Se mobiliser collectivement

Le service médical est investi dans la sécurité des systèmes d’information et continue de mener les actions pour maintenir ce haut niveau de sécurité avec :

• La mise en place des exigences socles des quatre instructions fonctionnelles de sécurité (IFS) sorties en 2021 : comptes à privilèges, mouvements du personnel, sécurité poste de travail et mise au rebus de matériel.
• L’enrichissement de notre registre des traitements RETRACE.
• Six analyses de risques réalisées suite aux développements d’outils au sein de notre DRSM.
• Des exigences de dossier de clôture des comptes satisfaites par la réalisation de 2 audits : gestion des cartes de prêt et gestion des habilitations.

Cet investissement a été reconnu, lors de l’audit interne, la DRSM Hauts-de-France a obtenu la note de 19.85/20 décomposée comme suit :

• 19.71/20 : audit SSI sur site réalisé en avril 2021
• 6/6 : pour les notes PCA
• 20/20 : autoévaluation des règles non auditées

La nomination de la sous directrice en charge du service d’appui au pilotage de la performance, mi 2021, a renforcé l’ancrage des actions relatives au suivi de la performance et à l’amélioration continue de l’organisme. L’accompagnement des pilotes et de la direction est la priorité du service.

L’optimisation du contrôle interne reste au cœur des activités du service, en étroite collaboration avec les pôles métiers. Celle-ci se concrétise par un suivi attentionné des actions issues du bilan de contrôle interne annuel.

Après une période de flottement due à la crise sanitaire, les revues de performance et les dialogues de gestion ont permis de remobiliser l’ensemble des collaborateurs.

En effet, les plans d’actions régionaux issus des revues de performances avec les responsables de services ont confortés et consolidés les actions mises en place vers une optimisation de la performance de l’organisme.

Les dialogues de gestion nationaux et locaux assurent la mise en œuvre de la stratégie globale.
Le dialogue de gestion est un temps d’échange privilégié important entre deux niveaux hiérarchiques, permettant la réalisation d’un bilan de la période passée et de définir les orientations futures.
Les dialogues de gestion entre les échelons locaux du service médical et la direction régionale sont réalisés bi annuellement, ce qui facilite et optimise le suivi des actions, un point sur les résultats, les difficultés et les réussites favorise la fixation de plans d’action adaptés. Ces derniers contribuent à l’élaboration et la tenue du dialogue de gestion national avec la CNAM.

La cellule informationnelle médico-économique et statistique (CIMS) est un service central au sein du service médical. Son rôle est notamment de valoriser les données médico-administratives de l’organisme. Nous disposons des expertises permettant l’exploitation des bases de données ERASME et Système National des Données de Santé (SNDS).

Compte tenu de sa position centrale dans la DRSM, la cellule accompagne l’ensemble des services de l’organisme.

• Au cours de l’année 2021, la cellule a fourni une analyse territoriale permettant de déployer le parcours insuffisance cardiaque au sein des territoires et en particulier auprès des CPTS.
• La cellule a également contribué à la conception de profils de professionnels de santé relatifs à la prescription d’antalgiques et valoriser leur analyse. Ces profils ont ensuite été utilisés lors d’échanges confraternels.
• Enfin, grâce à l’utilisation de nouveaux outils, la cellule a amélioré la circulation des données de pilotage de la DRSM au bénéfice des différents processus. Ainsi, par exemple, le développement de l’outil de datavisualisation TRUST permet mensuellement une analyse fine des actions menées par les ELSM dans le cadre des signalements d’arrêts de travail.

La communication à l’ère du télétravail renforcé

La crise covid nous l’a rappelé, l’ère de la communication est définitivement digitale. La DRSM Hauts-de-France a complètement pris ce tournant en digitalisant la plus grande partie de sa communication interne.

Une plateforme collaborative pour se rapprocher
Lancement de la communauté locale « DRSM HDF au sein de la plateforme collaborative de l’Assurance Maladie « liam ». Cette plateforme rapproche les 85 000 collaborateurs de l’Assurance Maladie en abolissant les frontières géographiques et professionnelles. Elle permet à tous de se parler en quelques clics. Elle offre également une palette d’outil permettant à tous de travailler en mode projet facilement.

Un challenge de pas pour prendre soin des collaborateurs
Le service communication a organisé un challenge de pas. L’objectif était double : créer une cohésion interne autour d’un évènement fort et prendre de soin de la santé des collaborateurs en les incitant à marcher tous les jours. Ce jeu ne nécessitait qu’un téléphone portable et une bonne dose de motivation. Près de 250 des collaborateurs ont participé et ont effectué 50 millions de pas durant les deux semaines du challenge.

Une conférence digitale pour les managers
En septembre 2021, avec le retour du télétravail conventionnel, les managers ont participé à une visio-conférence sur le télétravail donnée par une conférencière spécialisée sur ce sujet.

Une campagne digitale de recrutement des médecins-conseils
Lors de l’ouverture de la campagne nationale de recrutement des médecins conseils à l’automne 2021, le service médical a lancé une nouvelle action de recrutement via une campagne digitale de promotion du métier de médecin-conseil. Une vidéo de présentation du métier a été tournée avec l’un de nos collaborateurs et diffusée sur les réseaux sociaux via de l’achat d’espace publicitaire et sur notre page linkedin. Parallèlement, deux webinaires de présentation du métier de médecin-conseil ont été organisés. Ils ont permis aux participants de bénéficier d’une présentation de l’organisme, des activités du médecin-conseil et d’échanger avec des médecins-conseils ayant récemment pris leur poste. Des médecins intéressés et des échanges intéressants !

Accompagner les mutations internes

Un baromètre pour prendre la température

L’Assurance Maladie est à l’écoute des évolutions du monde du travail. Tous les 2 ans, elle mène une enquête auprès de ses différents publics et plus comprenant les collaborateurs afin de prendre la température sociale. L’enquête s’appelle le baromètre social institutionnel.
Forte des enseignements retirés de ce baromètre, la DRSM des Hauts-de-France s’est mobilisée pour répondre aux attentes des salariés. Un groupe de travail intégrant des salariés volontaires de toute catégorie professionnelle s’est mis en place pour exploiter les résultats et identifier des actions à mettre en œuvre. 23 actions ont été identifiées selon les thématiques suivantes :
- Communication afin d’améliorer le taux de répondants pour le BSI prochain
- Politique RH afin d’accompagner les collaborateurs à la compréhension des dispositifs (formation, rémunération…)
- Circulation de l’information afin d’informer sur les possibilités d’évolution
- Nature et condition de travail afin de réduire la perception du stress.

Le télétravail adopté par tous en toute sécurité
Déjà engagée pour un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle avant la crise covid, l’Assurance Maladie a été à l’écoute des besoins exprimés par les personnels en révisant l’accord télétravail conventionnel pour un élargissement à tous les collaborateurs dont l’activité est télétravaillable. Au 31/12/2021, 525 collaborateurs de notre organisme sur les 700 sont entrés dans ce dispositif.

L’utilisation de nouveaux outils collaboratifs, la diffusion de supports ou encore l’adaptation de l’équipement ont contribué au bon déroulement de la poursuite du télétravail au cours de cette année. A titre d’exemple, le département informatique et logistique a déployé l’outil Zoom qui a succédé à Skype à l’ensemble du personnel. Cet outil a permis de maintenir un lien dans les périodes de télétravail grâce aux diverses fonctionnalités.

Des actions de cohésion interne responsables Le service médical organisé des événements pour promouvoir des comportements responsables : participation au challenge européen de la mobilité, organisation d’une journée Tous en rose dans le cadre du mois de sensibilisation au dépistage du cancer du sein, organisation de journées du don du sang, cadeau de fin d’année éco responsable.

Une offre documentaire digitale

Les documentalistes du service médical ont mis en place une offre documentaire digitale. Un dispositif qui correspond mieux aux usages actuels.

• L’accès au site du Quotidien du Médecin nouvelle formule. Désormais, le Quotidien devient un magazine hebdomadaire à paraître chaque vendredi complété par une newsletter quotidienne reçue directement dans la messagerie.
• L’accès au site Docdocpro qui comprend les revues : le Concours Médical, la revue du Praticien médecine générale, la revue du Praticien, la revue française du dommage corporel et Egora-Hebdo au format numérique.
• L’accès au site du Moniteur des pharmacies (avec un guide rapide d’utilisation, le numéro abonné qui a été attribué à chacun pour la création du compte).
• L’accès numérique à la revue Biologie médicale.

Dans la continuité des travaux déjà menés pour les revues à l’attention des médecins, des pharmaciens et des chirurgiens-dentistes conseils, une offre d’abonnement numérique a été étudiée pour les infirmiers du service médical. Afin de déterminer les revues les plus pertinentes, une enquête de lectorat a été mise en place en fin d’année 2021. 3 titres ont été retenus, à savoir : L’infirmiè.re, la revue de l’infirmière, Soins.