CPAM des Landes 2022 : S'impliquer

Méthodes nouvelles

Depuis l’arrivée à SO WATT, la CPAM des Landes a choisi de placer l’innovation au cœur des méthodes de travail de ses salariés. En effet, pour faire vivre le projet d’entreprise « Agir ensemble 2022 », il est apparu nécessaire de se tourner vers des méthodes nouvelles, innovantes et facilitantes pour développer la culture participative et susciter l'engagement de tous les collaborateurs.

Formations et webinaires

Différentes actions ont ainsi été menées tout au long de l’année 2022. Les premières ont été dédiées aux managers mais progressivement, tous les collaborateurs ont pu également y prendre part. Pour faire connaître le dispositif, par exemple, de courts moments d’échanges (des « pastilles ») autour d’une méthode ont été régulièrement proposés aux managers (par exemple des icebreakers du type « comment donner la météo de l’humeur du jour »). Ces derniers ont également pu assister à des webinaires (par exemple sur la communication bienveillante avec une offre de formation pour ceux qui ont souhaité aller encore plus loin). Pour trouver ensemble des propositions d’actions, d’autres méthodes ont été testées avec le groupe de travail « axe 4 » du projet d’entreprise 2022 sur la qualité de vie au travail, non seulement avec les membres du groupe, mais également lors d’ateliers avec des collaborateurs volontaires issus de plusieurs services, de Dax et du CES.

Approches nouvelles

Autre apport des méthodes facilitantes, une nouvelle approche présentée par chaque manager dans son service pour diffuser les résultats du BSI (Baromètre Social Institutionnel) mené en 2021 et permettre un partage des perceptions.
Enfin, ces méthodes ont été utilisées pour accompagner le « comité opérationnel régulation » (composé de représentants des services relations avec les professionnels de santé / gestion du risque / délégués de l’Assurance Maladie) et l’aider à réaliser un diagnostic ou état des lieux de la situation des services à la veille du départ du responsable. D’autres projets ont vu le jour en 2022 comme la proposition d’un évènement pour l’ensemble du personnel co-construit (voir plus bas) ou le développement de partenariats avec les écoles de la CCI sur le site de SO WATT pour l’aménagement des espaces collaboratifs lors du retour rue Fontainebleau.

Ambassadeurs QVT

Le comité Qualité de Vie au Travail (QVT) a été créé courant 2022, suite à appel à volontariat auprès de l’ensemble du personnel. Composé d’une quinzaine de membres « ambassadeurs », ce comité a pour conviction phare que chacun d’entre nous peut être acteur de la qualité de vie au travail tant individuelle que collective. Ainsi, les ambassadeurs QVT ont mené des actions en 2022 pour donner du sens et développer une culture et un collectif de travail et concilier vie privée et vie professionnelle. Réunis chaque trimestre, ils ont organisé en 2022 :

des challenges internes (le concours culinaire "Ramène ta fraise", la composition de la très belle équipe rose dans le cadre d’Octobre rose, le concours du plus beau sapin écolo…) ;
différentes actions durant la semaine de la QVT (« moment de respiration », en Zoom ou en présentiel, « café gourmand » à Mont-de-Marsan, Dax et au CES, vidéo pour prendre soin de nos postures…) ;
la mise en place d’une communication directe et régulière avec la Direction (des cafés-quizs entre un service et son agent de Direction) ;
l’aménagement des futurs espaces de travail du siège (participation des ambassadeurs QVT au groupe de travail sur le déménagement).

Une leçon de haka géant pour clore la journée du personnel

204 collaborateurs se sont retrouvés le 27 septembre 2022 au stade Marcel Boyau à Dax pour une journée placée sous le signe de la convivialité et des retrouvailles.
Une Assemblée Générale du personnel spéciale qui a réuni les équipes des 3 sites (site provisoire de SO WATT, Dax et équipes de l’établissement -les services autour de l’accès à la santé-) éloignées par les confinements successifs et la mise en place du télétravail.

Equipe de facilitation

L'organisation de cette rencontre du personnel a été portée par l'équipe de facilitation nationale (le Lab’Innov de la Caisse Nationale), l’équipe de Direction, la facilitatrice de la Caisse et le service communication.
Une formule participative et innovante a été retenue pour cette rencontre. De nombreuses réunions de préparation ont été nécessaires pendant près de 6 mois pour proposer ce moment découpé en plusieurs ateliers (retour sur les tops et flops de l’année, ateliers de team building, autour de la créativité manuelle ou du défi sportif (leçon de haka et démonstration collective dans le stade de rugby) propices aux échanges et au plaisir d'être ensemble. Le vrai objectif de cette journée était de donner envie de poursuivre ensemble et de parier sur la créativité collective.
Pari relevé ! L'enquête de satisfaction menée auprès du personnel a révélé une note de 4/5.

En 2020, la période d’urgence sanitaire avait conduit les organismes de l’Assurance Maladie à mettre en place le télétravail de manière massive et très rapide, le rendant obligatoire et presque généralisé à tous les salariés.
Plébiscitée par la grande majorité des collaborateurs de la CPAM des Landes, la pratique du télétravail devait s’inscrire dans un cadre défini pour poursuivre et adapter cette nouvelle organisation au quotidien.
La mise en place du télétravail a été cadrée par un protocole d’accord signé avec les différentes instances représentatives du personnel et la Direction. En 2022, un protocole exceptionnel national ainsi que des aménagements locaux ont permis aux salariés d’augmenter leur temps de télétravail pour faire face à l’augmentation du coût de l’essence notamment. Ainsi, en 2022, 186 salariés étaient télétravailleurs soit 62 % de l’effectif.

Séminaire des managers

Un séminaire des managers a eu lieu en 2021 pour écouter les besoins et co-construire des formations adaptées. En 2022, des formations portant sur l’organisation d’ateliers entre pairs, l’expérimentation de mise en place du management visuel ou le management hybride ont été proposées aux managers.

Expérimentation PIX

La CPAM des Landes a mené une expérimentation auprès des collaborateurs volontaires pour évaluer leur niveau de maîtrise du numérique et tester la plateforme PIX avant la généralisation de ce service. PIX, permet d’accompagner, tout au long de la vie, la montée en compétence numérique, dans l’univers privé et au travail. Au-delà des QCM, sous forme de défis ludiques et des mises en situation inspirés de la vraie vie, les réponses et des tutoriels en ligne sont proposés pour favoriser les progrès.

Equilibre vie personnelle-vie professionnelle

Le temps de travail (ARTT, temps partiel, forfait…) des salariés de la CPAM des Landes est régi par un protocole local qui date de 2001. Les modes de vie et les organisations de travail ont fortement évolué, tout particulièrement avec la crise du COVID-19 et la mise en place du télétravail. Ainsi, certaines mesures de ce protocole peuvent paraitre inadaptées au contexte actuel. Dans le cadre du dialogue social de l’organisme, une négociation avec les délégués syndicaux a été lancée pour réviser ce texte. Un sondage en ligne a été mené avant l’été 2022. L’état des lieux permettra de définir des orientations en adéquation avec les activités de la CPAM, tout en conciliant vie professionnelle et vie personnelle.

Fin du projet d’entreprise 2019-2022

Lancé en 2019, le projet "Agir ensemble à la CPAM des Landes" portant sur 6 axes de travail pour se préparer collectivement aux transformations à venir s’est terminé en 2022.
Chaque axe (« charges de travail, intégration des régimes, périmètres d’activités », « offre de service », « transformation numérique », « qualité de vie au travail », « accompagnement RH » et « pilotage ») s’est co-construit avec un groupe de travail qui s’est réuni régulièrement. Un comité de pilotage mensuel avec les agents de Direction et les copilotes des projets a suivi l’avancée de travaux qui ont pris fin en 2022.

Actions menées en 2022
Note d’opportunité portant sur le télétravail, animation d’ateliers sur la qualité de vie au travail, accompagnement du déménagement sur la zone SO WATT, création d’un tableau pour visualiser l’adéquation entre les charges et les ressources des services, refonte des instances de pilotage de la Caisse, propositions sur le recrutement, continuité managériale, comité de pilotage pour conduire ensemble les offres de service transversales (inclusion numérique, accompagnement des créateurs d’entreprise…), étude de toutes les activités et circuits qui peuvent être digitalisés avec propositions de workflows, création de tableaux de bord de pilotage pour chaque service… figurent parmi les actions qui ont été menées en 2022 par les différents groupes.

La CPAM des Landes organise, pour le compte de la Cnam, une étape du COG tour

Le principe : rassembler pour chaque date une trentaine de collaborateurs, agents managers et agents de direction issus de tous les organismes de la région avec les équipes de la Cnam qui travaillent à l’élaboration de la future Convention d’objectifs et de gestion (COG) 2023-2027. Ces séances d’échanges et de concertation interviennent à un moment clé pour ce document stratégique, qui fixe le sens de l’action collective des organismes pour 5 ans.
La CPAM des Landes a organisé l’étape à la Carsat de Bordeaux Pour la Nouvelle-Aquitaine sur le thème « les parcours de soins et la prévention ». L’étape s’est tenue le 29 novembre 2022 à la Carsat de Bordeaux avec 4 salariés de la CPAM et 2 agents de direction.

Retour rue Fontainebleau

Depuis septembre 2021, les équipes du siège à Mont-de-Marsan ont déménagé sur la zone SO WATT dans des bâtiments construits en modulaires durant les travaux de réhabilitation du bâtiment situé rue Fontainebleau. Le déménagement est prévu à l'automne 2023

Comité Fontainebleau
Pour nourrir les réflexions liées aux espaces de travail (mobiliers et équipements divers) et réaliser des propositions co-construites avec le personnel, un « comité Fontainebleau » composé de collègues volontaires a été mis en place. Il réunit des ambassadeurs QVT (voir plus haut), une expertise informatique et le référent santé, sécurité au travail et handicap ainsi que 11 collègues volontaires. Pour permettre une approche plus approfondie notamment en matière d'aménagement au poste de travail, deux ergonomes du service de santé au travail (SST) ont été associés.
L’un des objectifs de ce projet est de créer du lien entre les salariés qui vont rejoindre le bâtiment rénové, dans un environnement qui réponde aux enjeux du développement durable, tout en intégrant des besoins exprimés sur la recherche du « bien-être au travail » afin que les salariés s’y sentent « #fiers de protéger ».

Espaces modulables
Une conception novatrice des espaces de travail a été impulsée pour que ces derniers soient à la fois modulables (pour s’adapter aux changements d’organisations-recrutement, réorganisations de services et ne pas être tributaire de l’éclairage ou des alimentations électriques par exemple) et écoresponsables (performances énergétiques, recyclage des matériaux, cycle de vie des appareils…).
Le projet profite à la fois aux individus (conditions de travail des salariés dans un environnement agréable, lumineux, frais en été et chaud en hiver), aux organisations (modularité des espaces) mais répond également à un impératif économique et environnemental (baisse de la consommation d’énergie, empreinte carbone).

Premières propositions
Après avoir été testées dans les services, des propositions du groupe ont d’ores et déjà retenues. Par exemple, le bureau électrique assis/debout, la souris ergonomique ou les supports de bras articulés pour les écrans.
Des projets d'aménagement intérieur du siège ont été présentés grâce à des animations en 3D réalisées dans le cadre du partenariat avec l’école de design de la CCI des Landes.