Rapport d’activité 2022 : Innover pour optimiser notre fonctionnement

Le télétravail massif déployé dans le contexte de crise sanitaire a laissé place à une hybridation régulière du travail en 2022. Notre accord collectif ouvre droit à deux jours fixes de télétravail par semaine ou à une enveloppe annuelle (représentant un jour par semaine en moyenne) à tous les salariés volontaires occupant un emploi télétravaillable. La Carsat Pays de la Loire compte ainsi 78 % de télétravailleurs réguliers, répartis entre jours fixes et enveloppe annuelle. Une attention particulière a été portée au rôle des managers dans l’accompagnement et l’animation de leur équipe et à l’articulation des temps collectifs sur site et des temps individuels à distance.

Cette hybridation du travail a également nécessité une forte implication de l’équipe informatique, qui a poursuivi le déploiement des équipements nomades (renouvellement des PC portables, équipements collectifs pour les temps de réunions, etc.)

Un baromètre d’opinion réalisé auprès des salariés de la Carsat révèle des résultats très satisfaisants sur l'ensemble des thématiques en lien avec ce sujet.

Témoignage de Nicolas Masson, Technicien de maintenance informatique

“Dès la première campagne de télétravail en 2018/2019, l’informatique régionale a été fortement associée au projet. En effet, la plupart des agents disposaient de postes fixes que nous devions remplacer par des portables. Des sessions de formation ont été organisées pour expliquer la connexion à distance et nous les avons équipés du matériel nécessaire, notamment un écran identique à celui utilisé au bureau (22 ou 27 pouces). A chaque nouvelle campagne, les collègues des ressources logistiques nous transmettent un fichier avec la liste des nouveaux télétravailleurs pour lesquels nous préparons un "package" avec l’équipement de base et d’éventuels ajouts optionnels. Nous recevons des retours positifs depuis le déploiement très important du télétravail : les collègues sont satisfaits de pouvoir disposer de conditions de travail assez semblables à leur domicile et sur leur lieu de travail (écrans externes, fauteuils, claviers, outils de téléphonie comme Jabber...).

On se dit tout

Partage, simplicité, convivialité... voici les maîtres mots des "Jeudi Tout", le concept de rencontres mensuelles entre la Directrice et les salariés initié fin 2022. Au programme : pas d’ordre du jour mais des échanges spontanés autour de sujets qui animent, du travail quotidien ou même des éventuels irritants. Un formulaire anonyme est adressé en amont avec l’invitation afin de recueillir les questions.

"Jeudi Tout", c’est un exemple de communication interne qui sort des canaux traditionnels et renforce la proximité avec la direction. Ces temps d’échanges conviviaux permettent en outre à la nouvelle directrice de mieux connaître le quotidien des équipes de la Caisse.

Reprise des séminaires des managers en présentiel

Quand les 100 managers de la Carsat Pays de la Loire se rassemblent le 20 octobre 2022 après plus de 2 ans sans séminaire en présentiel, c'est l'occasion de se retrouver voire de se rencontrer pour les nouveaux venus.

Les objectifs : fédérer le collectif des managers, apporter des éclairages sur ce qui s'est passé à la Carsat ces dernières années et poser les bases de la construction de notre futur commun. C’était également l’occasion pour chaque manager de rencontrer officiellement Christelle Poisneuf et Nolwen Le Houédec.

Des temps d'inspiration ont été proposés après le bilan des axes du précédent projet d’entreprise.

Un accompagnement managérial sur les postures, les pratiques et les outils a été mis en place en 2019 dans notre organisme. Deux sessions expérimentales ont été réalisées afin de former l’ensemble des agents de direction et des responsables de département.

Les retours positifs des participants ont conduit à former l’ensemble des managers sur un module de trois jours. Objectif visé : mettre en mouvement la communauté managériale de la Carsat vers une posture adaptée au contexte et aux transitions vécues par l’institution. Un chemin individuel, avec de nouveaux apprentissages pour chacune des 120 personnes concernées, quel que soit le niveau hiérarchique. Les formations se sont clôturées en 2022 : chaque groupe a eu l’occasion de réaliser un retour "à froid" sur la mise en pratique de certains points présentés lors de la formation.

Une à deux fois par semestre, des "causeries" thématiques sont désormais ouvertes à tous les managers ayant suivi la formation. Ces ateliers animés par des acteurs RH internes permettent de redécouvrir un thème et partager leurs expériences entre pairs.

La Carsat Pays de la Loire innove, et notamment avec l’expérimentation menée au STCI (Service Traitement Courrier Image). Les changements organisationnels, la diversité des activités et les besoins de l’équipe alliés à l’accroissement des effectifs ont nécessité que les espaces de travail du service soient revus, afin de répondre aux enjeux du service. Les locaux du STCI seront les premiers à être transformés sous un format collaboratif en 2023. En collaboration avec l’équipe, des temps de partage, de construction, sont venus progressivement en 2022 matérialiser le projet, en prenant en compte les idées émises par le collectif, en les confrontant à la réalité des contraintes architecturales, techniques, budgétaires... tout en respectant l’identité propre de cette équipe polyvalente. Cette expérience collaborative a été présentée en fin d’année au siège, à travers l’exposition "Nouveaux espaces de travail, histoire d'une co-conception au STCI", présentée par les salariés eux-mêmes.

Plus globalement, une réflexion a été lancée en 2022 sur la transformation des modes et espaces de travail de l’organisme, qui, demain, devront répondre au développement du télétravail, à une utilisation plus modulable des bureaux en fonction des usages, à l’augmentation de la dématérialisation et à l’évolution des attentes des salariés.

Visite de l'exposition "Nouveaux espaces de travail, histoire d'une co-conception au STCI"

Formations à la facilitation

Mercredi 16 mars 2022 une dizaine de collaborateurs de la Carsat se sont immergés en formation "Facilitation". La facilitation c’est l’art de faire émerger les idées, de miser sur l’intelligence collective, pour mettre en commun le potentiel et la créativité de chacun. Une combinaison d’expressions orchestrées pour résoudre les défis de notre quotidien, et tenter de les solutionner, de les anticiper, via des approches nouvelles. La matière première du facilitateur est l’être humain ! Son art est donc délicat et se maîtrise par la pratique. C’est donc avec humilité et conviction que notre communauté de facilitateurs se construit et s’organise petit à petit, afin de déployer savoir-faire et savoir-être pour avancer ensemble. Une seconde formation a eu lieu au cours de l’année.

Ô la Pépinière, osons concrétiser nos idées

Lancé en décembre 2021, le projet interne "Ô la Pépinière, osons concrétiser nos idées" vise à favoriser l’innovation collaborative permettant de tester des concepts, d’en faire le diagnostic et d’apporter des éléments correctifs si besoin. Tout au long de l’année 2022, cette "pépinière" a permis aux collaborateurs de faire émerger et de concrétiser et valoriser eux-mêmes leurs idées, au bénéfice de notre collectif. Deux axes ont été explorés en priorité : améliorer la vie au travail et le service rendu aux clients.

Ce projet, encouragé par la promotion de l’innovation collaborative au sein de l’organisme, a été sélectionné dans le cadre du Lab’RH de l’Ucanss sur l’engagement. Il a vocation à s’inscrire dans la durée en suscitant de nouvelles contributions volontaires de la part des collaborateurs et en améliorant avec eux les outils d’accompagnement, de transmission, de mise en œuvre et donc d’efficience de notre démarche.

Pour ce projet, notre Carsat a obtenu la médaille d’argent, dans la catégorie "innovation RH" au Grand Prix de l'Innovation de la Sécurité sociale, organisé à l’occasion des 77 ans de l’institution. Ce concours, mis en œuvre par l'Ucanss (Union des caisses nationales de Sécurité sociale) et la Direction de la Sécurité sociale, valorise les idées et réalisations des organismes de Sécurité sociale, tous régimes confondus.

Une belle reconnaissance pour les équipes !

Remise de la médaille d’argent dans la catégorie Innovation RH au Grand Prix de l'Innovation de la Sécurité sociale

L’expérimentation ECCO (Échanges Continus, Compétences Objectifs), nouvelle approche de l’entretien annuel d’évaluation a été testée auprès de 130 collaborateurs en 2022. La Carsat Pays de la Loire figurait en effet parmi les 3 organismes expérimentateurs de ce nouveau dispositif au niveau national. Parmi les objectifs du projet : développer la culture du feedback, avec un suivi plus régulier en multipliant les échanges, une bonne façon de redonner ses lettres de noblesse à ces entretiens.

Ce projet a pu voir le jour grâce à l’animation d’une équipe composée de représentants des différentes directions. L’engagement et l’implication de tous sur une mission transverse est bénéfique pour les collaborateurs de l’organisme.

Témoignage de Céline Balcou, Responsable du Service Comptable et Financier

“En 2022, j’ai testé l’outil ZEST, intégré à la démarche ECCO, pour l’entretien annuel de 11 collaborateurs. C’est une belle évolution qui contribue à donner du dynamisme à cet exercice, qui est parfois vécu comme un rituel un peu pesant. Avec ZEST, le collaborateur a l’opportunité de répondre à un certain nombre de questions avant l’entretien. Il peut ainsi mieux le préparer et arriver à cette rencontre avec des éléments que nous pouvons ensuite aborder ensemble. L’outil permet aussi un suivi plus régulier des objectifs, que l’on peut éventuellement réajuster en cours d’année.

Jeudi 9 juin 2022, la Carsat a organisé sa toute première journée de job dating destinée à recruter de nouveaux salariés, sur un marché de l’emploi en tension. CDD, CDI, alternance : de nombreuses offres étaient proposées. Une initiative réussie car plus de 50 personnes se sont déplacées pour passer des entretiens et soumettre leur candidature.

L’objectif était aussi de proposer un événement novateur pour pouvoir rencontrer les candidats lors d’un moment convivial, pour dépasser les frontières de l’entretien téléphonique après ces dernières années de crise sanitaire. Des moments d’échanges en présentiel ont permis de communiquer plus facilement avec les candidats et de découvrir leur appétence relationnelle. Nous avons reçus 55 candidats, dont 6 candidatures spontanées. L’expérience, positive, a été renouvelée au mois de septembre.

Toujours dans cette volonté de diversifier nos modes de recrutement et de renforcer notre posture d’organisme apprenant, nous avons accueilli 20 étudiants en contrat d’alternance en 2022. Ces embauches résultent d’une politique d’insertion des jeunes et s’inscrivent dans notre volonté d’accompagnement. Deux matinées ont été organisées pour favoriser leur insertion et recueillir leurs besoins. Tous les nouveaux managers accueillant des alternants (qu’ils soient tuteur en direct ou qu’ils managent des tuteurs) se sont vu proposer un temps d’échange sur le thème "Bien accueillir un alternant" et une formation. L’année 2022 a été très dynamique en termes de recrutement car nous avons accueilli 73 CDI et 130 CDD.

Témoignage de Christophe Legendre et Sophie Rouchette-Cattus, du Service Carrière et Recrutement

“Le job dating du 9 juin nous a donné l’occasion de véhiculer une image dynamique et positive de la Carsat. C’était un enjeu important pour notre marque employeur mais aussi pour notre notoriété. Nous avons rencontré des personnes de tout âge, pour certaines en reconversion professionnelle. Elles avaient parfois des parcours atypiques par rapport aux attendus des postes que nous proposions, mais nous avons raisonné en termes de besoins. Nous avons donc mené des entretiens avec ces candidats que nous n’aurions pas forcément reçus lors d’une première lecture de CV, hors job dating. A la suite de ce job dating, nous avons recruté 12 CDD et 1 intérimaire, ce qui est un bon taux de transformation.