le collectif au service de la performance 

Les évolutions technologiques nationales en 2020 

Outre la généralisation du télétravail accélérée par les différents confinements, l’année 2020 a été particulièrement riche en évolutions sur les infrastructures et composants informatiques. L’application Passeport déployée pendant l’été a permis le remplacement des serveurs locaux de gestion des habilitations (Access Master) par une base nationale (Passeport). Cette opération a nécessité le retour sur site des agents et praticiens-conseils afin d’assurer l’évolution de la gestion des droits d’accès sur les postes de travail. Grace à la mise en œuvre de cette opération d’envergure, la DRSM bénéficie maintenant d’une complète autonomie régionale pour la gestion des habilitations de son personnel. Le dernier trimestre de l’année a vu la mise à disposition de portables sur un socle système Windows10 au bénéfice de l’ensemble du personnel en CDI de la DRSM. Le paysage logiciel a également fortement évolué avec le début de la généralisation de l’outil Matis ainsi que l’expérimentation Pléiade pour la dématérialisation des flux de documents entrants.

La politique de sécurité du système d'information (PSSI) est définie au niveau national et elle s’applique à l'ensemble des organismes de l'Assurance Maladie.

Le plan d’actions national 2020 de la SSI comportait un objectif de mise en œuvre de 46 règles impactant la Direction, les services ressources humaines, ressources techniques, informatique et SSI. Suite à la création de la DRSM Auvergne Rhône-Alpes en janvier 2020, il fallait harmoniser nos procédures et les mettre en application afin qu’elles soient recevables pour la remontée du plan d’actions à la Cnam en fin d’année. Les DRSM fusionnées, dont la DRSM Auvergne-Rhône-Alpes, ont toutefois vu leur plan annuel allégé par rapport à ce qui était exigé des autres organismes. La crise sanitaire mondiale a contraint la DRSM à adapter son organisation au fil de l’eau dès mars 2020 pour maintenir la sécurité des systèmes d’information. Malgré les difficultés induites pas les changements de circuits, les tâches supplémentaires et la généralisation du télétravail, les objectifs ont été atteints en quasi-totalité grâce à la contribution de l’ensemble des services chargés du déploiement des règles SSI. L’auto-évaluation réalisée dans le cadre du plan d’actions national SSI 2020 a permis de remonter à la Cnam une note de 17,78/20. La note finale a même été majorée par la Cnam avec un résultat de 19,38/20 à l’issue de l’audit national.

  Lancement du nouvel intranet de la DRSM AURA  

Après plus d’un an de collaboration entre les services communication et informatique sur la création de l’intranet, le nouvel intranet de la DRSM Auvergne-Rhône-Alpes a vu le jour le 2 juin 2020. 

 C’est un jeu-concours lancé en interne auprès de l’ensemble des salariés des deux anciennes DRSM qui a permis de trouver le nom de l’intranet. Avec un total de 250 participations, c’est le nom de "Agaura" qui a été retenu, inspiré du grec « Agora », qui évoque le lieu d’échange, de rencontre et de partage… Et c’est justement la vocation de ce nouvel intranet ! 

Durant tout l’été 2020, des sessions de e-formation ont été mises en place par le service communication pour former les contributeurs des différents services à l’utilisation et à l’alimentation de ce premier outil interne qui matérialise la création de la nouvelle DRSM Auvergne-Rhône-Alpes.

L’offre documentaire du service médical évolue et devient 100 % numérique pour les titres les plus souscrits. 

Il s’agit d’un projet inter-DRSM d’envergure, porté par un groupe de travail composé de six documentalistes du service médical et piloté par la région Nouvelle Aquitaine, qui a œuvré pour proposer à l’ensemble des DRSM une offre numérique pertinente et très attendue des lecteurs. Ce travail d’équipe, en collaboration avec le service achats de la DRSM Nouvelle Aquitaine, a été validé par l’ensemble des directeurs des DRSM en octobre 2020. Onze titres numériques en médecine, dentaire et pharmacie, sont proposés via un portail dédié. C’est l’aboutissement de plusieurs mois de négociations, et de contrats passés avec huit éditeurs pour un budget optimisé.

Le RGPD a nécessité le recueil des consentements à la fourniture de données personnelles auprès de l’ensemble des praticiens-conseils, recueil nécessitant une mise à jour trimestrielle en fonction des mouvements du personnel. Les usagers ont désormais accès à leurs revues directement sur leur poste de travail, évolution rendue nécessaire par les nouveaux usages et le travail à distance. Ils ne sont pas pour autant livrés à eux-mêmes grâce à l’accompagnement des documentalistes et les nombreuses actions auprès d’eux : campagne e-mailing et teasing, foire aux questions, guides d’aide, création des comptes, service-après-vente usagers avec une boite mail dédiée, sensibilisation aux droits de reproduction et de diffusion. Deux groupes sur notre réseau social d'entreprise "Liam" ont également été créés pour faciliter le travail en réseau et les échanges entre les référents documentation des DRSM et le groupe de travail.

Principales dépenses de fonctionnement "autres comptes" - 2020   La répartition des dépenses de fonctionnement a très fortement été impactée par la crise sanitaire : 

- la protection des salariés, à travers l'achat de masques, gels hydroalcooliques, etc. a entrainé une hausse significative de + 146 % des achats de fournitures diverses (+ 172 000 euros)

 - le déploiement massif du télétravail a quant à lui conduit à une hausse marquée (+119%) des dépenses en matière de fournitures informatiques (+53 000 euros). La diminution à peine marquée des frais d'affranchissement (-10 %) vient confirmer que le service médical a su, malgré tout, maintenir globalement son activité auprès des assurés sur la période.

L’année 2020 a été inédite. Cette situation a mis en exergue nos capacités d’adaptation et de réactivité. Le service achat a répondu présent dès le début de la crise sanitaire pour permettre de satisfaire au mieux les besoins de chacun. 

 Un investissement important a été réalisé en 2020 pour garantir la sécurité des locaux et des salariés, mais également pour améliorer les conditions de travail : 

 • Remise de masques aux salariés 

 • Dotation en gels hydro-alcoolique, lingettes… 

 • Installations de séparateurs plexiglass 

 • Réaménagement des espaces partagés 

 • Remplacement des chaises visiteurs en tissus par des chaises en polypropylène 

 • Equipement informatique des personnels affectés au contact tracing 

 • Dotation en mobilier adapté pour le domicile des agents bénéficiant d’une reconnaissance de travailleur handicapé (RQTH)

Une politique immobilière dynamique

En dépit du contexte sanitaire, la direction régionale a su mener à bien de nombreuses opérations dans les locaux. Ces chantiers contribuent à l’amélioration des conditions de travail et sont le résultat d’un travail collaboratif avec les hébergeurs et l’ensemble des agents.

En 2020, le secteur des ressources humaines de la DRSM AuRA a connu un niveau d’activité d’une intensité exceptionnelle, sous l’influence de la crise sanitaire mais également de la poursuite de projets structurants, notamment l’intégration des régimes et le rapprochement territorial des DRSM des régions Auvergne et Rhône-Alpes.

S’agissant de l’intégration des personnels de l’ex-régime des travailleurs indépendants, ce sont 21 agents et 7 praticiens-conseil, salariés de l’ex-RSI, qui ont rejoint les effectifs de la DRSM AURA. Afin de faciliter leur appropriation de nouvelles activités, ils ont pu bénéficier de parcours d’accompagnement personnalisés co-construits en lien avec l’ex-RSI. 

L’année 2020 a également concrétisé, au 1er janvier, la création de la DRSM AuRA, issue du regroupement des DRSM Auvergne et Rhône-Alpes, avec la mise en œuvre effective et opérationnelle du schéma d’organisation régionale. D’importants travaux de mise en cohérence des outils et référentiels RH ont ainsi été entrepris, tout au long de l’année, pour assurer la bonne gestion administrative de près de 1 000 salariés. 

Une enquête du climat social a par ailleurs été réalisée en septembre 2020, via l’administration du Baromètre social institutionnel, qui a permis de recueillir le ressenti du personnel sur la fusion mais également le télétravail ou encore les effets de la crise sanitaire. 

Le fait majeur de cette année demeure toutefois la crise sanitaire, avec ses périodes de confinement/déconfinement, qui ont accéléré le déploiement du télétravail pour l’ensemble des salariés de la DRSM, et le développement de nouveaux modes d’organisation, mixant présentiel et distantiel au sein des équipes, avec toujours, la préoccupation d’assurer la sécurité des personnes et tout en veillant à la continuité des missions de service public qui nous incombent. 

Avec cette crise, l’activité RH s’est organisée pour mettre en place de nouveaux canaux de communication à distance vers l’ensemble des salariés et ainsi assurer la gestion de la paie et des situations particulières liées à la crise (gestion des arrêts pour garde d’enfant, des dispenses d’activité, des cas contacts et des arrêts maladie...). Le dispositif de formation s’est lui aussi adapté pour déployer un nombre de plus en plus important de formations réalisables à distance. 

La nouvelle activité de contact tracing, dispositif d’appels sortants permettant de briser les chaines de contamination à la Covid-19, a conduit à un recrutement très important de personnels en CDD (93 CDD), à partir de l’été 2020. Cette vaste opération de recrutement s’est également appuyée sur des équipes d’agents CDI volontaires qui ont accepté un changement d’activité pour répondre à l’urgence sanitaire. L’équipe RH s’est organisée pour mettre tous les moyens nécessaires au service de cette activité essentielle : gestion des primes, des heures majorées… 

C’est dans ce contexte très dense que Mélanie GEY a pris ses fonctions de responsable RH en octobre 2020. Nul doute qu’elle saura relever les nombreux défis RH de 2021 !

Le service régional RCT a été mis en place avec la fusion des deux ex-régions et sa première mission a été d'intégrer le pôle national RCT des Travailleurs Indépendants, en même temps que les conséquences de la crise sanitaire en termes de production des avis médicaux.

Deux comités ont été constitués afin de structurer les travaux d’intégration : un comité stratégique et un comité opérationnel avec tous les partenaires concernés, à savoir CNAM, métier RCT, direction comptable et financière et service médical. Des réunions mensuelles se sont tenues depuis mars 2018. 

Un plan d’actions a été créé et suivi pour la gestion de ce projet dont les grands axes pour le service médical ont été les suivants : 

 •Ressources humaines : 

La responsabilité de ce service a été confiée à un médecin conseil chef de service. Un transfert géographique des personnels depuis le site de l'échelon du Puy-de-Dôme (site SOLARIS) vers le site clermontois de l'échelon régional (site Oxalis) a été effectué courant février 2020 en même temps que le rattachement administratif des personnels à la DRSM AURA. 

•Outils : 

 - Reprise informatique (effective au 02 06 2020) des données de gestion RCT des TI (outil PIL RCT) dans l’outil de gestion RCT du RG (GRECOT);

- Rapatriement des données médicales propres aux dossiers RCT TI ;

- Rapatriement des données du logiciel de gestion médicale des TI (Archimed) dans l’outil de gestion médicale du RG (Hippocrate), - L’accès pour le service médical aux données des bases de remboursement BO OCAPI. En effet, le traitement des dossiers des ex TI nécessite l’utilisation d’outils spécifiques : les prestations antérieures à la fin de la période REFOP n’étant pas intégrées dans IMAGE elles ne remontent pas dans GRECOT. Aussi, les données sont à récupérer dans BO OCAPI via une requête administrative.

- L’intégration de la gestion électronique des documents GED IRIS (Ex TI) dans la GED DIADEME du RG. Il est à noter que le périmètre des accès informatiques actuels aux bases informationnelles restent limités à celui des ELSM de la région AURA. 

•Organisation de l'activité : 

La gestion des dossiers du pôle national a été confiée de janvier à juin 2020, à deux agents et un PC référents, les dossiers du pôle TRAM RG existant (CPAM 03, 15, 43, 63, 26 et 73) restant géré par les autres agents et PC , en raison de : 

- la spécificité de l’utilisation de l’outil de gestion pour les TI (PIL RCT) , - la phase transitoire de montée en charge (formation des agents) et d’adaptation de l’équipe du Service médical (cinq agents et deux praticiens terminant leur formation sur un effectif total de 12).

• La gestion documentaire dont les interfaces 

Cette intégration a amené à la révision ou la création des documents suivants communs à la gestion du RCT des ex TI et du RG : 

- Révision du protocole de partenariat organisant les relations entre la CPAM 63 et le service médical et des fiches pratiques en rapport (utilisation des interfaces via l’outil GRECOT), 

- Adaptation d'un instancier hebdomadaire Excel permettant au service médical de connaitre les dossiers en attente d’avis de la CPAM (l’outil GRECOT ne proposant pas de manière directe cette fonctionnalité), 

- Mises à jour de la note d’organisation dans la répartition des dossiers au sein de l’équipe, - Sur le plan plus spécifique des moyens de maitrise en lien avec le référentiel national de processus (RNP) : réalisation d’une revue de dossiers médico-administrative évaluant en particulier le chiffrage des frais futurs, élaboration d’une nouvelle fiche d’avis d’imputabilité. L’intégration du pôle national RCT TI au sein du pôle TRAM 63 tant pour sa partie administrative que médicale a donc été réalisée dans le respect (un seul mois de décalage) de sa planification initiale par le comité de pilotage stratégique national et le comité opérationnel malgré la crise sanitaire, avec un phasage satisfaisant des opérations des différents intervenants tout en maintenant la gestion des dossiers en cours.