Bienvenue sur notre premier rapport d'activité digital !

Temps forts 2020

Mise en place du télétravail, organisation de notre première assemblée générale, évolution de l'accueil de nos publics... découvrez les événements phares de l'année en naviguant de mois en mois

• Accueillir les collègues de l’ex régime social des indépendants

  L’intégration des régimes spécifiques de sécurité sociale au sein du Régime Général concerne aussi le service médical. Après la gestion de la partie obligatoire du régime étudiant, de la Mutualité de la Fonction Publique et les nouveaux inscrits travailleurs indépendants en 2019, au 1er janvier 2020 c’est l’ensemble des travailleurs indépendants que le service médical reçoit sur son champ de responsabilité.

  Pour ce faire, 10 collaborateurs de l’ex-Régime Social des Indépendants ont rejoint les effectifs des échelons: 1 médecin et 1 administratif à Quimper, 2 médecins et 5 administratifs à Rennes et 1 Médecin Conseil Régional Adjoint à l’échelon régional. Cette évolution s’est faite sur 2 versants :

  • Pour le personnel accueilli : mise en place d’un parcours d’intégration avec entretiens d’accueil et de suivi, possibilité de suivre la certification SM PRO pour les intéressés,
  • Pour le personnel DRSM : offre complète de formation en e-learning et vidéos explicatives des finalités de l’intégration des assurés SSTI.
• Tous réunis lors de notre première assemblee générale

  L’ensemble des collaborateurs du service médical, arrivant des 4 coins de la Bretagne, s’est réuni pour sa première assemblée générale le 14 Janvier 2020 au Palais des Congrès de Lorient.

  Ce projet a démarré en avril 2019 avec la constitution d’un comité de pilotage composé d’une quinzaine de collaborateurs.

  L’objectif de cette assemblée générale : partager, échanger mais également se réunir et créer du lien dans un contexte d’évolution de notre organisation. Nouveaux métiers, nouvelles activités, nouvelles orientations, des changements au service de nos publics pour une meilleure gestion du risque. Montrer le cap de notre orientation pour les prochaines années, c’était également un des objectifs de cette rencontre.

  Le comité de pilotage s’est donc attaché à bâtir l’organisation de cette journée autour de ces fondamentaux.

  Actant le principe d’une assemblée générale placée sous le signe de la convivialité, un théâtre d’entreprise a été retenu en vue d’animer cette journée autour des valeurs et des réussites de la DRSM Bretagne. L’intervention du théâtre d’entreprise a permis de dynamiser cette journée, et de rendre interactif l’ensemble des interventions autour de saynètes notamment.

  En savoir plus

• Mutualisation de l’accueil téléphonique avec la région des Pays de la Loire.

  Malgré la crise sanitaire et les périodes de confinement, la mutualisation de l’accueil téléphonique avec la région des Pays de la Loire a pu se concrétiser en 2020.

  Deux projets ont été construits en parallèle :

  • Un projet qui a été mené avec le service médical des Pays de la Loire pour la prise en charge en niveau 2, des appels des assurés des 5 départements des Pays de la Loire par la plateforme régionale de service (PFS) de Bretagne
  • Un deuxième projet a été réalisé avec la plateforme médico-administrative gérée par la CPAM de Nantes pour prendre en charge en niveau 2, les appels médicaux des professionnels de santé de la région des Pays de la Loire

  La réussite de ces deux projets est due à l’excellente collaboration avec les différents acteurs, service médical et CPAM, des deux régions. L’équipe de la PFS de Bretagne s’est également fortement mobilisée pour conduire ces projets jusqu’à leur terme. Les téléconseillers ont dû s’adapter, dans un contexte difficile, à des changements de calendrier, des pratiques différentes d’une région à l’autre.

  Du fait de cette mutualisation, la PFS de Bretagne s’appelle désormais la « PFS DRSM Bretagne Pays de la Loire ». Pour prendre en charge l’accroissement du volume des appels téléphoniques, son effectif est passé de 5 téléconseillers en 2019 à 8 téléconseillers sur 2020-2021.

• 2020, l’année du télétravail

  Bien avant la crise sanitaire, dans le cadre d’un accord national, le personnel administratif n’ayant pas accès aux données médicales et les praticiens conseils ont pu prétendre à un jour de télétravail par semaine dès le 20 janvier 2020. Pour ce faire, et grâce à la contribution du service informatique, la direction régionale du service médical Bretagne (DRSMB) s’est dotée dès fin 2019 du matériel nécessaire : ordinateurs portables, stations d’accueil, double écran…De janvier à mars, près de 14 % du personnel, a prétendu à cette nouvelle forme de travail à distance.

  Avec le confinement, la DRSMB a su se mobiliser rapidement pour mettre en moins de 2 semaines, la quasi-totalité de son personnel en télétravail complet, via le partage de VPN. Au second semestre, 85 % du personnel fonctionne en télétravail, de 1 à 5 jours par semaine, sans distinction de catégorie. Pour accompagner cela, des webinaires et formations ont été proposés à tous les collaborateurs et managers et des nouveaux outils ont fait évoluer les pratiques de travail à distance (visioconférence, plateforme collaborative, outil collaboratif de management visuel…).

  La prochaine étape, en sortie de crise, est d’évoluer vers un droit au télétravail régulier, via l’avenant n° 2 à l’accord national relatif au télétravail, permettant à tout le personnel de prétendre à 1 ou 2 jours de télétravail hebdomadaire. La crise sanitaire s’est révélée être un véritable catalyseur d’initiatives et d’innovations !

• Le centre national des soins à l’étranger

  Le pôle médical du CNSE effectue depuis le début de la crise sanitaire en mars 2020, une mission centralisée et par délégation en inter-régimes dans le cadre de la Covid-19.

  En raison de l’importance de la crise sanitaire liée à la Covid-19 dans les régions Grand-Est, Hauts-de-France et Bourgogne-Franche-Comté en mars et novembre 2020, 176 patients ont été transférés essentiellement en Allemagne mais également en Suisse, au Luxembourg, en Belgique et en Autriche. En accord avec la CNAM et le Ministère de la Santé, la réalisation des formalités administratives européennes des patients transférés a été confiée au pôle médical du CNSE début avril 2020.

  Cette centralisation, tout en sécurisant la dette française (pour information: 2,2 millions d’euros pour 27 patients traités en Suisse) a permis de mener une action coordonnée des formalités administratives avec les différents interlocuteurs sur le territoire national (agences régionales de santé, SAMU, établissements de santé) et dans 71 établissements de santé des pays européens concernés.

  Une procédure simplifiée de prise en charge des frais éventuels restant à la charge du patient a également été mise en place au pôle médical du CNSE, en privilégiant les échanges directs avec les assurés concernés.

  Par ailleurs, l’année 2020 malgré la crise sanitaire, n’a pas vu de baisse comparativement à 2019, des demandes de soins programmés à l’étranger gérées par le pôle médical dans le domaine de la procréation médicalement assistée.

• Accompagner les assurés

  Depuis plusieurs années, un travail de fond a été entrepris à l’échelon local d’Ille-et-Vilaine, visant à faire collaborer chacun autour des outils et des organisations, afin de centrer sur chaque assuré en arrêt « le bon acteur, au bon moment, pour l’action pertinente ».

  Pour cela, une organisation a été mise en place avec un référent médical et administratif experts sur les indemnités journalières et bien identifiés par l’ensemble de l’équipe. Un document d’orientation est disponible et précise les rôles et contributions de l’ensemble des acteurs. Enfin, les outils sont maîtrisés, avec une traçabilité des actions favorisant un travail en transversalité et une optimisation des actions de chacun.

  Cela se construit chaque jour, tant dans les échanges informels entre les techniciens des différentes unités de travail et le référent technique IJ, que dans les réunions entre les conseillers services de l’Assurance Maladie (CSAM), les infirmiers du service médical (ISM) et le référent médical IJ.

  Le travail avec nos partenaires (service social, services de santé au travail) se poursuit pour avancer sur notre mission de prévention de la désinsertion professionnelle.

  Chaque acteur du 35, qu’il étudie la recevabilité d’un dossier, l’oriente vers le CSAM, l’ISM, le médecin conseil, prévoie un échange confraternel avec le prescripteur ou un RDV attentionné vers l’assuré, a conscience d’être au service du collectif, pour une meilleure maîtrise des indemnités journalières, dans une équité de traitement de chacun, et dans le respect des plus vulnérables.

• Faire évoluer l’accueil de nos publics

  La gestion de la crise Covid-19 et le confinement nous ont amenés à revoir l’organisation de l’accueil des assurés.

  Auparavant, l’échelon local de Saint-Brieuc comptait 10 cabinets de médecins conseils, 2 box de conseillers services Assurance Maladie et 1 box partagé entre 2 infirmières du service médical.

  Au 17 mars 2020, la gestion de cette crise a eu pour effet de suspendre les convocations/invitations sur site. À partir de la mi-juin, suite au premier déconfinement, l’accueil de nos publics a pu reprendre progressivement afin de nous permettre d’assurer nos missions de service public. À cet effet, les locaux ont été optimisés et le nombre de box réduit à 5.

  Plus de 3 000 convocations (médecins conseils) et invitations (infirmiers du service médical et conseillers services Assurance Maladie) ont été lancées, avec un taux moyen de 75 % de rendez-vous honorés.

  En parallèle, les télé-échanges se sont développés afin de limiter la venue des assurés dans les locaux avec plus de 2 000 échanges réalisés sur la période de juin 2020 à décembre 2020.

  Le circuit de traçabilité des appels des médecins sur ce thème étant chronophage et imparfait, une expérimentation de télé-échanges « programmés » est lancée début 2021.

  Enfin, la stratégie de convocation des assurés reposant sur l’exploitation de notre système de ciblage des arrêts de travail, une mise à jour de la documentation d’aide à l’orientation/décision ainsi qu’un accompagnement des différents acteurs sont prévus en 2021.

• Mettre en place un nouvel environnement de travail

  Étape incontournable du fait de l’abandon du système d’exploitation de Windows 7 par Microsoft début 2021, c’est courant septembre 2020 que la migration des premiers postes vers Windows 10 a débuté. Elle s’est déroulée en plusieurs étapes : au mois de septembre, après une phase de préparation pendant l’été, 244 ordinateurs portables ont été « masterisés » pour équiper progressivement les salariés actuellement en possession d’un poste fixe. Puis, progressivement, selon un planning établi, l’ensemble des ordinateurs fixes a été remplacé par des portables équipés de Windows 10. Enfin, les collaborateurs possédant déjà un ordinateur portable ont également basculé au fur et à mesure vers le nouvel environnement.

  Pour faciliter la bonne mise en œuvre de ce projet d’envergure, l’équipe régionale informatique a été aidée par un CDD. Malgré des délais de mise en œuvre très courts et un contexte de télétravail généralisé, le déploiement a pu s’opérer sur l’ensemble des postes du service médical de Bretagne fin décembre 2020.

  Afin d’accompagner les utilisateurs dans la découverte de ce nouveau système d’exploitation, des tutoriels, fiches pratiques ont été mis à leur disposition sur l’intranet régional afin de leur permettre de se familiariser avec leur nouvel environnement de travail. Un module de formation en e-learning leur a également été proposé.

• Contact tracing : tester, alerter, protéger

  2020, année d’une crise sanitaire majeure liée à une pandémie due au virus Sars-Cov 2 responsable de la Covid 19. En sortie d’un premier confinement, l’Assurance Maladie s’est engagée dans la lutte contre la transmission de ce virus dont la complexité repose en particulier sur l’émergence régulière de nouveaux variants pouvant être plus contagieux et agressifs selon leur nature.

  IC’est ainsi que des plateformes de contact tracing (PFCT), ouvertes 7 jours sur 7, ont été mises en place dans chaque organisme, en CPAM d’abord, puis au service médical à compter d’octobre 2020. L’enjeu de ces plateformes est de contribuer à la stratégie nationale « Tester, alerter, protéger » en identifiant le plus tôt possible les personnes contaminées par le virus, symptomatiques ou non, afin de les contacter par téléphone pour lister les personnes avec qui elles ont eu un contact considéré à risque de contamination. Au service médical de Bretagne, une équipe régionale, composée d’un pilote médecin conseil et de deux managers a été constituée pour assurer le pilotage opérationnel, ainsi que la formation et la gestion ressources humaines des 38 traceurs recrutés en CDD, complété dans un second temps de 11 personnes en CDI dédiées au contact tracing.

  En savoir plus sur la crise sanitaire

• Audit de la cour des comptes

  Un audit de la cour des Comptes s’est déroulé dans le Finistère dans le cadre de la campagne de certification des comptes 2020 des branches maladie et AT-MP de la CNAM. Il consistait en l’analyse de l’ensemble d’un processus lié à des dépenses de santé entre le service médical et la CPAM. De ceci, nécessitait une coordination majeure entre la CPAM et l’échelon local du service médical sur la remontée des documents aux auditeurs. Ont été analysés les processus et les dépenses de soins en lien avec : une affection de longue durée, une demande d’accord préalable, les indemnités journalières, les rentes pour incapacité permanente, la reconnaissance AT-MP.

  Cet audit avait pour but de :

  • Prendre connaissance de l’organisation et de la poursuite des activités pendant la crise sanitaire,
  • Auditer le dispositif du contrôle interne et l’impact de la crise sanitaire sur la réalisation des objectifs et des supervisions,
  •  Passer en revue les indicateurs des tableaux de bord

  Cinq auditeurs de la cour des comptes ont été mobilisés. L’audit s’est déroulé en présentiel sur le site de l’échelon local du service médical et en distanciel selon les thèmes audités avec la participation du pilote CEPRA de la direction régionale et la contribution de la région à la préparation de l’ensemble des documents.

  À l’issue, des recommandations visant à poursuivre les actions mises en œuvre pour améliorer la documentation des contrôles, éviter les mises en invalidité tardive et les ruptures d’indemnisation non justifiées des assurés ont été formulées. L’investissement au quotidien de l’ensemble des personnels de l’échelon a été souligné.

• Expérimentation sur la prise en charge des thérapies non médicamenteuses pour les troubles en santé mentale d’intensité légère à modérée

  La dépression légère à modérée, les troubles de l’adaptation relèvent de psychothérapies en première intention. Dans la perspective d’élargir les possibilités de prise en charge, l’Assurance Maladie, en lien avec le Ministère de la santé et les organismes professionnels représentant médecins généralistes, psychologues cliniciens, psychothérapeutes et psychiatres, a proposé une expérimentation dans quatre départements dont le Morbihan.

  L’expérimentation est proposée aux patients de 18 à 60 ans sans situation grave justifiant un avis psychiatrique, ni antécédents psychiatriques (ALD, hospitalisation, invalidité, addictions, …). Une prise en charge concertée entre le médecin traitant et psychologue est proposée (1 à 10 séances d’accompagnement psychologique de soutien). S’il n’y a pas d’amélioration, une concertation pluridisciplinaire médecin traitant, psychologue et psychiatre est mise en place puis 1 à 10 séances de psychothérapie structurée.

  Le service médical effectue la promotion du dispositif avec la CPAM et s’assure du respect des critères d’inclusion des patients. 4 ans, 4 412 patients pris en charge dans le Morbihan pour un nombre total de 42 976 séances.