2020 : la DRSM Nouvelle-Aquitaine est née !

Temps forts 2020

DRSM Nouvelle-Aquitaine

• 1er janvier 2020 : mise en place de la DRSM Nouvelle-Aquitaine, créée juridiquement le 29 novembre 2019 sur décision du Directeur général de la CNAM

  "Les responsables de service ont organisé des réunions d’équipe en fin d'année 2019 et nous avons reçu début décembre les derniers documents décrivant les processus. Cela nous a permis de réaliser un organigramme précisant le périmètre individuel d’activités des personnels des sites régionaux. Nous avons étudié de façon précise chaque processus, sa comitologie, la répartition de ses activités ainsi que les interfaces interprocessus et avec les partenaires extérieurs. Outre l’installation de la DRSM Nouvelle-Aquitaine, l’année 2020 a été marquée par l’accueil et l’intégration des personnels issus de la Sécurité Sociale des indépendants."

• Dentaire : la régionalisation, clé du changement

  Le Dr Pierre Epifanie nous explique les principes qui ont permis d’engager les évolutions organisationnelles dans le domaine dentaire.

  "Une forte régionalisation des activités dentaires de la Drsm Nouvelle-Aquitaine s’est imposée, avec pour corollaire le principe de fonctionnement de base suivant : Les sept chirurgiens-dentistes conseils des Elsm interviennent en priorité dans leur échelon d’affectation, et en fonction des besoins et de leur disponibilité, sont amenés à intervenir dans d’autres ELSM. Les quatre chirurgiens-dentistes conseils de l’Ersm interviennent principalement dans les sept Elsm dépourvus de chirurgien-dentiste conseil ainsi que dans les départements 17 et 33 qui disposent d’un nombre insuffisant de chirurgiens-dentistes conseils."

  Animateur de ce réseau régional, le Dr Pierre Epifanie assure notamment la répartition entre les chirurgiens-dentistes conseils des activités découlant des décisions de la Direction. "La réalité du terrain fait que cette régionalisation des activités dentaires en configuration Nouvelle-Aquitaine est déjà bien engagée. Ainsi, les chirurgiens-dentistes conseils de l’ex-Aquitaine intervenaient déjà en Centre-Ouest pour donner des avis en AT, ASS ou PFIDASS, siéger en commissions paritaires et répondre aux questions des chirurgiens-dentistes."

• Echelon local de Gironde : "la crise sanitaire, une épreuve et une formidable opportunité"

  16 mars 2020. Le confinement est imminent. La direction locale de l’échelon local de Gironde s’apprête à vivre une expérience managériale inédite.

  " A l‘annonce du confinement, tout le monde était pressé de rentrer chez soi. Heureusement, les cadres avaient pris la peine de recueillir les mails et le numéro de téléphone de leur équipe, et les médecins chefs ceux des praticiens conseils", explique Alain Kostine, médecin chef de l’échelon. Ce dernier, décide de rester tous les jours sur site, avec le Dr Thomas Lefort et Dominique Jacques Suzanne médecins chefs adjoints, pour coordonner la gestion de crise et soutenir les personnels. Un plan de continuité des activités (PCA) local est très vite créé par l’équipe de direction pour définir le fonctionnement de l’échelon en période de confinement. "Le PCA nous a permis de garantir le maintien des activités prioritaires pour éviter la rupture de droits des assurés. Il portait essentiellement sur la protection des salariés sur site et sur les modalités d’activité qui étaient principalement organisées en télétravail. Une fois cette organisation en place, un certain rythme s’est installé, le courrier et l’activité « papier » sur site, et la gestion des autres activités en télétravail".

• Angoulême : « un nouveau service médical ! »

  « Il n’y a pas de réforme sans crise. » Cet adage vaut particulièrement pour l’échelon local d’Angoulême, au sein duquel le contexte de confinement a accéléré la dématérialisation et le travail collaboratif. Anne-Marie Bonnin médecin chef et Aurélie Da Silva responsable administratif nous racontent…

  « Un mélange de tristesse et d’inquiétudes. » C’est avec ces mots que le Dr Anne-Marie Bonnin, médecin chef de l’échelon d’Angoulême, traduit sa perception du climat qui a suivi l’annonce du confinement à ses collaborateurs le 16 mars 2020 à 14 heures. « Comment cela va-t-il se passer maintenant ? » ; « Quand allons-nous nous revoir ? ». Je lisais dans les regards toutes ces interrogations, c’était un peu brutal et violent tout de même… », confie Anne-Marie Bonnin.

  Lors du déconfinement, pour faciliter le travail à distance, un espace collaboratif baptisé @cosm16 (Espace COllaboratif du Service Médical Charente) est créé. Il comprend des informations générales, un espace d’échanges dédié aux questions relatives au traitement des dossiers par thèmes (ALD, Diadème…) sans mention de NIR, un espace pour les praticiens conseils, un bloc collaboratif pour recueillir les sujets devant être traités en réunion, et enfin une bibliothèque de procédures. »

• Public vulnérable : le service médical fortement mobilisé

  Les demandes d’arrêts dérogatoires émises sur la période du 17 mars au 28 mai ont été passées au crible au sein de notre DRSM pour identifier les publics non éligibles. Une activité nouvelle et très mobilisatrice pour le service système d’information.

  A situation exceptionnelle, mesures d’exception. Suite aux recommandations du Haut conseil de la santé publique (HCSP), un dispositif dérogatoire est mis en place pour permettre aux personnes présentant un risque de développer une forme grave d’infection en cas de Covid-19 de bénéficier d’un arrêt de travail à titre préventif. A partir du 17 mars, le téléservice de déclaration en ligne « declare.ameli.fr » est étendu aux assurés pris en charge en affection de longue durée au titre des pathologies listées par le HCSP et aux femmes enceintes dans leur 3ème trimestre de grossesse. Ce téléservice ne permettant pas une vérification instantanée des données déclarées, ce travail a fortement mobilisé le service système d’information, durant la crise sanitaire.

  A partir du 27 mars, l’équipe du Dr Philippe Latry est en première ligne pour traiter ces données, l’outil de requêtage tourne à plein régime pour Denis Podevin, Charlotte Bussy Godon sur le site de l’ERSM de Limoges et Béatrice Ballion à l’ERSM de Bordeaux. « Nous avons été immédiatement impactés avec une importante prise en charge quotidienne, raconte Philippe Latry. L’équipe a dû s’investir en s’organisant dans l’urgence sur un sujet totalement nouveau. C’est avec beaucoup de volonté et également l’aide de Charlotte Bussy Godon, de l’ELSM de Limoges, que nous avons pu nous impliquer dans ce travail. Ce dernier a été mis en place dans un contexte de régionalisation, le service a donc fonctionné en mode Nouvelle-Aquitaine. Il a su s’adapter et également assurer la permanence de l’activité en l’absence des équipes en local. »

• GAP : s’adapter au contexte de crise sanitaire

  Installé depuis le mois de janvier, le service de la Gestion Administrative du personnel s’est particulièrement mobilisé dans ce contexte de crise sanitaire pour résoudre au fil de l’eau les diverses et inédites problématiques RH. Mélanie Férard, responsable du service nous explique.

  « Dès lors que les premières informations sur la crise ont commencé à se diffuser, le service a été impacté. A partir du 13 mars, nous avons tout de suite été sollicités avec les problématiques de garde d’enfant(s). Pour collecter les informations, nous avons immédiatement réalisé une attestation de type formulaire. Ce formulaire a été traité au flux, engendrant un travail conséquent en termes de reporting tout au long de la crise sanitaire. Plus globalement, les arrêts dérogatoires du personnel et la pluralité des situations ont engendré un grand nombre de questionnements de la part du personnel. Nous avons fait notre possible, tout au long de cette période inédite, pour répondre aux sollicitations du personnel et des responsables de service. Nous avons également, avec la direction, décidé de mettre en ligne, sur l’extranet temporaire, une FAQ RH pour rendre l’information accessible au plus grand nombre. Tout au long de cette crise, et notamment au début, peu de personnes étant équipées en télétravail, notre plus grande difficulté a été de récupérer les informations dont nous avions besoin pour assurer la continuité de service et la fiabilité des données. De même, les nombreuses évolutions des informations gouvernementales ont nécessité une grande capacité d’adaptation. Le service a été en veille constante pour avoir la bonne information à transmettre au personnel. La gestion administrative du personnel laisse peu de place à l’incertitude, de la présence à l’absence d’une personne le traitement en cascade est différent. »

• Nadine Agosti : « A vous tous un grand merci ! »

  L’épidémie de COVID-19 est venue percuter nos organisations et transformer nos modes de vie professionnelle et personnelle. Dans ce contexte exceptionnel, le Dr Nadine Agosti remet en perspective l’ensemble des actions réalisées au plan régional et évoque les suites envisagées, à l’heure d’un retour progressif du personnel sur site.

  « Le 17 mars, le confinement étant annoncé par les pouvoirs publics, j’ai demandé à ce que l’ensemble du personnel reste à domicile jusqu’à nouvel ordre. L’équipe informatique a été immédiatement et très fortement mobilisée pour équiper un maximum de personnes en poste nomade. Le télétravail a bien été le défi majeur de cette crise, compte tenu de son faible déploiement initial au sein des DRSM, notamment celles ayant eu à faire évoluer leur territoire au 1er janvier 2020. A la problématique du télétravail s’est ajoutée celle des gardes d’enfants, prise en charge par le service Gestion administrative du personnel.»

• Lot-et-Garonne : une ISM au service des EHPAD

  Karine Martorelli, Infirmière du service médical à l’Elsm d’Agen, s’est portée volontaire dès le 17 mars pour contribuer à la gestion de la crise sanitaire. Inscrite sur la liste de volontariat de santé publique et auprès de son ordre, elle était réquisitionnée fin mars par l’ARS du Lot-et-Garonne pour agir auprès des EHPAD du département. Retour d’expérience.

  « J’ai commencé le 6 avril à l’ARS sur réquisition de la Préfète du Lot-et-Garonne. Initialement je devais appeler à domicile les patients atteints du Covid. Mais entretemps des mesures avaient été prises au niveau national concernant les EHPAD. Un questionnaire leur était envoyé et, sur la base de leur réponse, il était nécessaire de se déplacer sur site pour les aider à optimiser les mesures à mettre en place pour gérer cette crise sanitaire au sein de leur établissement. C’était une mission d’appui et d’accompagnement et non pas d’inspection qui était demandée. Notre intervention visait à donner de la visibilité à l’ARS sur ce qui se passait dans les EHPAD et, du côté des EHPAD, à faire remonter les questionnements. »

• Contact-Tracing : sur le front de la lutte contre le coronavirus

  45 praticiens conseils et agents s’investissent depuis la mi mai et sans compter dans le dispositif Contact-Tracing visant à enrayer l’épidémie de Covid-19, sous la houlette d’une équipe régionale de pilotage conduite par le Dr Soyan Ok.

  « C’est une aventure inédite dans ses enjeux et le niveau d’implication des personnels concernés », c’est ainsi que le Docteur Soyan Ok, médecin conseil régional adjoint et responsable régional du dispositif, résume l’expérience Contact-Tracing. « Déployé depuis le 13 mai dans le contexte de déconfinement, le dispositif Contact-Tracing vise à juguler l’épidémie Covid-19, c’est-à-dire à limiter son impact en cassant les chaînes de transmission. Dès qu’un cas de contamination est détecté, un travail d’enregistrement et une course contre la montre s’engagent pour repérer les personnes contacts, les amener à pratiquer un test de dépistage et leur prescrire un isolement. Cette mission comporte donc trois enjeux : identifier, tester, isoler.

  Pour y parvenir, il a fallu constituer et former agents et praticiens conseils, dans des temps extrêmement contraints. A partir des éléments diffusés par la CNAM, l’équipe de pilotage a travaillé le week-end durant pour mettre en place une formation en cascade et un déploiement du dispositif deux jours plus tard. Le caractère inédit et inattendu de la crise sanitaire a ainsi généré une gestion particulièrement délicate, comme le confirme le Dr Ok : « Outre la constitution des équipes, il a fallu établir régulièrement une liste de garde le week-end sur la base du volontariat, recueillir et prendre connaissance d’une documentation très détaillée. Les modes opératoires, très denses, évoluaient très régulièrement : il a fallu se les approprier, les diffuser, les expliquer à chaque reprise. »

• Télétravail : la crise sanitaire a fait bouger les lignes

  « Télétravail exceptionnel », « Télétravail régulier »… La crise sanitaire et le confinement sont venus accélérer la mise en place du dispositif de télétravail. Ce dernier est depuis reconduit sous différentes modalités au regard des évolutions de la crise et des accords nationaux et du recensement des salariés initialement hésitants souhaitant désormais y candidater de façon pérenne.

  « La première période de télétravail exceptionnel a été maintenue volontairement à l’issue du confinement jusqu’au 28 août afin de permettre au personnel de reprendre progressivement leur activité sur site, après une phase printanière de choc », rappelle Patrice Timbal directeur adjoint. « Parallèlement, le télétravail « régulier » qui avait été impulsé de décembre 2019 à mars 2020 comptait assez peu de demandes. Depuis, les personnels hésitants ont pu tester sa faisabilité et mieux en appréhender l’intérêt. Suite au questionnaire post confinement lancé en juin 2020, 88% des salariés répondants ont déclaré vouloir télétravailler. Et, en juillet, l’avenant 1 au protocole national de télétravail officialisait enfin la possibilité pour tout le personnel administratif d’avoir accès à domicile aux données médicales confidentielles. »

• Pléiade : les courriers entrants numérisés en cours de déploiement

  « Il s’agit d’un projet de longue haleine qui s’étend jusqu’en 2023, toute cette période étant utile pour permettre une montée en charge progressive du dispositif qui vise un objectif : la numérisation en masse de la quasi-totalité des courriers adressés aux organismes de l’Assurance maladie, nous rapelle Nathalie BIARD, sous directrice. Le projet, présenté en 2018, a fait l’objet d’un appel à candidature auprès des CPAM dès 2019 pour héberger une plateforme de numérisation. Le choix de la CNAM s’est finalement porté sur sept CPAM. »

  « Il s’agit au global de gérer le traitement de 96 millions de plis annuellement, soit près de 390 000 plis par jour France entière. La mutualisation doit demeurer transparente pour les assurés sociaux : l’adresse d’expédition reste l’adresse actuelle de leur CPAM et de leur échelon local, le déroutage s’effectuant au niveau de La Poste. Chaque Plateforme de Flux Entrants (PFE) assure le transfert des pièces numérisées vers les GED des organismes, accompagnées d’un ensemble de données afin de garantir la bonne fin de traitement par l’organisme de rattachement. Globalement, la démarche vise aussi à garantir une gestion en mode PCA, dans une dimension inter-PFE, afin de garantir une continuité de service en cas de sinistre notamment. Après une phase de cadrage, la CNAM a arrêté deux modèles de PFE : un premier permettant le traitement de 20 000 plis par jour, un second pour 40 000 plis par jour. Sur les six échelons locaux ayant participé au déploiement initial, trois étaient situés en Nouvelle-Aquitaine : Bayonne, Pau et Périgueux. »

• 12 nouveaux infirmier(e)s du service médical en Nouvelle-Aquitaine

  Le 7 septembre 2020, l’ERSM (site de Bordeaux) accueillait 12 infirmier(e)s du Service médical (ISM) recrutés en début d’année (avant le confinement), pour leur première journée d’intégration à la DRSM Nouvelle-Aquitaine.

  Au programme des journées d’intégration, le premier jour, Nadine Agosti directrice régionale, Patrice Timbal directeur adjoint, Corinne Pascaud ISM référente régionale et les responsables de service de l’Ersm ont présenté les orientations, missions et organisation de la DRSM Nouvelle-Aquitaine.

  Chaque infirmier(e) était accueilli(e) le deuxième jour par les personnes ressources de l’échelon à savoir le médecin conseil chef de service, le responsable administratif, l’infirmier et le médecin conseil référents, ainsi que le cadre expert métier. Cette journée était dédiée à la découverte de l’environnement de travail local (bâtiment, organisation avec la CPAM, etc.) et des outils ou applicatifs tels que l’intranet, OSCARR, Webtime, ou encore Syfadis pour un accès à la formation à distance.

  Enfin, le dernier jour, toujours depuis le site d’affectation, une rencontre était organisée en visioconférence avec le Dr Sylvie Hourcade sur le champ de la Gestion du risque puis avec les pilotes régionaux pour une première approche des différents processus.

  La DRSM Nouvelle-Aquitaine s’appuie désormais sur un réseau de 26 Infirmier(e)s du Service médical avec au minimum un(e) ISM par échelon.

• CSAM : des référents pour un métier en plein développement

  La DRSM comptera une quarantaine de CSAM (Conseillers Service Assurance maladie) en 2021. Il est prévu de nommer parmi eux des référents pour assurer les tutorats et structurer une activité devenue essentielle au fonctionnement de l’UTAA.

  En octobre 2020, 36 CSAM sont recensés à la DRSM Nouvelle-Aquitaine, ce qui correspond à une moyenne de deux CSAM par UTAA par échelon. Le Service médical devait identifier des référents CSAM pouvant tutorer et former aux activités CSAM et à l’acquisition des réflexes professionnels : orientation des dossiers, mise en œuvre de compétences relationnelles adaptées aux situations ; identifier et transmettre les évolutions règlementaires et techniques utiles à l’exercice de l’emploi ; identifier et traiter les dossiers les plus complexes ; proposer et contribuer à la formalisation de procédures et modes opératoires à partager.

  D’ici à 2022, selon les possibilités budgétaires et sur la base de critères prédéfinis, entre un quart et un tiers des CSAM deviendront progressivement référents. En octobre 2020, sept CSAM ont pu être ainsi promus.

• Une offre numérique documentaire au service des DRSM

  Une offre numérique documentaire, conçue depuis 2018 sous la houlette de notre documentaliste Lise Pacchiano est désormais accessible à l’ensemble des DRSM. Zoom sur les enjeux de ce projet d’envergure et les actions entreprises avec les six documentalistes au service de l’expertise médicale de l’Assurance maladie.

  Lise Pacchiano : « Le groupe que j’anime depuis deux ans est composé de Kathleen Termote, Chargée de documentation DRSM Hauts-de-France, Sabine Leu, Chargée de documentation DRSM Occitanie, Anne Marie Roche, Documentaliste DRSM Grand Est, Laurence Hellel, Documentaliste DRSM AuRA, Pierre Morlanne-Fendan, Documentaliste DRSM PACA. Il travaille en coopération avec le service achats de la DRSM Nouvelle-Aquitaine. Il fallait inscrire la documentation dans l’ère du numérique. L’idée était donc née du besoin de moderniser et de faciliter l’accès à notre documentation, tout en étant conscient de la complexité de la mise en place d’une offre dématérialisée, que ce soit :

  •du point de vue des coûts (les accès web sont toujours plus élevés que le papier),

  •des aspects techniques et règlementaires (conditions d’accès, respect des règles de sécurité SSI et Informatique et Libertés),

  •des droits de consultation et d’usages selon les éditeurs.

  Ces constats étaient partagés par l’ensemble du réseau ; l’idée a donc fait son chemin, et s’est concrétisée avec la naissance de notre groupe projet et le soutien des directions".

• Maladies professionnelles : en route vers le zéro papier !

  Le traitement des dossiers soumis au Comité régional de reconnaissance des maladies professionnelles (CRRMP) est désormais entièrement dématérialisé en Nouvelle-Aquitaine.

  « L’idée de passer en dématérialisation intégrale les dossiers du CRRMP pour toute la Nouvelle-Aquitaine a vu le jour au printemps, explique le Dr Christophe Darnault, pilote régional du CEPRA risques professionnels. La gestion papier, toujours effective en ex-Aquitaine, s’est avérée complexe pendant le confinement. Cette période nous a permis d’avoir accès à QRP, outil utilisé en CPAM pour la dématérialisation des pièces administratives. En avril, j’ai proposé aux échelons locaux de nous adresser les dossiers relevant du CRRMP dans un dossier médico-administratif unique, regroupant les pièces administratives téléchargées depuis QRP et les pièces médicales dématérialisées. » Chaque dossier ainsi constitué est déposé sur un serveur sécurisé partagé entre chaque échelon local et le secrétariat du CRRMP des sites de Bordeaux et Limoges.

• Nouveaux locaux à Poitiers : enfin !

  Décembre 2020, bonne nouvelle, l’échelon de Poitiers peut se réjouir de la livraison, très attendue, de ses nouveaux locaux. Retour sur l’histoire épique de ces travaux avec Pascale Michez, responsable administratif de l’échelon.

  "Ces travaux étaient attendus depuis de nombreuses années. La faible étanchéité de la façade entrainait des infiltrations, qui nécessitaient la mise en place de serpillères et de récipients pour récupérer l’eau tout le long des fenêtres. Pour l’anecdote, un jour de forte pluie en 2015, des collègues ont dû protéger d’un parapluie le matériel informatique d’un médecin conseil ! De fait les peintures et les moquettes étaient extrêmement dégradées…

  Une fois les problèmes d’infiltrations réglés par l’Union Immobilière, nous espérions le début des travaux… et de l’amiante a été découverte dans certaines parties du bâtiment, nécessitant des études complémentaires. Puis en septembre 2019, une fois les plans définis, ce fut le déménagement des équipes vers des zones tampons. Le recrutement d’un intérimaire pour l’accompagnement des assurés lors de leurs convocations/invitations a facilité cette activité.

  Cette période a été difficile, mais chacun y a mis du sien, cela ne devait pas durer longtemps et c’était pour la bonne cause. Mais nous n’étions pas au bout de nos peines ! Premier retard : le dépôt de bilan de la société de désamiantage impose le recours à une nouvelle entreprise, qui prend le relais quelques mois plus tard… Deuxième prise de retard : la Covid-19 et le confinement… arrêt net des travaux ! Ils ont pu reprendre, après un nouveau calage du planning d’interventions des entreprises, puis le soulagement avec la livraison du chantier."