Encore une année particulière

Le Schéma directeur des ressources humaines (SDRH) est la feuille de route que s’est construite la caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime, en déclinaison du SDRH national pour répondre de façon adaptée à notre contexte pour accompagner les évolutions.

Notre SDRH s’articule autour de 6 leviers :

 1. anticiper la transformation des métiers et accompagner les trajectoires professionnelles ;
 2. diffuser l’innovation dans les pratiques managériales ;
 3. réussir l’intégration des régimes et accompagner tous les collaborateurs ;
 4. cultiver la performance sociale et la qualité de vie au travail ;
 5. renforcer la fierté d’appartenance et développer la « marque employeur » ;
 6. piloter et accompagner la performance des ressources humaines.

Un webinaire dédié au télétravail et au management à distance a eu lieu le 1^er juin 2021.
Une formation sur le management participatif et mixte, sur site et en télétravail, a été testée fin 2021 par 7 participants.
Pros Consulte propose des conseils en management.

Onze salariés ont suivi la formation « Recruter sans discriminer » et une formation en e-learning a été proposée à l’ensemble des managers.

Le département Ressources humaines a mis à disposition une grille d’activités des managers dans le cadre de passage de relais entre ceux-ci.

Un plan d’actions « Gestion des emplois et des parcours professionnels et sur la mixité des métiers » a été mis en place.

Le département Ressources humaines a également proposé un point de situation à 1 an avec les agents intégrés : 22 bilans ont été formalisés.

Les retours d’absence supérieure à 3 mois sont formalisés via l’applicatif Alinéa, sous la forme d’un entretien professionnel : 21 agents ont été reçus en entretien par le département Ressources humaines.

La caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime souhaite développer une politique de recrutement plus proactive, en développant des partenariats externes. C’est pourquoi un partenariat a été conclu avec Pôle emploi, Cap emploi, les écoles et les universités.
Nous avons participé au Salon virtuel du handicap en mai et au Forum stage emploi en novembre.

Des projets ont vu le jour en 2021, comme la dématérialisation des bulletins de salaires, la carte tickets restaurant, la dématérialisation des dossiers des salariés et de transmission des pièces justificatives.

La caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime est engagée depuis de nombreuses années dans la démarche de Responsabilité sociétale des organisations (RSO).
Le pilotage est assuré par un agent de direction, une cheffe de projet avec l’aide d’un groupe de travail chargé de définir et d’animer l’ensemble des actions.

Malgré la crise sanitaire, la démarche RSO a été poursuivie au niveau local et a permis de développer des actions d’information auprès des collaborateurs :

• la rubrique RSO de notre Intranet est alimentée régulièrement pour accompagner la démarche et valoriser les actions locales : promotion de l’utilisation des vélos électriques, possibilité de recharge des véhicules électriques, mise en place de ranges-trottinettes avec possibilité de recharge, etc...
• La caisse d’assurance maladie a participé aux formations proposées par le programme Impulsion 2021, sur les thématiques du climat et de la transition énergétique : les fiches de synthèse ont été diffusées sur notre Intranet à l’ensemble des collaborateurs. Une sensibilisation a été effectuée sur les écogestes afin de lutter contre la pollution numérique.

LES FAITS MARQUANTS :

Forfait mobilité durable

Une information sur le forfait mobilité durable, détaillé dans le protocole d’accord du 18 mars 2021, a été effectuée afin de faire connaître le dispositif auprès des salariés, avec un montant annuel accordé de 300 euros et la possibilité de prise en charge des réparations de vélos.

Un rappel a également été effectué sur la possibilité de prêt d’un vélo électrique et la mise à disposition d’abris à vélos sécurisés sur les sites de La Rochelle, Rochefort et Saintes.

12^ème édition de la journée du don

500 euros ont été reversés par la caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime à l’association « Rescue for the Ocean », retenue en 2021. Cette association a pour objectif de développer la sensibilisation sur l’état de l’environnement, des mers et des océans dans les écoles, et de distribuer des kits universels écocitoyens pour réaliser des actions de collecte de déchets.

Les 10 ans du Challenge de la Mobilité

Le Challenge de la Mobilité, qui s’est déroulé du 7 au 13 juin 2021, a mobilisé 39 de nos collaborateurs qui ont saisi 186 trajets domicile-travail réalisés autrement qu’en voiture, soit l’équivalent de 4 812,8 kilomètres. Ce challenge a été l’occasion de promouvoir et tester des modes de déplacement alternatifs à la voiture individuelle. Les collègues en télétravail ont pu participer et valoriser les kilomètres économisés. Un kit d’éclairage vélo a été offert à chaque participant pour les remercier de leur implication.

Dispositif de communication sur la réduction de la consommation d’énergie

La caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime a participé au dispositif national de communication afin de promouvoir les usages vertueux et rendre les collaborateurs acteurs de la réduction de la consommation énergétique. Nous avons :

• diffusé des vidéos et des quiz sur notre Intranet du 21 au 25 juin 2021 ;
• participé à un challenge écologique lors de la Semaine européenne du développement durable du 18 au 28 septembre 2021.

Suppression des bouteilles / gobelets en plastique

Dans les salles de réunion, des bouteilles d'eau en verre consignées et des gobelets écoresponsables ont remplacé les bouteilles et les gobelets en plastique en juin 2021. Des gourdes écoresponsables ont été distribuées à nos collaborateurs à l’occasion d'Octobre rose.

Salon virtuel du handicap

Nous avons participé, du 25 au 28 mai 2021, au salon virtuel du handicap (sur 54 organismes de Sécurité sociale dans le réseau) : 29 candidats ont été contactés pour un pré-entretien, sur 46 postulants, pour des postes de téléconseiller et d’agent administratif.

Semaine européenne pour l’emploi des personnes handicapées

Nous avons participé à la 25^ème édition de la Semaine européenne pour l’emploi des personnes handicapées (SEEPH) qui s’est déroulée du 15 au 21 novembre 2021.

Atelier contrôle technique vélo

Menée en partenariat avec le Comité départemental du cyclotourisme, cette action, proposée le 23 novembre 2021, a permis à 12 collaborateurs rochelais de réaliser un contrôle technique de leur vélo : il s’agissait de lister les dysfonctionnements des vélos contrôlés et de pointer les réparations les plus urgentes à effectuer, de façon à rouler en toute sécurité.

Le projet d’entreprise « Nos agents ont du talent / 2019-2022 » est incarné par des missions déléguées constituées de volontaires issus de l’ensemble des secteurs d’activité de la caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime et doit :

• garantir collectivement la performance de notre organisme ;
• rendre nos modes de travail plus innovants et collaboratifs.

Il s’agit d’une réelle opportunité pour réaffirmer nos valeurs et nos ambitions construites au regard de notre environnement et de ses particularités locales.

Un certain nombre de missions déléguées ont œuvré en 2021 pour donner corps au projet d’entreprise local en proposant des actions concrètes, tout en créant du lien entre les collaborateurs.

La mission déléguée « Consolider l’accompagnement Ressources humaines auprès des collaborateurs » a mené un sondage du 3 au 11 mai 2021. L’étude des résultats a donné lieu à la réalisation d’un plan d’actions en lien avec le département Ressources humaines : coaching, formation, etc.

La mission déléguée « Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs » a :

• élaboré un tableau d’activités des managers qui précise pour chaque mission, la fréquence de réalisation, le degré de maîtrise, les besoins en formation et les outils métiers utilisés ;
• rénové la journée d’intégration afin de la rendre moins dense et plus dynamique pour les nouveaux arrivants à la caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime, et mis en place un 1^er tutoriel relatif à une application informatique.

La mission déléguée « Mieux diffuser l’information stratégique et opérationnelle » a :

• diffusé des compte-rendus de comité de direction et relayé les prises de parole du directeur ;
• créé un tableau récapitulatif des outils collaboratifs à disposition des collaborateurs ;
• rénové les réunions de managers en alternant présentiel et distanciel.

Une réunion de managers, sur le télétravail et le management à distance, a été réalisée en distanciel le 1^er juin 2021 avec l’intervention du cabinet Greenworking. Une autre réunion en présentiel s’est déroulée le 30 septembre 2021 : elle a permis aux managers de se retrouver et à la direction de faire un point d’actualité de l’ensemble des secteurs d’activité de la caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime.

La mission déléguée « Moderniser nos ressources informatiques » a contribué à la simplification de l’architecture des serveurs. Une vaste opération de nettoyage volontaire sur les serveurs en septembre 2021 a permis d’inciter l’ensemble des pôles et départements à adopter les bons gestes et réflexes et ainsi contribuer à limiter l’empreinte écologique du numérique.

La mission déléguée « Engager de nouveaux dispositifs sur la qualité de vie au travail » a :

• diffusé sur notre intranet, Océam, un kit d’accompagnement au retour sur site comprenant une vidéo, un guide, une fiche réflexes en juin 2021 ;
• mené une réflexion sur des temps d’échanges à destination des agents et des managers.

Le Conseil est périodiquement tenu informé par le directeur de la mise en œuvre des orientations qu'il définit et formule les recommandations qu'il estime nécessaires. Il approuve, sur proposition du directeur, les budgets de gestion et d'intervention. Ces propositions sont réputées approuvées, sauf opposition du Conseil à la majorité qualifiée, dans des conditions et selon des modalités fixées par décret.

Pour la deuxième année consécutive, la pandémie de Covid-19 a modifié le fonctionnement des Conseils : un seul sur les quatre planifiés sur l’année a pu être organisé en présentiel. Les 3 autres Conseils se sont réunis pour une majeure partie en distanciel, en raison des mesures sanitaires en vigueur et l’autre partie en présentiel (direction et bureau). Il en a été de même pour toutes les autres commissions internes et paritaires de professionnels de santé.

Il a été décidé au cours de l’année d’inviter un responsable de département/pôle afin de présenter les activités de son service aux conseillers. L’accueil physique et la lutte contre la fraude ont été mis en exergue.

Le Conseil détermine, sur proposition du directeur :

• les orientations du contrat pluriannuel de gestion ;
• les objectifs poursuivis pour améliorer la qualité des services rendus à l'usager ;
• les axes de la politique de communication à l'égard des usagers ;
• les axes de la politique de gestion du risque.

Le Conseil délibère sur :

• la politique d'action sanitaire et sociale de la caisse d’assurance maladie dans le cadre des orientations définies par la caisse nationale d'assurance maladie ;
• les modalités de traitement des réclamations des usagers, au sein d’une commission spécifique ;
• les opérations immobilières et la gestion du patrimoine ;
• l'acceptation et le refus des dons et legs ;
• la représentation de la caisse d’assurance maladie dans les instances au sein desquelles elle siège ;
• le contrat pluriannuel de gestion.

Le Conseil peut être saisi par le directeur de toute question relative au fonctionnement de la caisse d’assurance maladie. Il peut, sur le fondement d'un avis motivé rendu à la majorité des deux tiers de ses membres, diligenter tout contrôle nécessaire à l'exercice de ses missions.

Le Conseil est composé de 27 titulaires et 25 suppléants, dont :
Président du Conseil : Dominique SALBREUX (MEDEF)
1ère Vice-Président : Nathalie FERNANDEZ (CGT-FO)
2ème Vice-Président : Dominique SIMONNET (FNMF)
3ème Vice-Président : Roger BUFFETEAU (CGT)

Le rôle du département Risques financiers et optimisation des processus (RFO) est de garantir la fiabilité de paiement à travers des contrôles définis par la caisse nationale d’assurance maladie.
Nous sommes également responsables de la remontée du contrôle interne, c’est-à-dire des résultats des contrôles de l’ensemble des processus de la caisse d’assurance maladie de la Charente-Maritime.

Les dépenses de fonctionnement sont réparties en deux grandes rubriques :

• les charges du personnel ;
• les autres comptes de fonctionnement (énergies, fournitures, travaux, maintenance, honoraires, prestations de ménage, frais de déplacement...).

Les dépenses d’investissement, quant à elles, correspondent à des biens destinés à rester durablement dans le patrimoine de l’organisme (exemple : acquisition de mobilier ou d’équipements informatiques, achat d’un véhicule, réfection des bâtiments, remplacement d’une chaudière...). Il s’agit d’immobilisations faisant l’objet d’un amortissement sur plusieurs années.

En termes de fonctionnement, l’année 2021 a été marquée par l’évolution de certaines dépenses due à la crise sanitaire :

• le recrutement d’intérimaires dans le cadre de la mise en place du contact tracing mais aussi pour assurer les missions « Aller vers » et renforcer l’équipe du département Informatique pour l’organisation du télétravail ;
• la mise en place de vigiles pour gérer les files d’attente dans les agences ;
• la diminution des dépenses relatives aux réunions et aux déplacements ;
• la baisse des frais d’affranchissement (dématérialisation des envois) ;
• les prestations de désinfection des locaux sur l’ensemble des sites ;
• l’achat de fournitures spécifiques pour protéger les salariés (masques, désinfectant, gel hydroalcoolique, gants...) ;
• la diminution des dépenses de fournitures de bureau et de papier.

En ce qui concerne les immobilisations, les principaux faits marquants de l’année 2021 concernent :

• l’acquisition d’ordinateurs portables, de stations et d’écrans dans le cadre du déploiement du télétravail ;
• des travaux visant à la réfection et à l’isolation thermique des toitures terrasses du site de Saintes ;
• le remplacement des fauteuils de travail dans les différents pôles/départements ;
• la création d'un escalier en béton pour l'accès au quai de déchargement sur le site de La Rochelle ;
• la mise en sécurité des terrasses du bâtiment abritant le service médical à La Rochelle ;
• le remplacement des pompes de relevage pour l’alimentation en eau sur le site de La Rochelle ;
• la sécurisation des portes du département Affaires juridiques par la pose de lecteur de cartes sur le site de La Rochelle ;
• l’acquisition d'un ouvre-lettres pour le pôle Flux entrants ;
• l’acquisition de mobilier de bureau pour aménager les nouveaux espaces accueil, concernant des activités de back-office ;
• le complément de panneaux pour améliorer l’ambiance acoustique du plateau téléphonique ;
• l’aménagement de cinq postes de travail pour les agents reconnus « travailleur handicapé » ;
• l’installation d’équipements de visioconférences dans les salles de réunion.