les échelons du service médical AURA  

En cette année particulière, l’échelon a été marqué par la réorganisation des activités liée à la mise en place du travail à distance dans le cadre de la crise sanitaire. 

Les liens entre les différents acteurs ont été renforcés, notamment l’articulation des activités entre les CSAM, les ISM et les médecins-conseils. Au mois de septembre, le site de Moulins a déménagé dans ses anciens locaux, réhabilités suite à un incendie survenue en 2015. Le site dispose maintenant de box de convocations et d’un accueil partagé avec la CPAM. 

Après quatre années passées en tant que médecin chef de l’échelon local, le Dr Antoine Comoy part pour occuper les mêmes fonctions à l’échelon local du Puy de Dôme. Le Dr Bernadette Villaume a été nommée médecin-chef par intérim.

La pandémie a largement impacté nos vies, tant d’un point de vue privé que professionnel.  Retour sur deux changements majeurs dans le quotidien du service médical du Cantal qui a su démontré une grande capacité d'adaptation.

Le télétravail, dont la mise en place n'avait pas encore débuté, est une réalité pour 82 % du personnel de l’échelon à la fin de celle-ci. D’abord subi du fait du confinement, le télétravail a donné lieu à une réorganisation collective et individuelle du travail : s’organiser sans pouvoir imprimer ses documents au quotidien, sans la présence physique de ses collègues en cas de besoin, devoir utiliser des applications pour communiquer, faire des réunions derrière un écran ou l’on partage plus que l’on ne projette les supports de présentation, intervenir à distance sur les postes, etc. Les agents ont fait preuve de résilience et montré leur adaptabilité et agilité pour intégrer au quotidien des nouvelles relations et organisations de travail. Reviendrons-nous en arrière ? Sûrement pas, même s’il faut que chacun, et ensemble, nous trouvions le bon équilibre sur la durée et puissons revoir nos pratiques et ainsi définir le temps idéal de travail sur site et à distance avec des outils adaptés.

Autre changement majeur de cette année, les nouvelles modalités d’accueil des assurés. La pandémie, nous a obligé à revoir nos procédures d’accueil pour garantir la sécurité sanitaire des assurés et des agents, car l'échelon local d'Aurillac n'ayant pas d’accueil mutualisé, les assurés sont reçus dans les bureaux des praticiens, des ISM ou des CSAM. Un sens de circulation a donc été défini, les rendez-vous ont été adaptés pour limiter à deux personnes le nombre maximum en salle d’attente, faire du sur-mesure et éviter de convoquer les plus fragiles, équiper les praticiens en gel, masques, blouses, désinfectants, lingettes, lunette de protection, et sac poubelle jaune, mettre des plexiglas sur les bureaux et s’assurer que les assurés se désinfectent les mains. Défi réussi, la pression sur le flacon de gel est devenu un geste reflexe et nous nous déplaçons masqués, les assurés sont rassurés et nous continuons notre mission….

Agir ensemble, protéger chacun.

Des changements considérables ont mis à l’épreuve les capacités d’adaptation du personnel de l’échelon. Alors que le PCA est activé et qu’une grande partie des agents sont en télétravail, la mise en place de nouveaux outils a débuté en février 2020 avec Matis et s’est poursuivie pendant l’été avec Pléiade.

L’ELSM de la Drôme est intervenu en appui de la DMGR pour l’expérimentation nationale Matis. Matis est le nouvel applicatif du service médical qui remplacera à terme l’outil Hippocrate. Matis est organisé autour des processus, avec un premier palier qui concerne le traitement des IJ, des risques maladie (AS) et professionnel (AT/MP). La période de « pré-production » consiste en une phase de tests réalisés par une équipe restreinte pour s’assurer que l’outil est opérationnel et répond au cahier des charges. Elle s’est achevée en février 2020 et a permis la poursuite de l’expérimentation. Cette seconde période de « pré-série » a engagé tous les acteurs des UTAA. Le traitement des signalements de la RU s’est effectué en réel, imposant une double saisie (Hippocrate-Matis). Cette phase est déterminante : par la remontée des anomalies, elle a contribué à la correction du guide utilisateur et à la préparation de la version 2 du palier 1 (prise en compte des demandes d’amélioration). Enfin, la généralisation à l’ensemble de la DRSM AURA a mobilisé l’échelon qui a participé à l’élaboration du guide de formation nationale et à l’accompagnement des autres échelons.

L’ELSM de la Drôme est le premier échelon de la région AURA à expérimenter PLEIADE. Avec le projet Pléiade, le courrier postal adressé à l’échelon est pris en charge par une PFE dédiée, qui centralise la réception du courrier, l’ouverture des enveloppes et la numérisation du courrier. Une fois numérisé, le courrier est mis à disposition de l’échelon via l’outil de gestion électronique des documents du service médical, Diadème+, pour être traité. Il est à noter que le projet Pléiade permet également de conserver le courrier dans un système d'archivage électronique. L’échelon a validé les prérequis en juillet et août 2020, pour assurer un déploiement en octobre 2020. En parallèle, durant cette période, les méthodologies ont été rédigées. La formation des équipes a été planifiée et réalisée en septembre. Le retour d’expérience auprès de la DMGR a permis à l’équipe nationale d’enrichir le support de présentation du projet. Au niveau régional, l’échelon a contribué à l’accompagnement des échelons qui déployaient ce projet par les échanges de pratiques et la transmission des modes opératoires.

La crise sanitaire a fortement bousculé nos organisations au sein du réseau du service médical. En raison des restrictions sanitaires, nous n’étions plus en mesure de convoquer les assurés avec la même fréquence ni au même rythme qu’auparavant.

Pour autant, cette situation nous a donné l’opportunité de nous réinventer pour assurer la continuité de service. La collaboration entre les infirmiers du service médical et les médecins-conseils s’est ainsi renforcée. Un des rôles des ISM a été de recueillir les données médicales pour compléter celles déjà détenues par le médecin-conseil afin de lui permettre de statuer sans avoir à faire déplacer tous les assurés. Nous avons davantage développé les échanges par la messagerie sécurisée avec les professionnels de santé. Dès le mois de mai 2020 (à la sortie du premier confinement), une large communication a été réalisée à leur attention pour leur rappeler les avantages de ce canal de contact en cette période de crise sanitaire. Les CSAM , ont quant à elles, innové en accompagnant les assurés par téléphone pour limiter les déplacements des personnes en arrêts de travail. Par la mobilisation de chacun, en présentiel ou en télétravail, nous avons pu tenir nos engagements auprès des assurés et des professionnels de santé.

L’expérimentation du nouvel applicatif Matis (outil permettant la gestion des signalements des arrêts de travail) a également marquée l’année 2020 en Isère. Après l’ELSM de la Drôme, l’Isère a été le deuxième échelon expérimentateur de France. En plus de l’accompagnement des équipes de la Drôme, nous avons bénéficié de celui de la Cnam. Une visite de l’équipe nationale a d’ailleurs eu lieu au moment du déploiement Matis en octobre 2020.

Grâce à sa capacité d’adaptation, à son professionnalisme, à sa cohésion et à son investissement, l’équipe altiligérienne a réussi à maintenir, pendant toute la période de la crise sanitaire, une activité permettant aux assurés de bénéficier du traitement de leurs demandes de prestations. Dès mars 2020, un noyau d’agents est resté mobilisé pour assurer la continuité de service auprès de nos assurés en réalisant leurs missions en télétravail ou sur site (uniquement pour la préparation des ordinateurs et le tri du courrier une fois par semaine au départ).

A partir du mois d’avril, tous les membres de l’équipe ont été peu à peu pourvus en matériel pour télétravailler. Pendant toute cette période, l’équipe s’est adaptée aux modifications nombreuses sur le traitement des activités prioritaires déterminées par la Cnam, ainsi qu’aux ajustements très fréquents des circuits internes, mis en place rapidement dans le contexte du télétravail exceptionnel.

Le 11 mai, l’ensemble des agents avait repris une activité professionnelle sur nos missions traditionnelles ou sur le tracing. Cette dernière activité ayant mobilisé les ressources du CEPRA en mai et à la fin de l’été, selon l’importance de la circulation virale, de nouvelles organisations de travail ont été mises en place pour optimiser le travail du CEPRA. Le recours au téléphone par les médecins-conseils, les ISM ou la CSAM  est devenu quotidien afin de traiter des dossiers sur pièce. Les médecins-conseils et ISM récupérant des données médicales et la CSAM , assurant l’accompagnement dans le cadre de la prévention de la désinsertion professionnelle ou de l’avis médical signé par le médecin-conseil. Une nouvelle réflexion sur le traitement de la requête unique (arrêts de moins de six mois) par les médecins-conseils et les ISM permet de libérer du temps pour les médecins. La CSAM  intervient désormais également en première intention auprès de certains assurés.

Malgré le recrutement très significatif de CDD sur l’activité tracing covid à l’automne, le personnel en CDI venu en renfort sur l'activité du tracing est resté mobilisé jusqu’au début décembre. La bienveillance et l’entraide constante entre tous les corps de métiers, ,techniciennes, CSAM , ISM, médecins-conseils et équipe de direction, ont permis de surmonter avec succès cette période compliquée.

Cette épreuve a forcé l’échelon à se dépasser et à mettre en place des actions qui auraient nécessité plusieurs mois en temps normal, elle a aussi permis le développement rapide et l’appropriation du télétravail pour l’ensemble du personnel. Elle a démontré le dynamisme de cette équipe qui peut être fière du travail qu’elle a réalisé.

Comme pour les autres échelons, l'année 2020 aura été marquée, dans l'échelon du Puy-de-Dôme, par le contexte de crise sanitaire que nous avons traversé ensemble. Les personnels ont vécu un déploiement massif et généralisé du télétravail et une dématérialisation accrue des activités quotidiennes.

S’agissant du télétravail, les perceptions, au départ partagées, se sont rapidement rejointes et la grande majorité des équipes apprécie aujourd’hui de travailler à distance. Concentration accrue, réduction de la fatigue liées aux trajets et meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle sont autant de points positifs évoqués par le personnel. L’enjeu essentiel du déploiement du télétravail aura été, durant l’année écoulée et encore aujourd’hui, le maintien de la cohésion et du lien entre les équipes de travail.

En sus du télétravail, l’année aura été également marquée par l’accélération de la dématérialisation notamment via le déploiement de Diadème médical sur l’échelon au cours du 1^er semestre 2020. La dématérialisation des documents réduit considérablement les manipulations de papier et facilite le travail à distance. Pour autant, la numérisation des documents entrants et sortants, si elle fluidifie les échanges, nécessite néanmoins des ressources et du temps dédié à sa mise en œuvre et à sa réalisation.

L’année 2020 aura également été celle de l’intégration du régime des travailleurs indépendants au régime général et avec comme corollaire celle des agents de l’ancien RSI dans notre équipe. L’intégration de ce personnel administratif et praticiens-conseils, en pleine période pandémique, a constitué une préoccupation importante de la direction locale et au sein de l’échelon local du service médical du Puy-de-Dôme. Enfin, cette année 2020 aura été marquée par la fusion des deux anciennes régions Auvergne et Rhône-Alpes. Le personnel de l’échelon a dû notamment faire connaissance avec de nouveaux interlocuteurs, de nouveaux services et appréhender de nouveaux circuits de diffusion de l’information. A l’issue de cette année de fusion, il demeure encore de nombreuses choses à construire et à faire vivre ensemble au sein de la nouvelle région AURA.

Il avait été décidé qu’une formation auprès de ce public devait être plutôt régionale afin de la rendre homogène avec un niveau d’information identique, en lien avec les départements 69, 38, 42 et 63. Les circonstances ont permis de tester cette formation en commençant par le Rhône. La principale nouveauté fut une présentation médico-administrative, qui s’est déroulée sur deux sessions d’une journée en 2020, avec d’une part, une actualisation et une modernisation des supports élaborés par le service médical, et d’autre part, une présentation par la CPAM portant essentiellement sur l’exercice coordonné avec les CPTS et MSP. Cette présentation permet de faire connaître évidemment les missions de l’Assurance Maladie auprès de futurs médecins mais également le métier de médecin-conseil, en vue de potentiels recrutements ultérieurs. Cette collaboration va se poursuivre tout en renforçant ce partenariat medico administratif.

Le Rhône, précurseur dans le contact tracing, a reçu la visite du ministre de la Santé (en présence des docteurs Laurence Cauchard et Lucie Pothrat)