L’expertise médicale du Service médical est reconnue par les experts d’assurance et des tribunaux. Le service médical procède à l’évaluation des frais consécutifs à des accidents, à ce titre il participe à la préservation de notre système de santé.

78 millions d’euros ont été récupérés en 2022 pour la région Hauts-de-France.

Les compétences du Service médical Hauts-de-France dans le domaine de l’appareillage continuent à être reconnues au niveau national :

• Sollicitations du comité économique des produits de santé (CEPS) et du ministère de la santé pour une participation aux travaux d’actualisation de la nomenclature des dispositifs de grand appareillage.
• Poursuite de la mise à jour de la base « liste des produits et prestations remboursables » (LLPR) dans Ameli.

La régionalisation de la gestion des avis sur les produits et prestations inscrits sur la LPP (demandes d’accord préalable et avis obligatoires) continue à montrer son efficience.

22 500 avis ont été donnés par le Service médical avec une économie réalisée de 1,2 million d’euros.

Un service est également rendu aux assurés avec la gestion des non convenances d’appareils.

Sylvie ANDRIVON
Conseiller technique appareillage
Échelon régional.

Quelle est votre mission en tant que conseiller technique appareillage ?

« Ma mission consiste à participer au contrôle des demandes d’accord préalables pour la prise en charge d’appareillage pour les personnes en situation de handicap et aux contrôles techniques des appareils délivrés. J’exerce également une mission de conseil auprès des professionnels de santé, notamment sur le codage de la nomenclature. Enfin, j’assure un service auprès des assurés avec une mission de conseil et de contrôle des non convenances signalées de leur appareillage. Grâce à ces missions, je contribue donc à la sauvegarde de notre système de santé.»

Le Service médical Hauts-de-France a su garder le cap, après sa forte mobilisation sur le tracing. Il a maintenu et amélioré la poursuite des activités de pilotage de la performance et de contrôle de gestion.

Notre qualité de pilotage reconnue

La mobilisation des équipes autour des enjeux de la maîtrise des risques nous a permis de lever l’intégralité des observations formulées dans le rapport de validation des comptes 2021.

Un audit de la Cnam vient confirmer ces excellents résultats pour l’exercice 2022, qui sont dans la ligne des résultats nationaux, voire au-delà pour certains indicateurs.

Cet audit met en avant l’organisation mise en place au sein de la DRSM, qui à travers un pilotage centralisé et structurant, permet une réelle efficacité des dispositifs de maîtrise des risques.

Les outils de pilotage

Le contrôle interne mis en place collectivement sur l'ensemble des 9 échelons est harmonisé et cadré. Les résultats des nombreux indicateurs sont en constante amélioration grâce à un pilotage local rigoureux et un accompagnement performant. Le suivi des indicateurs issus des Tableaux de Bord Nationaux (TBN) fait l'objet d'une analyse affinée, aussi bien en local qu'en région. Les instances de pilotage mensuelles favorisent les échanges et la mise en œuvre de plans d'action efficaces et harmonisés. Le service du pilotage de la performance apporte son appui et accompagne les pilotes dans l'appropriation et l'utilisation optimale de ces outils.

Contrôle interne

Le réseau des référents du contrôle interne est en place et facilite les échanges avec les échelons. Des réunions trimestrielles ou en cas de besoins spécifiques permettent une interaction efficace entre la région et le local. Cet accompagnement privilégié des échelons via les référents du contrôle interne favorise l'amélioration de la mise en œuvre des contrôles spécifiques des plans socles ordonnateur médical (PSOM), grâce aux échanges de bonnes pratiques et réflexions sur des problématiques communes.

Le Contrant pluriannuel de gestion (CPG)

Dès la parution des tendances de performance attendues par le CPG, l’ensemble des services œuvrent pour l'atteinte collective des objectifs. En instance régionale, la feuille de route est présentée. L'ensemble des acteurs de la performance du Service médical met en œuvre des actions stratégiques. Lors des instances de pilotage locales et régionales, un point sur l'évolution des résultats s'effectue mensuellement. Après une analyse fine des écarts, des plans d'action locaux et régionaux sont mis en place. Le suivi des actions est régulier et fait l'objet de réajustements permettant une amélioration continue des résultats.

OSCARR

L’outil de suivi et de collecte des activités et répartition des ressources (OSCARR) permet désormais d’apporter un éclairage de la performance de notre organisme. L'organisation d'un webinaire régional à destination de tous les agents du Service médical a cadré les attendus et les objectifs de l'outil. La performance des données issues d'OSCARR est dépendant d'un taux de saisie optimum, celui-ci fait l'objet d’une attention particulière. Afin de perfectionner la supervision locale et régionale mise en place pour l'obtention de données fiables, des ateliers d'accompagnement s'organisent régulièrement.

Dialogue de gestion

Les dialogues de gestion (DDG) organisés sur un rythme bisannuel sont devenus un rendez-vous incontournable et très apprécié de la direction régionale et des directions locales. Ces rencontres sont un moment privilégié d'échanges et de partages sur la vie locale, les résultats de la performance intégrant le CI, les CPG et l'évolution et répartitions des ressources. De ces DDG, des plans d'action locaux et régionaux sont définis conjointement. Les effets de ceux-ci sont analysés lors du DDG suivant et font l'objet d'un réajustement si nécessaire ou d'une validation en cas de succès.

Les revues de performance annuelles

Une rencontre annuelle s'effectue entre la direction régionale et chaque pôle régional. Une analyse complète des processus est réalisée, cela concerne l'efficience, les ressources, les résultats des indicateurs régionaux, le suivi de la maitrise des risques identifiés dans les référentiels nationaux, la pertinence et l'efficacité des plans d'action mis en place. Des forces et des faiblesses des processus sont identifiées, une feuille de route pour l'année à venir est proposée lors de l'instance régionale du CODIR pour validation.

Que vous apportent les dialogues de gestion (DDG) ?

Les DDG présentent des intérêts évidents. Sur la base du programme de travail annuel de l’échelon, ils permettent de faire le point et de dresser des bilans. Les échanges sur les attentes respectives direction locale/direction régionale sont fructueux et permettent d’obtenir le regard de la direction régionale sur la conduite de l’échelon.

Mon sentiment général est le suivant : j’attends les DDG, surtout très content d’y participer, de les préparer. On y évoque nos moyens, nos succès, nos risques, nos sujets sensibles et confidentiels, nos marges. Je dirais que ce partage d’un temps managérial de confiance nous permet de progresser mutuellement.

La fréquence bisannuelle est-elle adaptée ?

Oui. Les DDG durent environ 3 heures ; ce qui est un temps largement suffisant. En effet, les DDG étant bien préparés, les parties connaissent bien les sujets à mettre en avant, et, sur des diagnostics partagés, proposent des solutions.

Quels sont les effets des DDG sur le pilotage de l’ELSM ?

Ils nous confortent dans nos choix de pilotage local, et nous devons assurer la direction régionale d’un exact déploiement local de sa stratégie. Nous sommes preneurs des recommandations, orientations ou objectifs qui peuvent nous être fixés par le directeur régional. Chaque DDG est un socle de dialogue pour le suivant. Le bilan est satisfaisant car une dynamique positive est engagée.

• Mise en place de l’outil de gestion des mouvements du personnel « GESMOUV »

L’outil GESMOUV est une application permettant le suivi et la traçabilité des actions liées à un mouvement du personnel de l’organisme. Les objectifs sont les suivants :

• Informer les différents acteurs en temps voulu des actions qui sont à réaliser,
• Autoriser les services gestionnaires à compléter le descriptif de chaque action,
• Permettre au MSSI de l’organisme de s’assurer de l’exhaustivité de réalisation des actions.

L’année 2022 a vu la montée en charge de l’outil, sa prise en main par les différents acteurs concernés et l’évaluation en fin d’année a permis d’effectuer les adaptations nécessaires pour une utilisation optimale lors des prochaines années. Une belle avancée dans notre organisation interne qui permet de sécuriser la mission tout en faisant gagner du temps.

• Plan de continuité des activités : un exercice annuel réussi !

C’est au mois de juin que le site d'Amiens a testé le scénario d'une panne générale d'électricité dans le cadre du test annuel du Plan de Continuité des Activités. Cet exercice, sous l’œil d'un auditeur externe à la DRSM, aura pu vérifier la solidité de notre plan de continuité et la réactivité des équipes locale et régionale. La note maximale a été obtenue.

• De nouvelles actions mises en place au bénéfice des salariés

Forfait mobilité durable (FMD)

Mis en place dans le cadre de la politique de responsabilité sociétale des organisations (RSO) et d’un accord triennal, le salarié peut se faire rembourser jusqu’à 500 euros par an sous conditions pour ses trajets habituels domicile/travail à l’aide de différents moyens de transport durable (et 600 euros lors d’un cumul avec l’abonnement de transport en commun). Ce dispositif concerne l’achat, la remise en état de moyen de transport durable personnel et/ou l’utilisation.

En 2022, 52 personnes ont bénéficié du FMD au titre de l’achat ou de la remise en état.

Titres restaurant

Le Service médical a proposé à l’ensemble du personnel une carte ticket restaurant. C’est un nouveau support simple moderne et sécurisé. Elle permet de payer, partout en France au centime d’euro près. Plus besoin d’être présent sur site lors de livraison pour récupérer les tickets.

Un autre avantage, le transfert automatique de millésime. Chaque année le crédit non dépensé est transféré sur l’année suivante.

Les collaborateurs ont toujours le choix entre la solution papier, la solution mixte et le tout dématérialisé.

Augmentation de 2 pas des coefficients de qualification

Les accords agréés en juin 2022 ont permis le rehaussement des plafonds à hauteur de 2 pas. Ces dispositions ont pris effet au 01/01/2022.

Ils ont permis à environ 40 personnes au plafond de leur coefficient de bénéficier à nouveau d’une mesure salariale.

Mesures bas salaire

Dans le contexte inflationniste, le comité exécutif de l’UCANSS a décidé d’attribuer des points de compétence pérennes en faveur des salariés dont la rémunération est située jusqu’à 15 % au-dessus du SMIC. Cette mesure a été versée en juillet 2022 avec un effet rétroactif au 01/01/2022.

Elle a concerné 85 CDI et 33 CDD.

Supplément de l’intéressement

La Cnam a décidé d’octroyer un supplément de prime d’intéressement de 200 € bruts versés en octobre 2022.

Rachat RTT pour le personnel intégré – 1ère campagne et Monétisation CET

Une campagne de rachat RTT a été initiée en octobre 2022. Les collaborateurs concernés pouvaient demander jusqu’à 15 jours de rachat. Une majoration de salaire de 25 % est accordée ainsi qu’un avantage fiscal.

58 personnes en ont bénéficié.

Une campagne de monétisation du CET a également été proposée aux salariés dans la limite de 5 jours.

• Des conditions de travail améliorées

Des travaux ont été réalisés dans des échelons du Service médical afin d’améliorer le quotidien des personnels.
- Travaux d’aménagement des locaux de l’ELSM de Beauvais,
- Travaux sur le site de Douai,
- Déménagement du site de Cambrai dans le cadre du projet de réaménagement des espaces par la CPAM,
- Mise en place d’un nouveau marché de fournitures

En janvier 2022, le service logistique de la DRSM des Hauts-de-France a déployé le nouveau marché relatif à l’approvisionnement des organismes de la Sécurité Sociale en fournitures de bureau.

Que pensez-vous du choix de l’entreprise « LYRECO France » ?

« C’est une entreprise française avec des valeurs fortes, engagée dans la RSE depuis 2004. Elle privilégie les produits écoresponsables et locaux. Elle a à cœur de défendre des savoir-faire historiques et des produits de qualité. Grâce à sa logistique performante, elle est capable de nous livrer dans des délais très courts sur les Hauts-de-France ! »

Comment s’est passée la mise en place du nouveau marché ?

« De manière générale, tout s’est très bien passé avec les correspondants locaux déjà habitués à la prise de commande en ligne et au circuit de validation. Les nouveautés se situent sur les produits préférentiels essentiellement écoresponsables dont les tarifs ont été négociés par la CNAM et sur le suivi budgétaire en ligne pour chaque site. »

Avez-vous constaté des changements dans les pratiques ?

« Oui, nos sites gèrent de manière plus responsable leurs commandes en rapport avec une sensibilité croissante à la cause environnementale. Lors d’une commande, des alertes sous forme de recommandation sont activées pour optimiser les conditionnements, le montant du panier… »

Le Service médical a opéré des évolutions informatiques au bénéfice des salariés.

- Déploiement du nouveau parc d’impression pour l’ensemble des échelons,
- Sécurisation des applications web avec connexion automatique par la carte agent,
- Création d’applications Web (OGRA, réservation des véhicules de service, gestion des salles de réunions, gestion des recours médicaux)

Dans quel cadre avez-vous fait appel au service informatique ?

Suite à la suppression, au 1er janvier 2022, de l’expertise L.141-1 du CSS, le champ de compétence de la CMRA a été élargi à toutes les contestations des décisions de nature médicale. Nous avions donc exprimé le souhait de disposer d’une application web. Celle-ci devait en effet permettre la gestion des courriers et l’élaboration de rapports CMRA dans le cadre des recours des assurés. C’est ce qui a permis de développer l’outil OGRA (outil de gestion des recours assurés).

Comment cela s’est mis en place sur le terrain ?

Un groupe de travail a permis d’une part de cibler les attentes et les besoins en termes d’ergonomie, de fonctionnalités de l’outil et aussi comprendre les enjeux. En ce qui concerne les différentes phases du déploiement, des tests ont pu être réalisés sur 3 échelons en amont. Le retour d’expérience de ces échelons a ainsi contribué à affiner à la marge l’outil et à favoriser l’appropriation par les autres échelons. Une présentation à l’ensemble des échelons a été faite en octobre 2022 et l’outil a pu être déployé sur l’ensemble des échelons en novembre 2022.

Quels ont été les premiers retours au regard de l’utilisation d’OGRA ?

Les retours, notamment lors de la phase de tests, ont été positifs. L’outil a généré beaucoup moins de stress comparé à l’ancien dispositif. Il offre aussi un certain confort en termes de manipulation, il est plus fonctionnel, plus intuitif.

• Le Service médical engagé dans une démarche de responsabilité sociétale des organisations

Notre organisme s’est fait l’écho de la campagne gouvernementale de sobriété énergétique durant tout l’hiver. Par des vidéos et des pushmail, les collaborateurs ont été sensibilisés aux gestes du quotidien pour contribuer à baisser notre impact environnemental en matière d’énergie : baisser la température du chauffage, trier ses mails, faire le ménage sur les serveurs, utiliser de la vaisselle réutilisable, venir au travail à vélo ou en transport en commun. Des sujets variés avec des changements pratiques et simples à mettre en place au quotidien.

Accompagner les équipes à l’ère du télétravail

Le Service médical a organisé différents temps fort afin d’accompagner et de recréer la cohésion après la pandémie. L’équipe du comité de direction a bénéficié d’une conférence sur le thème de la remobilisation du collectif. Lors du second semestre, les différents services et échelons ont également organisé des séminaires locaux pour travailler à la déclinaison de cet objectif. Enfin, à la fin de l’année, les membres du Codir ont travaillé sur les orientations managériales de 2023.

Favoriser la cohésion des équipes

Différentes actions événementielles ont ponctué l’année afin de favoriser la cohésion des équipes.

Le Service médical a organisé un challenge de pas, appelé « Marcher & bouger au quotidien » au bénéfice de l’ensemble des salariés. L’objectif était double : créer une cohésion interne autour d’un évènement fort et prendre soin de la santé des collaborateurs en les incitant à marcher tous les jours. Ce jeu ne nécessitait qu’un téléphone portable et une bonne dose de motivation. Près de 250 des collaborateurs ont participé et ont effectué 50 millions de pas durant les deux semaines du challenge.

D’autres actions d’information ont été mises en place : petits déjeuners de rentrée, concours photo de Noël, octobre rose en photo, relais de la campagne « Moi(s) sans tabac » et de la campagne de dépistage du cancer colorectal.

Une communication interne 100% digitale

Après le lancement de la plateforme collaborative liam en 2021, le Service médical a généralisé l’utilisation de l’outil et assuré les formations de tous les collaborateurs. Chacun a pu trouver son utilisation au regard de la multitude des outils proposés par la plateforme : management visuel de projet, groupe de travail, visio conférence…

Professionnalisation des correspondants communication

Chaque échelon compte des correspondants communication. Ces relais locaux permettent d’animer la fonction communication au plus près des sites. Afin de les faire monter en compétence, le service communication a organisé deux concours : un concours d’écriture et un concours de photo.

Poursuite des campagnes digitales de recrutement des médecins-conseils

Tout au long de l’année 2022, le Service médical a poursuivi la dynamique lancée en 2021 de recrutement des médecins-conseils via des campagnes digitales de promotion du métier. Une nouvelle vidéo de présentation du métier a été tournée avec l’un de nos collaborateurs et diffusée sur les réseaux sociaux et sur des sites ciblés via de l’achat d’espace publicitaire ainsi que sur notre page linkedin. Parallèlement, trois webinaires de présentation du métier de médecin-conseil ont été organisés. Ils ont permis aux participants de bénéficier d’une présentation de l’organisme, des activités du médecin-conseil et d’échanger avec des médecins-conseils ayant récemment pris leur poste. Des médecins intéressés et des échanges intéressants !

Quel a été l’enjeu principal de communication pour l’année 2022 ?

Après la période de pandémie et un fort taux de télétravail, l’objectif 2022 était de recréer de la cohésion interne. Pour cela, nous avons organisé des moments réguliers de retrouvailles en digital et en présentiel. Différents formats ont été proposés pour répondre aux attentes de nos différents publics internes. Ils ont tous été plébiscités.

Quels ont été les autres enjeux ?

La prise en main de la plateforme collaborative liam a fortement marqué l’année. Il a fallu accompagner chaque échelon dans l’appropriation de ce nouvel outil puissant qui permet d’abolir les frontières géographiques et professionnelles. Nous continuerons l’appropriation de cet outil en 2023 en y basculant notre intranet