Virginie Parpex : Cette nouvelle période de confinement n’a pas impacté énormément notre organisation en terme de production. Nous étions déjà organisés pour maintenir une continuité de service.

Isabelle Coudevylle : Le pilotage des équipes n’a pas été extrêmement modifié. Cela n’avait rien à voir avec le précédent confinement où nous avions tout à construire. Cette courte période reste marquée par un mot d’ordre : « télétravail de 5 jours si possible ». Le présentiel était réservé pour les activités non télétravaillables comme l’ouverture du courrier et l’accompagnement des médecins conseils qui continuaient à recevoir des assurés convoqués. Un roulement en présentiel s’est établi avec une équipe mobilisée et compréhensive.

Virginie Parpex : Notre encadrement a fait preuve de souplesse organisationnelle au regard des fermetures des écoles lors du confinement de 2021. Et les collègues aussi. Cela nous a permis de garder un haut niveau de production.

Isabelle Coudevylle : Le défi s’est posé surtout au niveau des modifications quasi journalières quant au positionnement de nos agents sur la PFCT. Cela nous a obligé à ajuster les activités planifiées des agents. Il a fallu faire preuve d’adaptabilité et de réactivité. Comme les équipes étaient en télétravail en majorité, il a fallu miser sur une organisation rigoureuse. Certains collaborateurs ont même été formés sur de nouvelles activités pour alléger des unités en difficulté.

Nos circuits de traitement des dossiers ont été chamboulés en 2020 du fait du confinement. Un plan de continuité des activités (PCA) a alors été mis en place. Une synergie entre notre encadrement et les différentes équipes de notre échelon a fait sans cesse évolué nos circuits afin de se caler au mieux à ce PCA pendant toute l’année 2020 (dématérialisation, gestion des équipes à distance, suivi des indicateurs…). Nos circuits de traitement des dossiers étaient déjà bien rodés grâce à cette synergie pour le confinement du mois d’avril 2021.

Les réunions habituellement organisées par notre encadrement en présentiel (réunion d’équipe managériale, réunion de service…) ont continué à exister en réunion ZOOM ce qui a permis premièrement de garder du lien social avec les collègues mais également d’échanger sur des problématiques locales et y trouver des solutions ensemble. Notre encadrement était toujours à l’écoute de chacun, que ce soit sur un plan professionnel ou personnel et avait à cœur de trouver une solution pour chacun.

Je suis affectée à l’unité de traitement sur le flux. Les délais courts de traitement des dossiers sont notre quotidien. Ma priorité : que nos assurés ne subissent aucune rupture de droits du fait des confinements et du PCA. Une grande adaptabilité a été demandée aux équipes pour assurer nos missions. Le planning des activités était modifié selon les aléas du direct car certains collègues étaient rappelés sur la PFCT et d’autres subissaient la COVID 19 de plein fouet.

L’expérience du confinement 2020 avait permis au management local d’anticiper ce contexte de crise. Le confinement 2021 s’est donc bien passé. Nous avions déjà préalablement établi la liste de nos priorités et nos modalités de traitement pour faire face à ces difficultés liées au manque de personnel et d’éloignement. Bien sûr le phénomène d’absences inopinées à cause de la pandémie et la participation nombreuse de collègues au sein de la PFCT sont venus amplifier cette situation complexe. Nous avons vraiment pu compter sur la mobilisation, la bonne volonté et un bon état d’esprit de l’ensemble des personnels pour faciliter les organisations. Tout le monde a répondu présent pour venir travailler ponctuellement sur site car des activités non télétravaillables étaient à réaliser.

Tout le personnel avait le matériel adéquat pour travailler à distance dans de bonnes conditions et avait déjà les « réflexes » et les systématismes du télétravail. Les modalités de gestion et de traitement des activités prioritaires étaient créées et utilisés au quotidien. Je pense que nos atouts étaient surtout une volonté que cela se passe bien pour tous et aussi pour les assurés : avoir un sentiment d’utilité que ce soit sur l’activité « ordinaire » au sein de l’échelon que sur l’activité nouvelle plateforme de contact tracing. Mais également une adaptabilité qui nous était demandé au quotidien pour gérer de façon « dégradée » nos activités et se mobiliser à la poursuite et la continuité de service. Sur cette période, tout le personnel a joué le jeu et nous avons pu compter sur tout le monde.

Corinne Duvette : Tout comme en 2020, notre priorité 2021 était d’éviter les ruptures de droits pour les assurés. Nous nous sommes organisés pour définir les actions prioritaires de notre échelon pour y arriver. Toutes les équipes sont restées mobilisées pour répondre présents au service des assurés. Certains collaborateurs dont les activités n’étaient pas télétravaillables ont accepté de rester sur site quotidiennement afin de garantir la continuité de service sur des activités essentielles telles que la gestion de nos courriers, les activités de dématérialisation des documents (facilitant ainsi le déploiement du télétravail), et de secrétariat.

Jean-François Tocquin : L’équipe managériale a fait preuve de sang-froid pour faire face à des situations professionnelles inédites. Respecter les étapes en attendant les consignes nationales puis régionales, rassurer les équipes, maintenir une communication à tout instant. Le premier des défis aura été de maintenir les liens professionnels à tout prix, y compris avec nos collaborateurs géographiquement les plus éloignés, en s’assurant que chacun dans son domaine d’expertise soit en mesure d’apporter sa contribution dans un souci permanent de continuité de service auprès de nos publics et partenaires.

Le second a été de permettre à tous les télétravailleurs de s’aménager un espace de travail à leur domicile offrant une qualité de vie semblable à celui que nous connaissons sur site.

Cette période inédite fût marquée par une digitalisation des procédures, une généralisation du travail à distance et un besoin d’assistance renforcée de nos collaborateurs. Nous avons dû repenser nos pratiques et nous adapter ensemble. Les managers ont mobilisé les équipes par une communication en temps réel avec le souci de toujours partager les enjeux avec les équipes et de faire les choses ensemble. Les managers ont assuré un pilotage toujours disponible sur site et à distance, au service des assurés, c’est-à-dire ayant pour but de mettre les salariés dans les meilleures conditions pour exercer leur mission. Chaque collaborateur a fait preuve d’une conscience professionnelle dans l’exercice de ses activités en renforçant la confiance interpersonnelle avec les équipes sur site et à distances, en toute autonomie. Elles ont su s’adapter à chaque étape de la crise. Le tout amène au constat d’un résultat : des équipes qui sont restées mobilisées et engagées.

Delphine Porebski : Les équipes ont fait preuve d’une grande mobilisation et motivation. Chacun s’est rendu disponible et s’est adapté très rapidement. Nous avons pu constater un fort investissement des équipes et une qualité relationnelle renforcée entre tous.

Karine Chenai : Tout comme en 2020, nous avons priorisé les activités et adapté la planification en ce sens. Afin d’améliorer la communication nous avons créé des groupes Whatsapp dans un premier temps et ensuite sur ZOOM. Grâce aux nouveaux outils numériques, le lien a été conservé entre tous, avec une meilleure communication. En conclusion la cohésion d’équipe était au rendez-vous

Christelle Fatou : Toutes les équipes étaient très soudées. Nous avons organisé des retours sur site pour permettre à certains agents d’interrompre le télétravail sur 5 jours. L’équipe d’encadrement a mis en place un accompagnement attentionné des équipes, très apprécié par les personnels qui passaient du 100% présentiel au 100% TT. Nous avons géré au quotidien la qualité de vie au travail dans le but de les soutenir et les encourager.

Nadia Lemhadi : Le contexte du PCA, bien mené, a augmenté globalement et progressivement la résilience de nos organisations sur les vagues successives de crises. Le télétravail anticipé pour pallier l’inaccessibilité des bureaux administratifs se révèle très adapté lors des confinements. Ainsi, cette année 2021 a bénéficié de l’expérience des précédents confinements en poursuivant l’organisation prévue à cet effet. Les activités passent en mode dégradé et l’ensemble du personnel est entre 3 et 4 jours de télétravail par semaine en fonction des activités non télétravaillables. 8 collaborateurs volontaires sont mobilisés sur la plateforme contact tracing. Pour organiser les activités des équipes dans cette configuration, l’équipe managérial a su fixer un cap : garder le contact dans ces conditions nouvelles de télétravail. Pour ce faire, il a fallu être rassurant, organiser le retour sur site des salariés, se porter garant du respect des gestes barrières en mettant à disposition les équipements nécessaires. Challenge réussi en cette période de crise !

Lolita Laroche : C’est l’investissement et la volonté de tous qui nous a permis de maintenir nos activités pendant cette période de crise : apprendre à travailler de manière entièrement dématérialisée, favoriser la communication, développer l’autonomie… Tout le monde a dû s’adapter et réaliser des activités que nous n’avions pas ou plus l’habitude de traiter pour pallier aux agents mobilisés sur la priorité du tracing. Cette crise nous aura permis de changer complètement notre manière de travailler, de faire avancer à pas de géant la mise en place du télétravail. Nous sommes dorénavant dans l’ère du travail hybride et cela semble être valorisant pour tous.

La situation n’a pas été la même pour tous. Des collègues se sont mobilisés sur la mission tracing, tandis que les absences se sont multipliées du fait de la pandémie. Il a donc fallu réaliser les activités prioritaires dans le cadre de la mise en place du PCA afin de permettre les ouvertures de droit et surtout éviter les ruptures de droit. Il était important pour moi de pouvoir participer à la mobilisation et à la continuité du service rendu aux assurés. Le télétravail s’est révélé comme l’une des clés du maintien de notre activité.

Le télétravail a eu un impact positif sur mon autonomie, sur ma gestion du temps et sur la cohésion de l’équipe. Il favorise ma qualité de vie au travail (moins de stress, gain de temps) avec un intérêt énorme à partir du moment où j’ai un temps de route important. J’ai utilisé tous les moyens de communication mis à disposition afin de garder le contact avec le collectif de travail et participé à toutes les réunions ; il a fallu construire une relation de confiance et préserver l’esprit d’équipe. C’est une belle expérience que nous venons de vivre collectivement. Un contexte sanitaire qui nous a imposé d’adapter nos modalités de travail et d’organisation dont nous avons fait face et répondu avec professionnalisme et implication.