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• Déménagement de l’échelon régional

  Le lundi 13 juin 2022, l’Echelon Régional de la DRSM Centre-Val-de-Loire a investi ses nouveaux bureaux au sein du bâtiment de la CPAM du Loiret, situé Place de Gaulle à Orléans.

  Première DRSM à s’installer dans les locaux d’une CPAM, le projet a été initié fin 2018 en collaboration avec la Carsat Centre-Val de Loire, ancien hébergeur, et la CPAM du Loiret.

  Pour en assurer la réussite, ce vaste projet a embarqué nombre d’acteurs, des services supports dans leur ensemble, aux salariés futurs occupants.
  L’équipe projet était pilotée par le service gestion des biens, et composée, entre autres, du service informatique et des ressources humaines. Elle s’est associée, au volontariat des collaborateurs pour former un groupe de travail, afin que la création des nouveaux espaces soit le fruit d’une co-construction. Les acteurs se sont projetés dans des bureaux communs, des « bulles » de confidentialité, des espaces de travail partagé, tout en prenant en compte nos organisations : régionalisation de certaines activités, télétravail, déploiement des visioconférences… Les membres du groupe de travail ont été sensibilisés à l’ergonomie, en privilégiant la lumière naturelle par des cloisons vitrées, en positionnant de façon adaptée les matériels d’impression, …
  
  Les travaux ont également été menés afin de respecter de la confidentialité des échanges dans les espaces de travail.

  

  En parallèle, les impacts informatiques ont été maîtrisés, que ce soit par un travail sur les enjeux d’équipements réseaux, en lien avec les services nationaux, par le transfert progressif des serveurs sur site, ou en organisant la reprise des anciens matériels - tel que l’onduleur - par une société spécialisée en traitement de ce type de matériels.

  Autre enjeu, le changement du numéro SIRET qui a mobilisé le service gestion administrative du personnel pour garantir sa répercussion que ce soit vis-à-vis des institutions et fournisseurs ou de nos propres agents. Ce changement a également eu un impact non négligeable sur le service Gestion du Budget et des Biens et le service Informatique.

  Le réseau collaboratif d’entreprise Liam a été un outil essentiel afin de communiquer tout au long des travaux. Enfin, le télétravail a permis de mener les opérations de déménagement dans les meilleures conditions pour l’ensemble des collaborateurs, sans interruption d’activité.

  Un réel travail coopératif a été réalisé avec la CPAM du Loiret tout au long du projet : aide au financement, suivi des travaux ou encore conseil en aménagement.

  Le rapprochement avec l’échelon local du service médical, déjà implanté sur place, a également permis d’optimiser nos ressources en mutualisant :

  • Le stockage des fournitures pour limiter le nombre de commandes et de factures
  • Le local des archives
  • L'utilisation des véhicules, nous permettant d’optimiser notre flotte automobile'

  Témoignage

  

  Anne Cerrajero, membre du groupe de travail

  “"L’idée de faire participer les futurs « locataires » a été très appréciée. Ce groupe de travail était constitué de collaborateurs volontaires faisant partie de services différents (supports, pôles métiers, missions d’appui, Direction, …) et cela nous a permis de nous retrouver et d’échanger sur un sujet qui change des thématiques classiques que nous sommes amenés à aborder.
  
  Le recueil de nos avis sur les différents choix (coloris peinture, type de sol, vitrophanie, …) nous a permis de construire collectivement nos futurs espaces de travail, de se sentir intégrés et cela a facilité l’adhésion.
  
  La 1ère réunion de lancement du groupe a été faite en présentiel et a été l’occasion de réfléchir sur la répartition des espaces de travail. Pour cette étape du projet, nous avons travaillé en table ronde. Les plans vierges avec les murs périphériques nous ont été donnés en nous précisant certains impondérables (prévoir des salles de réunion, être attentifs à la lumière, suivre les préconisations établies par la Cnam, rapprochement de certains services à un même étage, prévoir un local CSE et organisations syndicales, …). Ensuite, pour les choix, les photos des différentes propositions étaient mises sur un serveur avec un tableau sur lequel nous devions indiquer nos préférences. Des échantillons réels étaient également à disposition car parfois, les photos ne reflètent pas la réalité avec précision.
  
  Les choix étaient faits par mail ce qui nous permettait d’y réfléchir à un moment qui nous convenait le mieux. Au-delà des photos hebdomadaires mises sur Liam tout au long de la période de travaux, la visite des locaux, en amont de notre déménagement, a été très appréciée car cela nous a permis de nous projeter dans nos futurs locaux.

• Communication

  Notre assemblée générale

  

  Cette année notre assemblée générale (AG) mettait l'accent sur le thème du collectif et la fierté de protéger. Première AG depuis la crise sanitaire, c’était l’occasion pour tous les collaborateurs de se retrouver en présentiel.

  Cette journée a été ponctuée de temps forts, avec en première partie le village des « métiers », l’opportunité pour tous de découvrir ou redécouvrir à travers des stands animés par les collaborateurs, les métiers et missions de chacun sous un format ludique. Une saynète jouée par une troupe de théâtre a permis d’illustrer l’importance et la place de chacun au sein du Service Médical.

  Dernière animation et non des moindres, un escape game a été organisé, pour mettre en pratique le travail collectif et la cohésion d’équipe, en mélangeant tous les horizons et les métiers.

  Cet évènement a été un succès, il a permis de mettre en avant l’intelligence collective sous un format nouveau.

  

  Séminaire managérial

  Un séminaire managérial a eu lieu au mois de septembre et a permis aux managers de se retrouver, de créer ou recréer du lien entre les équipes. Une intervention par un conférencier hors du champ traditionnel, ancien leader de la patrouille de France a permis d'aborder différents sujets : comment faire en tant que manager pour que chacun trouve sa place, les valeurs de service public…
  
  A l’issu de ce webinaire quatre idées force ont été retenues :

  • Systématiser les temps d’accueil pour tout nouveau collaborateur dans son collectif de travail,
  • Créer un groupe managers sur Liam pour les échanges d’expériences,
  • Organiser des groupes de travail pour proposer des évolutions de fonctionnement suite aux constats partagés,
  • Renouveler l’animation de la communauté managériale en repensant le contenu et la fréquence des séminaires et l’organisation des échanges.

• Ressources Humaines / RSO

  Mouvements de personnel en 2022 :

  • ont été embauchés en CDI : 7 praticiens conseils, 6 infirmiers du Service médical et 18 personnels administratifs,
  • ont quitté la DRSM : 9 praticiens conseils, 1 infirmier du Service médical et 12 personnels administratifs.

  Il est à noter que dans le cadre du contact tracing notamment, 23 CDD ont été recrutés durant cette période.

  Responsabilité Sociétale des Organismes :
  
  En région Centre-Val de Loire, notre engagement en termes de responsabilité sociale pour développer les mobilités douces nous tient à cœur. Avec le forfait mobilité durable, ce sont 39 salariés qui ont fait valoir une demande de prise en charge.
  
  Les principaux modes de transports durables recensés sont à 49% le vélo, à 21% le covoiturage et à 15% une combinaison de ces 2 derniers.
  Ces trois modes concernent 85% des modes de transports déclarés.
  
  Au total 12 500€ ont été versés aux collaborateurs en 2022 :

  • 7 500€ au titre de la prise en charge d’un achat d’un moyen de transport durable référencé dans l’accord en vigueur
  • 5 000 € au titre de la prise en charge du forfait dans le cadre de l’utilisation d’un moyen de transport durable pour 25 agents.

  

• Informatique

  Nouveau marché de l’impression CANON
  
  Un travail a été réalisé par l'équipe informatique sur la partie audit de notre parc de photocopieurs avec le groupe CANON et les échelons locaux.
  
  Chaque échelon a bénéficié d’une présentation selon sa configuration et ses besoins. L’objectif de réductions d’imprimantes a été réalisé de façon collective dans une approche responsable et écologique.
  
  

  Participation à l’activité informatique nationale

  La DRSM Centre-Val de Loire participe à l’activité informatique nationale, cette collaboration porte sur la mise en place des nouvelles cartes de travail.

  Par ailleurs, plus d’une dizaine de groupes de travail ont été constitués, et la DRSM Centre-Val de Loire s’est inscrite à deux d'entre eux :

  • Management hybride : s’adapter aux nouvelles organisations liées au télétravail
  • Mutualisation de certains achats hors plan d’équipement informatique : uniformatisation du matériel dans tous les organismes, gain de temps et économies.

• PSSI et PCA

  Sécurité des Systèmes d’Information et Plan de Continuité d’Activités

  

  La Politique de Sécurité du Système d'Information (PSSI) s'appuie depuis début 2019 sur la PSSI des ministères en charge des Affaires sociales (PSSI-MCAS). Elle est basée sur un ensemble de règles opposables permettant de couvrir les risques pouvant affecter les informations.

  La DRSM a obtenu la note de 19.41/20 lors de l’audit PSSI 2022. Cet audit a été réalisé sur pièce par les auditeurs de la caisse nationale (28 règles dont les règles PCA) et en autoévaluation (59 règles).

  Au titre des nouvelles règles 2022, un inventaire des logiciels utilisés a été réalisé. Un questionnaire d’évaluation des risques sur les systèmes d’information a été mis en place avant toute installation.

  Comme l’année passée, la DRSM a obtenu un résultat encourageant au test de phishing organisé par la SNSSI (Structure Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) qui démontre une maîtrise des principes de sécurité par une grande majorité du personnel. Des actions de communication sur la SSI sont ainsi régulièrement réalisées.

  En 2022, l’ensemble du personnel a par exemple bénéficié de la formation Syfadis sur le Phishing et a pu réaliser le QUIZZ SSI sur le stand tenu par le MSSI lors de l’assemblée générale.

  Témoignage

  

  Julien Manceau, responsable PCA

  “"La DRSM a également fait face à un PCA informatique en mai 2022 suite aux constats d’arrêts de sauvegarde et le signalement de la présence potentielle d’un virus au niveau du serveur régional. Face à ces risques, la DRSM a décidé de déclencher un PCA compte tenu de la nécessité de fermer le serveur en urgence (le rendant inaccessible pour l’ensemble des personnels) et disposer d’une analyse experte sur la problématique rencontrée. Grâce à l’intervention de la SNPCA (Structure National du Plan de Continuité des Activités) et des experts informatiques nationaux, l’alerte a pu être levée et le risque de présence d’un virus a été écarté. Le PCA a été arrêté 3 jours plus tard après la reprise des sauvegardes quotidiennes et l’absence de nouvelle alerte de l’antivirus."

• MRAPP : mission régionale d'appui au pilotage et à la performance

  Inscrite dans une trajectoire d’amélioration continue des activités au sein de chacun des processus de notre DRSM, la Revue de Direction annuelle, qui a eu lieu le 18 mai 2022, est un rendez-vous incontournable.
  Organisée par la MRAPP, sur une journée, en principe à la fin du premier semestre, elle rassemble l’ensemble des pilotes des processus métiers et supports :

  • Ressources Humaines/Formation
  • Achats/Logistique
  • Informatique
  • Sécurité des Système d’Information (SSI)/Plan Continuité d’Activités (PCA)
  • Coordination et évaluation des Prestations, Régulation et Accompagnement (CEPRA)
  • Évolution des Pratiques/Accompagnement des professionnels de santé
  • Évolution des Comportements/Lutte Contre la Fraude
  • Gestion de la relation client (GRC)

  À cette occasion, les différents pilotes ont présenté le bilan de l’année écoulée en matière de performance de leur processus (efficacité et efficience) avec comme support une analyse stratégique selon la méthode SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces).

  
  

  C’est aussi à cette occasion que sont présentés et validés collectivement les Plans d’Action de chaque service pour l’année en cours dont l’objectif est l’amélioration continue de la maîtrise et de la performance de nos processus.

• Mission d'appui des systèmes d'information

  L’Outil Charges et Ressources (OCR)
  
  La MASI a participé à la mise en œuvre de l'Outil Charges et Ressources (OCR) avec le service de la mission régionale d'appui au pilotage et à la performance. Cet outil permet de comparer les ressources nécessaires aux ressources disponibles en anticipation par unité et par pôle pour prioriser les actions à mener et permettre l’entraide entre les échelons locaux. Il répond à une attente exprimée lors de l’exploitation des résultats du Baromètre Social Institutionnel.
  
  C’est un outil important notamment avec son aspect participatif puisque différents services du service médical l’alimentent :

  • Les responsables de processus à la direction régionale mettent à jour leur programme de travail pour les mois à venir avec leur estimation du temps demandé
  • Les cadres d’échelons locaux actualisent la répartition mensuelle par unité de chaque agent
  • Les ressources humaines fournissent les données de présence à M+1, M+2 et M+3
  • La MASI pour le suivi technique
  • La MRAPP pour l’analyse des résultats en lien avec la Direction

  C’est un outil en perpétuelle amélioration, selon les activités, comme par exemple, l’arrivée d’un nouvel applicatif, qui peut engendrer des besoins supplémentaires en formation et en aide inter-échelons sur un temps donné.

  Rapprochement de la Direction de la Coordination de la Gestion Des Risques et du service médical

  En 2022, la DRSM est installée dans les locaux de la CPAM, ce qui se traduit par un rapprochement géographique DCGDR/DRSM qui facilite les échanges au quotidien. Cela nous a permis de réaliser plusieurs évolutions de notre mode de travail, avec :

  • Une réunion hebdomadaire de suivi d’activité,
  • La création de serveurs en commun pour le partage de dossiers,
  • Un travail en partenariat avec les statisticiens de la DCGDR.

• La gestion relation client

  EMS : échanges médicaux sécurisés, être au plus près des médecins libéraux
  
  Afin de créer plus de proximité avec les médecins libéraux et développer une relation de confiance, le Service Médical a souhaité renforcer les interactions avec eux. Disponibilité, rapidité et simplicité d’utilisation sont les qualités de l’outil EMS qui permet de partager des informations entre le Service Médical et les Médecins libéraux de façon sécurisée.
  
  En 2022, la DRSM Centre Val de Loire a choisi de concevoir une vidéo de promotion de cet outil qui a été largement diffusée via les conseils départementaux de l’Ordre des médecins pour présenter ses avantages et relancer son utilisation.