Des équipes investies dans l'amélioration de nos services
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L’Assurance Maladie est garante du bon fonctionnement du système de santé et de sa pérennité. À ce titre, elle travaille sans relâche à l’améliorer et le faire évoluer pour lui faire gagner en efficience et en qualité de service rendu. L’innovation, la transformation numérique et l’expérimentation sont ses outils incontournables pour mener à bien cette mission.
Nouvelle organisation de l’équipe informatique régionale
Afin de garantir une meilleure continuité de service, l’équipe informatique régionale a été renforcée. Depuis le 10 octobre 2022, deux correspondants informatiques ont intégré l’équipe régionale à hauteur de 0,8 ETP chacun : Murielle DOUILLARD (ELSM de Poitiers) et Julie LAROCHE-MARCHAL (ELSM de Pau). Ces deux nouvelles assistantes informatiques viennent renforcer les activités associées à :
- la gestion du parc informatique (installation, maintenance, inventaire des postes de travail, etc) ;
- aux accès à notre système d’information ;
- l’assistance et le conseil aux utilisateurs (intervention sur les dysfonctionnements informatiques Niveau 1 / Niveau 2 et demandes de services, accompagnement auprès des utilisateurs, réalisation de documents d’aide à l’utilisation de l’outil informatique, etc.).
Murielle et Julie conservent par ailleurs leur fonction de Correspondant informatique local pour leur échelon. Cette nouvelle organisation du service informatique régionale présente de nombreux atouts :
- le renfort du support utilisateur avec quatre techniciens répartis sur quatre sites géographiques pour couvrir notre grande région. Des rotations sur le traitement des demandes de support sont mises en place pour garantir réactivité et efficacité à l’utilisateur, mais aussi pour mieux répartir la charge de travail.
- une plus grande disponibilité des membres de l’équipe informatique sur leurs activités spécialisées (administration système, gestion des identités, supervision réseau, supervision de la sécurité des équipements informatiques…) grâce à une meilleure répartition du travail.
- une optimisation des interventions techniques et de l’harmonisation des pratiques sur les outils propres aux échelons locaux (borne e-GFA, DIADEME, etc) notamment grâce à la connaissance opérationnelle de Murielle et Julie.
- une documentation qui va s’enrichir dès 2023 pour les utilisateurs et les correspondants informatiques locaux grâce à la mise à jour et/ou la publication de notes sur l’utilisation des outils informatiques (entretien des scanners DIADEME, « trucs et astuces » sur les dysfonctionnements les plus courants – WIFI, VPN, etc.) et la gestion du parc.
Enfin le réseau des correspondants informatiques locaux, animé par Timothée DANCEL et qui vient compléter le service, reste actif et dynamique pour répondre aux premiers besoins des utilisateurs sur leur site respectif.
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En octobre, un exercice PCA a été réalisé conjointement avec le CNGP de Marseille sur le processus paie. Cet exercice conjoint s’est déroulé en deux étapes permettant à chacun des deux CNGP d’assurer les rôles de caisse « prenante » et caisse « cédante ». Avec l’appui de la cellule SNPCA nationale et les Maitrises d’Œuvre GRH, l’exercice s’est révélé être une réussite. Des points de vigilance ont été identifiés principalement en termes d’habilitations, d’accès aux divers outils et bases (GRH, Alienorh...) et d’ouverture des pièces jointes. Cet exercice a aussi permis de renforcer la collaboration et les synergies entre les équipes bordelaises et marseillaises.
Le scénario retenu pour justifier un exercice PCA sur ce processus particulièrement sensible qu’est la paie, était "l'indisponibilité totale d’une équipe CNGP suite à intoxication alimentaire liée à un repas de service". De nombreux travaux préparatoires ont été menés en amont afin de s’assurer de la faisabilité du test et de tenir compte de l’expérience avortée de 2017.
Les règles de sécurité (PSSI) ont été strictement respectées afin de tracer toutes les actions menées pendant le test et d’éviter toutes manipulations erronées avec un impact paie réel.
La fusion des régions Centre-Ouest et Aquitaine en janvier 2020 a entraîné de nombreux bouleversements organisationnels au sein de la DRSM Nouvelle-Aquitaine. Parmi eux, nous pouvons citer les inventaires, sur lesquels le service Logistique a du entreprendre de nombreuses actions afin d’avoir une vision d’ensemble des biens possédés dans la région.
Pour rappel, un inventaire est un processus qui consiste à compter et à évaluer la valeur de tous les éléments qui composent les stocks et les immobilisations d’une entreprise.
Dès 2020, le rapprochement des régions a nécessité la fusion des inventaires comptables via l’outil COPERNIC, avec un enregistrement et une numérotation permettant de catégoriser et différencier les biens des deux anciennes régions. Cette mission, longue et minutieuse, a été réalisée en collaboration avec l’agent comptable de Bordeaux.
En 2021, les inventaires physiques de tous les échelons de l’ex Centre-Ouest ont été réalisés afin de pouvoir attribuer des numéros d’inventaire aux différents sites concernés dans l’outil G-MAT. Ces inventaires ont été réalisés selon le mode opératoire de l’ancienne région Centre-Ouest, via un fichier excel répertoriant les numéros inscrits au feutre sur le mobilier.
Un rapprochement des inventaires comptables et physiques a ensuite été effectué pour toute la région et le résultat obtenu a été très satisfaisant : un écart de seulement 0,35 % a été relevé, ce qui représente 53 biens non retrouvés sur plus de 14 000 !
Des étiquettes ont été éditées depuis l’échelon régional pour être ensuite distribuées dans tous les échelons de l'ex région Centre-Ouest afin de faciliter les futurs inventaires. En effet, chaque étiquette est collée sur un meuble et scannée à l’aide d’une douchette (lecteur de codes-barres) pour l’identifier. Ce mode opératoire a été rédigé et publié en août 2022 afin d’accompagner au mieux les échelons et d’harmoniser les pratiques.
L’inventaire physique étant triennal, un planning établi annuellement permet de répartir les inventaires effectués dans les échelons, le plus souvent par le référent logistique. Un nouveau cycle a démarré en 2022 et se terminera en 2024.Youtube est désactivé. Autorisez le dépôt de cookies pour accéder au contenu
