sanitaire et ses conséquences sur le fonctionnement en interne mais aussi sur la nécessité de coordination en externe :
Avec l’affectation de nombreux contrats à durées indéterminés (CDI), personnel administratif et praticiens- conseils, sur les activités de tracing et des campagnes « aller vers », les activités du service médical ont toutes pu être maintenues ; tous les salariés de l’échelon ont su faire preuve d’une grande capacité de mobilisation et d’adaptation.
En janvier 2021, c'est la mise en place de l’applicatif Matis pour la gestion des indemnités journalières et d’Idec pour la gestion de la reconnaissance des maladies professionnelle.
En septembre 2021, le télétravail régulier est mis en place pour les personnels administratifs et médicaux ;
En octobre 2021, c'est le début de la dématérialisation de tous les flux entrants.
Conjointement avec la Cpam 74, l’échelon a collaboré activement aux négociations des quatre CPTS qui ont signé un accord conventionnel interprofessionnel (ACI) (deux de niveau 4 : Grand Annecy et Nord 74 et deux de niveau 2 : Bas Chablais et Mont-Blanc). L’ensemble couvre 2/3 de la population.
2021, c'est également la participation aux négociations sur les nouvelles conventions avec les hôpitaux universitaires de Genève dans le cadre des soins urgents et de soins programmés en Suisse.
Prado qui était jusqu’à présent suspendu a repris au milieu de l’année et a permis d’atteindre la cible d’inclusions en fin d’année.
184 échanges confraternels (EC) IJ cas patients sur 270 EC ont été réalisés avec de très bons retours des médecins libéraux.
Des analyses d’activité de professionnels de santé ont été priorisées.
Les résultats Cepra ont été conformes aux attentes, malgré le contexte.
Collectivement, il nous faut garder à l’esprit qu’il y aura un après Covid avec une cohésion d’entreprise à repenser autour du télétravail, avec de nouveaux outils, des attentes internes et externes différentes, des méthodes à renouveler, des équilibres internes à retrouver.
Youtube est désactivé. Autorisez le dépôt de cookies pour accéder au contenu
